Hvordan skal samarbeidet finansieres?

Hva innebærer finansering av samarbeid

Normalt forventes det at statlige virksomheter finner rom til tjenesteutvikling innenfor eksisterende budsjettrammer. Utvikling av sammenhengende tjenester er ikke et unntak i så måte. Samfinansiering er hovedregelen for samarbeid, men fordelingsnøkkelen mellom dere som samarbeider kan være basert på ulike hensyn. Slike hensyn kan være:

• Fordeling basert på potensialet for gevinstuttak mellom dere som samarbeider
• Fordeling basert på økonomi og størrelse til dere som samarbeider
• Fordeling basert på hvilke virksomheter som bruker tjenesten mest i møtet med sine brukere
• Fordeling basert på skjønn

Innretningen på samfinansieringen bør være enkel og ikke innebære for omfattende kostnader til administrasjon. Det er også viktig at dere som samarbeider kan forutse kostnader knyttet til utvikling og bruk av den sammenhengende tjenesten.

I styringsdialogen med berørte departementer og direktorater bør finansiering og leveranser i samarbeidet tidlig settes på dagsorden. Eierdepartementene bør ta et særlig ansvar og invitere andre medvirkende departementer til dialog om hvordan de sammen kan se på finansieringsmuligheter. Som en del av denne dialogen bør det tydeliggjøres hvilke konsekvenser investeringer i en sammenhengende tjeneste har for andre utviklingsambisjoner.

Også for andre tilknytningsformer, som kommuner og foretak, er forventingen at finansiering skal finnes innen eksisterende rammer.

Praktisere et flerårig perspektiv i styringen

I DFØ-rapport 2023:1 På både kort og lang sikt? En kartlegging av flerårig styring av underliggende etater pekes det på at ettårsperspektivet for etatsstyringen også gir rom for et flerårig perspektiv.

For blant annet å understøtte arbeidet med digitaliseringsprosjekter bør departementene legge til rette for flerårig styring i styringsdialogen. Det kan gjøres ved at det årlig holdes et eget møte mellom departement og virksomhet hvor flerårig styring og strategi er hovedtema, og ved at man anerkjenner fagdialogens bidrag til å anlegge et flerårig perspektiv. Det er viktig at det jobbes bevisst med å få opp de strategiske diskusjonene.

Det er verdt å være oppmerksom på at politisk forankring, i stortingsmeldinger eller nasjonale strategier, også kan gi et bedre grunnlag for flerårig styring.

Kravene i utredningsinstruksen

For å sikre gode beslutningsgrunnlag, må utredning av aktuelle tiltak følge kravene i utredningsinstruksen. For tiltak med vesentlige virkninger skal det gjennomføres en samfunnsøkonomisk analyse. For tiltak med mindre omfattende virkninger, kan det gjennomføres en forenklet analyse eller en minimumsanalyse. Det er viktig å ta stilling til hvem som skal ha ansvaret for utredningen, hvordan arbeidet skal organiseres og hvor mye tid og ressurser som bør settes av.

Videre er det viktig å ha med seg gevinstperspektivet i arbeidet med å sikre finansiering. Både kvantitative og kvalitative gevinster og kostnader må identifiseres og det må synliggjøres hvor det forventes at disse vil oppstå. Det bør være bevissthet om at gevinstene ved tiltaket kan komme et annet sted enn der kostnadene oppstår.

Finansieringsmuligheter

Statlige virksomheter kan ha store forskjeller i budsjettrammer og investeringsmulighet. Fordi sammenhengende tjenester kan være avhengige av at alle involverte bidrar med utvikling, kan det være behov for tilførsel av friske investeringsmidler. I slike tilfeller finnes det mekanismer både innen det ordinære budsjettsystemet og egne finansieringsordninger som skal stimulere til strategisk viktig utvikling. Departementene vil for eksempel kunne fremme et felles satsingsforslag i budsjettprosessen om investeringen. Det departementet som er eier, har et særlig ansvar for å koordinere arbeidet og å fremme satsingsforslaget på vegne av berørte departementer. Statens prosjektmodell stiller krav til metodikk og kvalitet når store statlige investeringsprosjekter skal utredes. Investeringsprosjekter med anslått samlet kostnadsramme over 300 millioner kroner for digitaliseringsprosjekter omfattes av kravene.

Det er adgang til å overføre inntil 5 % av årets driftsbevilgning (post 01) til neste år. Denne overføringen står virksomheten fritt til å øremerke til digitaliseringsprosjekter. Det er verdt å merke seg at det også er adgang til å overskride driftsbevilgninger til investeringsformål mot tilsvarende innsparing i etterfølgende budsjettår (jf. rundskriv R-110 Fullmakter i henhold til bevilgningsreglementet).

Tiltaket må finansieres i hele livsløpet

Det er en tommelfingerregel at årlige kostnader til drift og forvaltning av en digital tjeneste er minst 25 % av samlet investeringskost. I vurderingene som gjøres rundt konseptvalg, bør det også legges vekt på de totale kostnadene løsningen innebærer. Når samarbeidet blir konkretisert i form av avtaler og planer, må det også avtales hvordan drift og forvaltning skal finansieres partene imellom, og hvordan kostnader til nye utviklingsbehov skal dekkes. I denne vurderingen bør det tas hensyn til hvilke eksisterende tjenester som kan bortfalle som følge av den nye, sammenhengende tjenesten.

Refleksjonsspørsmål

• Hvordan skal de kvantitative gevinstene brukes? Skal de for eksempel bidra til å finansiere videre utvikling? Eller skal de hentes ut på andre måter, for eksempel i form av mindre tidsvbruk eller økt måloppnåelse/kvalitet?
• Kan det forventes at gevinstene ved tiltaket vil komme et annet sted enn der man normalt tar kostnadene? Endrer det forventningene til hvem som skal ta kostnaden for utvikling?
• Hvordan forventes tiltaket å bli finansiert når man går over i drift og forvaltning?
• Hvem skal ha ansvar for hvilke deler av løsningen når den er i drift? Største bruker, største nytte eller en annen? Vil den sammenhengende tjenesten for eksempel avløse eksisterende tjenester som allerede har en etablert finansiering?