Delingskultur som gir gevinster

Sitatet over er målbildet for informasjonsforvaltning på tvers av offentlig sektor, slik det ble formulert i foranalysen om informasjonsforvaltning og -utveksling.

Digitaliseringsrundskrivet sier at en bør bruke felles offentlige registre (Det sentrale folkeregisteret, Enhetsregisteret og Matrikkelen). Dette er autoritative registre som inneholder “fasiten” for data på sitt område.

Men det finnes mye informasjon av felles nytte også utenfor fellesregistrene, og hvordan skal en få til en delingskultur rundt disse? Og hvilke gevinster vil en slik delingskultur skape, både internt i en virksomhet og for samfunnet som helhet?

Oversikt over egen informasjon

Gevinsten ved å ha den “orden i eget hus” som delingskulturen forutsetter, vil være at virksomheten selv har oversikt over egen informasjon, forstår hva den betyr og bruker den til å understøtte egne arbeidsprosesser og oppgaveløsning.

I dag er det ikke uvanlig at deler av en virksomhet ikke kjenner til informasjon som forvaltes av en annen del, noe som bidrar til redusert effektivitet i arbeidsprosessene.

Større endringsevne

Generelt vil det også være nyttig at en har oversikt over all relevant informasjon i en virksomhet, og ikke bare uttrekk/deler som er tilpasset et nåtidig behov. Ingen vet hvilken informasjon som trengs for å møte morgendagens krav, men dersom all relevant informasjon er kjent, vil det gjøre endringer enklere, dvs. bedre virksomhetens endringsevne.

Mer koordinert informasjonssikkerhet

Informasjonssikkerhet er en viktig del av informasjonsforvaltning, og offentlig sektor har allerede en plikt til å gjøre kartlegginger og vurderinger knyttet til informasjon som forvaltes.

Arbeid med informasjonssikkerhet pågår sannsynligvis flere steder i en virksomhet, men ikke nødvendigvis koordinert med øvrig arbeid. Dette kan føre til dobbeltarbeid. En bevisstgjøring rundt informasjonssikkerhet som en del informasjonsforvaltningen, vil derfor bidra til bedre ressursutnyttelse.

Mindre duplisering

I dag samler flere deler av offentlig sektor inn samme type informasjon, noe som er en dårlig utnyttelse både av offentlig sektors egne, og samfunnets, ressurser.

Dersom en har tilstrekkelig “orden i eget hus”, vil oversikter over egen informasjon kunne tilgjengeliggjøres. Dermed vil andre virksomheter se hvilken informasjon som allerede fins, og vil – dersom de har hjemmel for gjenbruk – kunne be om å få relevant informasjon.

Dette vil kunne redusere kostnader både hos seg selv og hos de som ellers må sende inn samme informasjon flere ganger.

Bedre og mer sammenhengende digitale tjenester

Digitale tjenester i én offentlig virksomhet forutsetter ofte informasjon som forvaltes av andre virksomheter. Lånekassen trenger f.eks. informasjon fra bl.a. Skatteetaten, NAV og UDI i sin saksbehandling.

“Orden i eget hus” er viktig for å lage gode og sammenhengende tjenester; for å vite hvilken informasjon som finnes hos andre, men også for å vite hva informasjonen betyr, f.eks. hvordan ulike begreper er definert. “Samboer” er eksempelvis ikke nødvendigvis det samme i Skatteetaten og NAV.

“Orden i eget hus” forenkler arbeidet med å identifisere hva som kan utveksles, og gir basis for eventuell koordinering av begrepsbruk. Den som bruker tjenestene, slipper på sin side å slite med ulik begrepsbruk, og henting av informasjon som det offentlige allerede har.

Et stort nasjonalt fellesløft

Arbeidet med å skape “orden i eget hus”, vil være et stort nasjonalt fellesløft, der eget arbeid vil gi gevinst for andre, og vise versa.