Steg 3: Kartlegge

I dette steget skal dere lage en oversikt over datasettene innenfor det overordnede temaet dere velger å prioritere.

I forrige steg avklarte dere hvilke data som er viktigst å få oversikt over først. I dette steget skal dere ned på datasettnivå og kartlegge datasett som tilhører det området dere valgte å prioritere. Vi anbefaler også at dere kartlegger sentrale begreper fra disse datasettene.

Når dere er ferdig med dette steget, er følgende på plass:

  • Datasettene innenfor det overordnede temaet er kartlagt og dokumentert i en oversikt.

Hvordan komme i gang med kartleggingen?

Hos de fleste virksomhetene innebærer kartleggingsarbeidet å etablere dialog med ulike deler av virksomheten. Utnevn gjerne en koordinator for dette arbeidet.

Det er flere måter å gå fram på for å kartlegge datasettene. Dere må selv vurdere hva som er hensiktsmessig. Ofte må en kombinasjon av fremgangsmåter til. Her følger noen forslag til hvordan dere kan komme i gang:

  • Medarbeidere: Oppsøk medarbeidere i virksomheten som har kunnskap om de relevante dataene. Dette kan for eksempel være ledere, medarbeidere i støttefag (IT, arkiv, arkitektur, juss) eller fagpersoner (saksbehandlere) med spisskompetanse innenfor virksomhetens kjerneoppgaver.
  • Arbeidsprosesser: Ta for dere ulike arbeidsprosesser (for eksempel knyttet til forskjellige typer saksbehandling), og identifiser datasett for én og én prosess.
  • Hjemmelsgrunnlag: Se til lovbestemmelsene som styrer virksomheten og bruk dette som utgangspunkt til å identifisere hvilke datasett virksomheten sitter på.
  • Tematisk område: Undersøk hvilke datasett som finnes ut fra overordnet tematisk eller faglig område innad i virksomheten.
  • Tjenester: Se på hvilke datasett som er knyttet til tjenester virksomheten leverer.
  • IT-utvikling: Ved utvikling av nye løsninger kartlegges gjerne informasjonsarkitekturen as-is og to-be i ny løsning. Bruk arkitekturen til å identifisere datasett.

Tips! For å komme godt i gang kan være lurt å kartlegge kun noen få datasett til å begynne med og gå videre med disse. Dere kan alltids gå tilbake siden og kartlegge flere.

Anbefaling: Kartlegg begreper

For at andre skal kunne forstå og bruke dataene deres korrekt må de kunne vite hva dataene betyr, altså hvilke begreper som dataelementene i datasettet representerer. Det er derfor en fordel å benytte dette steget til å kartlegge begrepene som det er nødvendig for andre å kjenne betydningen av.

Lag en oversikt

Dokumenter datasettene (og begrepene) fortløpende i en oversikt. Har dere en virksomhetsintern data- og begrepskatalog, benytt denne til å dokumentere oversikten. Dere kan også bruke Felles Datakatalog. Der kan dere registrere datasettbeskrivelser og begreper og velge å publisere dem senere.

Har dere kartlagt begreper i tillegg til datasett er det lurt å dokumentere datasett og begreper i hver sin oversikt. Det vil gjøre det lettere når dere skal tilgjengeliggjøre dem, i og med at de baserer seg på ulike standarder. Vi anbefaler at dere også dokumenterer sammenhengen mellom et begrep og et datasett slik at det det er tydelig hvilke begreper som inngår i hvilke datasett.

Tips! Det kan være dere støter på spesielt store datasett som gjør at dere må ta en beslutning rundt avgrensning av datasettet. Husk at her er det ingen fasitsvar – det er opp til dere hvordan dere avgrenser datasettene.

Ytterligere anbefalinger

  • Informasjonssikkerhet: Se gjerne dette steget i sammenheng med virksomhetens arbeid med informasjonssikkerhet. Digdirs veileder «Internkontroll i praksis – informasjonssikkerhet» inneholder blant annet veiledning i hvordan dere kan gjennomføre en foranalyse før risikovurdering og -håndtering. Disse aktivitetene kan dere samkjøre med gjøremålene som vi skisserer i dette steget.
  • Behandlingsprotokoll: Det er også hensiktsmessig å se dette steget i sammenheng med protokoll for behandling av personopplysninger. Dersom en slik behandlingsprotokoll allerede er tilgjengelig, kan informasjonen der benyttes ved kartleggingen av datasett.
  • Identifisering av dokumentasjon: Ønsker dere å styrke arbeidet med dokumentasjonsforvaltning kan dere benytte dette steget til å kartlegge og identifisere hva som er dokumentasjon. Se Arkivverkets Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon.
  • Arkivplan: Se det også gjerne i sammenheng med arkivplanen, som blant annet skal inneholde en oversikt over alle data i en virksomhet som er definert som arkiv. Les mer om arkivplan på Arkivverkets nettside.

Nyttige ressurser og verktøy

Gå til neste steg