Hvorfor er orden i eget hus viktig?

Å holde orden i eget hus danner grunnlaget for å kunne redusere risiko og utnytte data til å oppnå økt effektivitet og produktivitet.

Når dere skal i gang med orden i eget hus-arbeidet, er det viktig å formulere en god målbeskrivelse som tar for seg de konkrete problemstillingene som angår virksomheten. God forståelse av hvorfor dere ønsker å igangsette arbeidet, og hvilke gevinster dere forventer, er en forutsetning for å lykkes.

Under er eksempler på hvordan det å holde orden i eget hus kan gi gevinster for egen virksomhet og for omgivelsene. Disse kan brukes når dere skal utarbeide prosjektplaner og sikre forankring i egen virksomhet.

Gevinster for egen virksomhet

Ulike deler av en virksomhet har ikke alltid oversikt over hvilken informasjon som er tilgjengelig i resten av virksomheten. Dette gjør data utilgjengelig for gjenbruk, og kan føre til at unødvendig mye ressurser går med til innhenting, kvalitetssikring og inntasting av data. Lagring av samme data flere steder i virksomheten betyr også unødvendig ressursbruk på dobbelforvaltning av den samme informasjonen. En samlet vurdering av virksomhetens databehov kan gjøre det enklere å finne kapasitet og metoder for å utnytte og ta imot data fra eksterne datakilder. 

God kontroll over data gjør at virksomheten kan 

  • bruke mindre ressurser på innhenting av data 
  • bruke mindre ressurser på å søke etter relevante data 
  • bruke mindre ressurser på vurdering av datakvalitet
  • unngå unødvendig ressursbruk til dobbelforvaltning av samme data 
  • bruke mindre ressurser på å finne, vurdere og motta data fra eksterne kilder 

Gode styringsdata er avgjørende for å utvikle virksomheten. Det er likevel ikke nok å bare ha data; de må forvaltes på en måte som gjør at det blir mulig å hente ut verdi og oppnå mål. I hvilken grad dere kan stole på dataene og bruke dem til å ta avgjørelser, avhenger av hvorvidt dere har oversikt over hvilke data dere håndterer, samt gode beskrivelser og kvalitetsvurderinger av disse. På sikt kan god tilgang til riktige data også redusere behovet for rapportering, og bidra til bedre muligheter for sammenstilling og analyse av data, for eksempel ved bruk av "dashboards". 

God kontroll med virksomhetens data kan bidra til 

  • bedre beslutningsevne
  • større tillit til data og beslutninger 
  • raskere beslutningsprosesser 
  • mindre rapportering og bedre muligheter for bruk av "dashboards"

Manglende endringsevne eller dårlig evne til å handle på muligheter kan utgjøre en risiko for virksomheter. Digitalisering gjør virksomheter mer avhengige av omgivelsene, noe som øker sannsynligheten for at eksterne endringer vil påvirke deres virksomhet. Dette kan for eksempel være endringer i regelverk eller at en samhandlingsaktør gjør endringer på sin side. På samme måte kan manglende tilgang til, tillit til eller uklarheter rundt personsensitive data føre til at utviklingsprosjekter stopper opp eller forsinkes.

God kontroll over hvilke data virksomheten håndterer kan bidra til at virksomheten kan

  • respondere effektivt på eksterne endringer
  • agere effektivt på nye muligheter
  • gjennomføre utviklingstiltak på en smidig måte

En virksomhet må som regel forholde seg til en blanding av interne og eksterne retningslinjer, policyer og regelverk. Men uten samkjøring av ulike fagretninger er faren for dobbeltarbeid stor. Fagretningene har sine egne innganger, lovverk og rammeverk, og kan føre til at den samme informasjonsmengden blir vurdert flere ganger. I verste fall kan også de ulike vurderingene føre til forskjellig resultat innad i virksomheten, som gjør det uklart for ansatte hvilke regler som gjelder og kan føre til data på avveie. 

Naturlige fagretninger å samkjøre kan være informasjonssikkerhet, dokumentasjon og arkiv, personvern og HR. 

Samarbeid på tvers av fagretninger kan føre til  

  • mindre dobbeltarbeid 
  • ansatte slipper å forholde seg til overlappende og motstridende retningslinjer 
  • bedre sikkerhet fordi all data er underlagt et enhetlig rammeverk 
  • bedre etterlevelse av lovverk 

Tilgang til data med riktig kvalitet som man kan stole på, er en forutsetning for å kunne levere gode tjenester. Orden i eget hus legger til rette for raskere og tryggere tilgang til data både innenfor eget ansvarsområde og data fra andre deler av virksomheten. Orden i eget hus kan også gjøre det enklere for virksomheten å koordinere virksomhetsområder på tvers av organisasjonen slik at disse bedre understøtter hverandre.

Orden i eget hus kan bidra til:

  • at virksomheten kan levere gode tjenester effektivt
  • at virksomhetens mål understøtter hverandre
  • at virksomheten identifiserer nye mål
  • at virksomheten enklere kan identifisere forbedringsområder

Hvilken informasjon din virksomhet behandler, og hvordan denne behandlingen foregår, er avgjørende for risikobildet. God oversikt over hvilke data virksomheten håndterer gjør det enklere å gjøre en vurdering av risiko. Det kan være informasjon som har særskilte krav til konfidensialitet, integritet eller tilgjengelighet. Personopplysninger kan bare brukes til definerte formål, og skal behandles slik at de ikke havner i gale hender. Manglende eller ikke tilgjengelig dokumentasjon utgjør en risiko for renommé og etterrettelighet.

Ved å kombinere arbeidet med orden i eget hus med god informasjonsforvaltning generelt, vil man kunne skape et godt grunnlag for det videre arbeidet på ulike områder – og utnytte ressursene sine bedre.

God kontroll med virksomhetens data bidrar til

  • at det blir enklere å vurdere risiko
  • at virksomheten får et godt utgangspunkt for videre arbeid med informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjon
  • at virksomheten utnytter ressursene sine bedre ved å se fagområder i sammenheng

Gevinster for omgivelsene og samfunnet

Viderebruk av offentlige data handler om å gi næringslivet, forskere og det sivile samfunn tilgang til data fra offentlig sektor på en måte som gjør at de kan brukes i nye sammenhenger. Offentlige data som bearbeides eller kobles sammen med andre data – fra private eller offentlige kilder – kan bidra til kan bidra til at oppstartsselskaper, vekstbedrifter og det etablerte næringslivet utvikler nye forretningsmodeller, produkter og tjenester.

I stortingsmeldingen Data som ressurs anslås det at norsk dataøkonomi i 2030 kan utgjøre en årlig verdiskapning tilsvarende 300 milliarder og to hundre tusen arbeidsplasser, dersom forholdene legges til rette. Regjeringen har derfor opprettet Datafabrikken som skal gjøre det lettere å dele, finne og ta i bruk data til nye formål. At norske virksomheter har prioritert og tilgjengeliggjort sine data vil være et viktig bidrag til å få fart på dataøkonomien.

Deling av data kan bidra til

  • nye tjenester for innbyggere og næringsliv
  • ny næringsvirksomhet
  • at etablerte næringer innoverer med data

Orden i eget hus bidrar til at det blir effektivt og trygt å dele data, både for deres virksomhet og for mottakere av data. Forespørsler om data kan behandles raskt og uten å måtte bruke ressurser på å avklare bruksvilkår, kvalitet og personvern. Når forvaltningen har tilgang til nødvendige data om innbyggere og næringsliv, kan tjenestene bli mer tilpasset brukeren, uavhengig av om det er stat eller kommune som tilbyr tjenesten. For eksempel vil det danne grunnlaget for at brukerne umiddelbart får svar fra det offentlige, og at tjenester brukeren uansett har rett til, innvilges automatisk uten at brukeren må søke først. Et godt eksempel er regjeringens og KS sitt samarbeid om sammenhengende tjenester og livshendelser. At offentlige virksomheter kan finne og få tilgang til data de kan stole på, er en forutsetning for utviklingen av bedre tjenester og en enklere hverdag for brukerne. 

Orden i eget hus kan bidra til

  • at data kan deles effektivt og trygt
  • at utviklere av nye løsninger får rask tilgang trygge data med riktig kvalitet
  • at det utvikles nye brukertilpassede tjenester på tvers av forvaltningsnivå
  • at brukerne opplever bedre tjenester og økt velferd

Riktig datagrunnlag er avgjørende for å trygge likebehandling og rettssikkerhet. Med bedre kvalitet på dataene legges grunnlaget for å treffe korrekte avgjørelser. Riktige data og innsyn i dokumentasjon produsert i beslutningsprosessene er avgjørende for tilliten til forvaltningen og de beslutningene som fattes. God orden i eget hus gjør det lettere å gi innsyn i grunnlaget for beslutninger og å sikre god datakvalitet.