Fase 3: Levere sammen

Utvikle og sette i drift løsningen dere sammen har kommet frem til.

Beskrivelse av hva som inngår i fase 3 Levere sammen i Sammenhengende tjenester

Å levere sammen handler om at samarbeidet som partene er blitt enige om, skal gjennomføres. Tjenesten skal utvikles, innføres, komme i drift og forvaltes.

Basert på det valgte konseptet skal dere i denne fasen utvikle løsningen og etablere et godt og fremtidsrettet regime for styring og forvaltning av tjenesten.

Dette er også en fase der dere kan begynne å hente ut gevinster. Gevinstplanlegging og gevinsthåndtering. DFØ har utviklet en veileder i gevinstrealisering, samt utviklet nye nettsider om gevinstarbeid i offentlig sektor. Gevinstplanlegging og gevinstrealisering i sammenhengende tjenester byr på ekstra utfordringer fordi gevinstene kommer ikke nødvendigvis hos den aktøren i samarbeidet som har de største kostnadene. Dette er en egen tematikk det på i ulike instanser. Regjeringer har satt i gang flere initiativer på gevinstarbeid som skal leveres på i 2021.

Fasen avsluttes når tjenesten har kommet i drift, men alle tjenester har behov for kontinuerlig forbedring og videreutvikling. Dere må avklare og avtale hvordan forvaltningsansvaret fordeles mellom partene i samarbeidet. Dere må også huske på at fornying og forbedring er en del av forvaltningsansvaret. Det er viktig å snakke om hvordan dette skal håndteres i fremtiden.

Aktivitetsliste for fasen Levere sammen

  • Utarbeide en gjennomføringsplan som spesifiserer og detaljerer det kommende arbeidet med å utvikle tjenesten.
  • Inngå en samarbeidsavtale/erklæring om finansiering, rolle- og ansvarsfordeling, samt styringsstruktur for utvikling av tjenesten.
  • Utarbeide en kommunikasjonsplan og plan for lansering av tjenesten.
  • Utarbeide en gevinstrealiseringsplan med gevinstansvarlig for respektive virksomheter.
  • Utarbeide en plan for overlevering av tjenesten til forvaltningsorganisasjonen med tydelig ansvar for hvem og hvordan tjenesten skal forvaltes, driftes og videreutvikles.
  • Inngå forvaltnings- og driftsavtaler.

Temaene brukerperspektiv, samarbeid, forankring og styring finner du omtalt i alle de tre fasene for sammenhengende tjenester. Disse fire temaene utpekte seg som spesielt sentrale i innsiktsarbeidet som ligger til grunn for den trefasede modellen.

Brukerperspektiv ‒ ikke tap brukeren av syne

Dere må sikre at innsikten dere får kommer samarbeidet til gode gjennom alle fasene. Brukerinvolvering er viktig hele veien gjennom. Det er alltid rom og behov for forbedring av tjenestene. I en hektisk utviklings- og gjennomføringsfase, er det viktig å ikke tape brukerne av syne.

Brukerinvolvering trenger ikke være vanskelig. Det er enkle og raske måter å involvere brukere på, for eksempel med bruk av videomøter, enkle spørreundersøkelser og brukertesting.

Bli enige om hvordan dere skal forvalte løsningene fremover. Sikre dere at tilbakemeldinger som kommer, ivaretas og kommuniseres på tvers av samarbeidet.

Dere må bestemme dere for hvordan brukerperspektivet skal ivaretas etter hvert som løsningen går over i drift. Spørsmål som skal avklares er:

  • Hvilke aktører er ansvarlig for dialogen med brukerne?
  • Hvordan skal dere legge til rette for at tilbakemeldinger når frem til den rette aktøren i tjenestekjeden?
  • Hvem har ansvaret for at tilbakemeldingene brukerne kommer med, kommer inn i tjenesten?

Samarbeid ‒ tenk stort, start smått

Avhengig av hvor omfattende brukerreisen er, må dere stykke opp og fordele arbeidet som skal gjøres over tid.

Vurder også hvordan dere stegvis kan implementere leveransene slik at dere kan realisere gevinster tidlig, og heller bygge ut løsningen etter hvert.

Større brukerreiser blir fort krevende og kan oppleves som vanskelig å håndtere, men dere kan levere nytte for brukerne relativt raskt ved at ved å gjøre en vurdering av Minste Brukbare Produkt (Minimal Viable Product/MVP). Les mer om suksesskriterier for gjennomføring av offentlige IKT-prosjekter i Magne Jørgensens oppsummering.

Dere må også planlegge hvordan arbeidet skal fordeles og organiseres mellom virksomhetene. Hvilket arbeid er dere avhengige av å gjennomføre i samarbeid og hva kan løses internt hos en enkelt virksomhet?

Kan dere lage et tidsforløp som bidrar til en god fordeling av gevinster?

Pass på at dere involverer bredt slik at nødvendige interessenter blir hørt eller får delta i utviklingsarbeidet.

Forankring ‒ mindre smertefull gjennomføring

De fleste virksomheter har egne prosesser for interne prioriteringer. En utfordring ved utvikling av tjenester i samarbeid, er å beholde ressursene man har planlagt for – menneskelige, så vel som finansielle og tekniske – og sikre timing mellom de ulike samarbeidende virksomhetene.

Samarbeidsgruppen må ha god oversikt over virksomhetenes årshjul og prioriteringsrunder. Prosessene i samarbeidet må tilpasses disse prosessene så godt som mulig. Det er også nasjonale forankringsprosesser dere skal ta hensyn til og ivareta i gjennomføring og forvaltningen videre.

Dersom samarbeidsstrukturen fungerer godt bør den beholdes. Dette gir dere et bedre grunnlag for å ta felles grep dersom forankringen er mangelfull i noen av samarbeidsvirksomhetene. Skal dere samarbeide om forankringstiltak? Det er ikke alltid lett å bli profet i egen organisasjon, og en samarbeidsgruppe kan fungere som en energipille slik at eventuell motstand blir lettere å håndtere for den enkelte. Jo bedre forankring dere klarer å ha, desto raskere og mindre smertefull gjennomføring. Synliggjør derfor godt hvordan de enkelte tiltak passer inn i den helhetlige brukerreisen, og hvilken nytte og forenkling dere kan oppnå for brukerne når dere tar felles grep.

Det kan være lurt å bruke litt tid på kommunikasjon rundt tjenesteutviklingen. Flere av livshendelsene som omtales i Digitaliseringsstrategien har laget egne nettsider som forteller om arbeidet, om målene og hvor langt de har kommet i arbeidet. Eksemplene kan dere finne på handlingsplanen nettsider på Digdir.no.

Styring ‒ etabler styringsstrukturer

Generelt er det en god regel å dele opp gjennomføringen i delfaser for å oppnå håndterbare og hyppige del-leveranser og bedre styring. Type prosjekt vil legge føringer for hvordan levere sammen fasen (ofte også omtalt som gjennomføringsfasen) ser ut.

Delfasene kan brukes for alt fra forhåndsbestemte leveranser og tradisjonelle milepæler til små brukerorienterte sykluser, for eksempel basert på innovasjonsmetodikk og «behov-løsning-test», eller korte og hyppige «sprinter» basert på smidig metodikk. I Prosjektveiviseren kan du få anbefalinger og veiledning for gjennomføringsfasen.

Dere må etablere en tydelig styringsstruktur som legger til rette for kontinuerlig samarbeid og brukerorientering gjennom hele tjenestens livsløp. Husk at tjenesten skal driftes og forvaltes etter prosjektet/aktivitetens slutt.

Størrelsen på tjenesten som skal utvikles, og den interne avhengigheten mellom de ulike komponentene i tjenesten, vil avgjøre hvor omfattende styringsstruktur det vil være behov for. For små tjenester der det er lite avhengighet mellom komponentene kan dere nøye dere med møter/fora for å utveksle erfaringer og brukerinnspill. Større tjenester vil kreve mer formelle styringsstrukturer, og fast samarbeid på operativt nivå.

I noen samarbeid vil det være behov for en styringsstruktur med flere nivåer, der toppledere også deltar.

Ressurser som er nyttige i fasen Levere sammen

Ressurser om offentlige anskaffelser

Velg riktig anskaffelsesprosedyre Valg av anskaffelsesprosedyre er bestemmende for hvordan anskaffelsen skal gjennomføres. Her får du noen tips om hvordan du velger riktig prosedyre.

Kan behovet deres løses bedre gjennom en innovativ anskaffelse? Leverandørutviklingsprogrammet hjelper statlige virksomheter, kommuner og kommunale selskaper som vil bruke innovative offentlige anskaffelser for å skape innovasjon, og er et supplement til DFØ og det øvrige offentlige virkemiddelapparatet.

Om innovative anskaffelser Informasjon om hva er en innovativ anskaffelse er, samt pekere til andre ressurser på fagområdet Innovasjon og anskaffelser.

Statens standardavtaler (SSA). Kontraktsmaler for kjøp av IT og konsulenttjenester.

Fagsider om offentlige anskaffelser. Her finner du mye av det du trenger å vite om offentlige anskaffelser.

Ressurser om gevinstarbeid

Gevinstrealisering av innovasjon i offentlig sektor (2021) Menon gjennomfører på oppdrag for Norges Forskningsråd en følgeevaluering av programmet for forskning og innovasjon i kommunesektoren, FORKOMMUNE. Følgeevalueringsperioden er fra 2018 til 2020. Denne delrapporten inngår som den siste av tre delrapporter om programmet.

Prosjektveiviseren - om gevinster. Gevinstene av et prosjekt er de positive virkningene som oppstår som følge av prosjektet. Med gevinstrealisering mener vi hele det gevinstorienterte arbeidet, gjennom alle Prosjektveiviserens faser, som er nødvendig for at de forventede gevinstene skal bli realisert.

Har du spørsmål om sammenhengende tjenester, ta kontakt

Frode Dahl

Seniorrådgiver
Digitaliseringsdirektoratet
Telefon
+47 454 00 404