Arkivering frå sosiale medium

Sosiale medium skal bli behandla som all annan kommunikasjon. Dersom innhaldet tilseier det, skal det arkiverast og/eller journalførast. Kommunikasjon frå offentlege verksemder til innbyggarane, dialog mellom verksemdene og innbyggarane og dialog mellom innbyggarar gjennom sosiale medium, er kommunikasjon som kan vere journalføringspliktig.

Innhald

    Det hender at saker blir behandla i sosiale medium. Når dette er tilfelle, vil innlegga vere arkiv- og journalføringspliktige.

    Fleire tilhøve å ta omsyn til

    Det er viktig å være klar over at informasjon som blir publisert i sosiale medium, må reknast som offentleg. Personinformasjon og anna innhald som kan vere av sensitiv karakter og skal bli unntatt offentlegheita, må derfor ikkje bli delt i sosiale medium.

    Arkivplikt

    Offentlege organ har ei uttrykkeleg plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organet si verksemd, anten det er eit dokument som kjem inn til organet, eller eit dokument som organet sjølv produserer. Det einaste unntaket her, er dokument som kan arkivavgrensast*.

    *) Arkivavgrensing betyr å halde dokument utanfor eller fjerne frå arkivet, som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. § 3–18 i arkivforskrifta .

    Journalføringsplikt

    Det er tre kriterium som må vere oppfylte for at eit dokument skal vere journalføringspliktig:

    1. Det må vere eit saksdokument* for organet.
    2. Det må anten ha komme inn til eller blitt sendt ut frå organet.
    3. Dokumentet må både vere gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

    *) Etter offentleglova er saksdokumenta til forvaltninga dokument som er utferda av eit forvaltningsorgan, og dokument som er komme inn til eller lagt fram for eit slikt organ.

    Tekniske løysingar

    Det er pr. mars 2019 få tekniske løysingar tilgjengeleg for enkel arkivering og journalføring av kommunikasjon i sosiale medium.

    Arkivverket har laga ein pilot på ei løysing som arkiverer alle innlegg frå utvalde politikarar og departement. Det finst også ein del kommersielle løysingar for automatisk arkivering av innlegg i offisielle kontoar i sosiale medium.

    Det finst ingen løysingar for journalføring av kommunikasjon i sosiale medium mellom offentleg forvaltning og innbyggarane. Ingen av sak-/arkivsystema som er godkjente for Noark 5, har i dag støtte for arkivering av innhald frå sosiale medium.

    Den praktiske løysinga som ofte blir brukt for arkivering fra sosiale medium i dag, er å lagre eit skjermbilete av kommunikasjonen og arkivere det som ei bildefil.

    Prinsipp

    Innhaldet avgjer om kommunikasjonen er arkiv- og/eller journalføringspliktig, uavhengig av kva slags kanal det blir kommunisert i. Dersom innhald i sosiale medium tilfredsstiller kriteria for arkiv- og/eller journalføringspliktig innhald, skal det arkiverast/journalførast.

    Dersom representantar eller tilsette kommuniserer på vegner av verksemda eller etter fullmakt frå verksemda, kan innhaldet vere arkiv- og/eller journalføringspliktig, sjølv om kommunikasjonen skjer frå ein personleg konto. Det er innhaldet som avgjer, ikkje kva konto kommunikasjonen skjer frå.

    Dersom kommunikasjonen i sosiale medium har kommentarar eller er ein del av ein diskusjonstråd som er relevant for innhaldet i kommunikasjonen, skal kommentarane og diskusjonstråden arkiverast som ein del av saksdokumentet.

    Ver merksam på at det av personvernomsyn kan vere nødvendig å anonymisere deltakarane i ein diskusjonstråd før denne blir arkivert.

    Innlegg i sosiale medium kan bli endra over tid, for eksempel ved at brukarar kommenterer, likar eller på andre måtar engasjerer seg i innhaldet. Når innhald frå sosiale medium blir arkivert, er det eit augeblinksbilete av innhaldet slik det var då dokumentet vart arkivert. Dersom ein oppdatert versjon av det same innhaldet blir arkivert igjen, skal den nye versjonen bli arkivert som eit nytt dokument.

    Roller

    Verksemda sjølv

    Offentlege verksemder har ofte offisielle kontoar i sosiale medium. Nokre verksemder har eigne kontoar for einingar eller prosjekt i tillegg til hovudkontoane. Innhald som blir delt frå hovudkontoane, og eventuelle andre kontoar, blir rekna som kommunikasjon frå verksemda.

    Representant for verksemda

    Øvste leiar, og andre som opptrer offentleg på vegner av verksemda, blir rekna som representantar for verksemda. Kommunikasjon frå desse vil i mange tilfelle bli rekna som kommunikasjon frå verksemda, sjølv om det blir delt frå ein personleg konto.

    Saksbehandlar/tilsett

    Når den tilsette opptrer som offentleg tilsett, eller etter fullmakt frå verksemda, vil kommunikasjonen vere arkiv- og/eller journalføringspliktig.

    Aktuelle bestemmingar

    Arkivlova regulerer det overordna ansvaret for forvaltning av arkiv i offentlege og private verksemder.

    Arkivlova (lovadata)

    Arkivlovutvalet leverte si utgreiing om revidering av arkivlova 2. april 2019

    Arkivforskrifta gir detaljerte retningslinjer for arkivering i offentlege verksemder.

    Arkivforskrifta (lovdata)

    Kapittel 5 i riksarkivaren si forskrift har tekniske krav til elektronisk arkivmateriale.

    Riksarkivaren si forskrift (lovdata)

    Offentleglova regulerer retten til innsyn i dokument frå offentlege verksemder. Journalføringspliktig kommunikasjon i sosiale medium er også omfatta av offentleglova. Det betyr at innlegga må arkiverast og journalførast i arkivsystemet i verksemda.

    Offentleglova (lovdata)

    Ressursar

    Arkivverket: informasjon om arkiveringsplikta

    I samsvar med § 6 i arkivlova pliktar offentlege organ å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

    Informasjon om arkiveringsplikta

    Arkivverket: informasjon om journalføring

    Offentlege organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukast. Myndigheiter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan sporast og overprøvast.

    Informasjon om journalføring

    Arkivverket: definisjonar av ord og omgrep

    Ei oversikt over ord og omgrep som blir brukt i arkivsamanheng, med ei kort forklaring

    Definisjonar av ord og omgrep

    Arkivverket: pilot for hausting av politikarane sine postar i sosiale medium

    Kva seier politikarane våre på sosiale medium?

    Hausting av politikarane sine postar i sosiale medium

    Erfaringar – praktiske eksempel

    Kva slags erfaringar har andre gjort seg, kva skjedde, og kva kan vi lære?

    Situasjon

    For å få innspel til eit prosjekt, delte ein tilsett i Digdir eit innlegg med avstemming i ei faggruppe på Facebook. Svara på avstemminga vart brukt som underlag i prosjektet. Innlegget vart delt frå den tilsette sin personlege Facebook-konto.

    Kva er dilemmaet?

    Dilemmaet er korleis verksemda skal behandle situasjonar der tilsette sine personlege kontoar i sosiale medium direkte eller indirekte vert brukte i jobbsamanheng. Blir det rekna som saksbehandling? Skal innhald frå personlege kontoar arkiverast og journalførast?

    Forslag til løysing

    Dersom innhaldet i innlegget gjer at det blir rekna som eit saksdokument, bør innlegget bli arkivert og journalført, sjølv om det er frå den tilsette sin personlege konto. Dersom innlegget inneheld personleg informasjon som ikkje er relevant for saka, bør dette bli anonymisert eller sladda.

    Aktuelt prinsipp

    Innlegg frå personlege kontoar kan også vere arkiv- og journalføringspliktige.

    Situasjon

    Statsministeren diskuterer eit politisk vedtak på Twitter.

    Kva er dilemmaet?

    Bør statsministeren sin dialog på Twitter arkiverast, og i tilfelle korleis? 

    Forslag til løysing

    Statsministeren sine politiske diskusjonar bør bli arkiverte, også når diskusjonen er med «vanlege menneske» i sosiale medium. Det er viktig at heile dialogen blir arkivert, ikkje berre statsministaren sine ytringar, slik at ytringane blir sette i relevant samanheng.

    Ved arkivering bør ein vurdere å anonymisere personinformasjon som ikkje er relevant for innhaldet i dialogen.

    Aktuelt prinsipp

    Kommentarar og diskusjonstrådar er ein del av kommunikasjonen.

    Situasjon 

    Eit departement har oppretta ei Facebook-side for eit nytt satsingsområde. På sida blir innbyggarane oppfordra til å komme med innspel og vere i dialog. På sida blir det også delt tekstar, bilete og videoar frå konferansar og arbeidsmøter frå arbeidet på satsingsområdet. 

    Prosjektleiar for satsingsområdet har oppfordra innbyggarane til å komme med konkrete innspel til tiltak. Det kjem inn ei rekke nye forslag, som fører til at satsingsområdet blir utvida. 

    Kva er dilemmaet? 

    Dilemmaet er om innhaldet som blir publisert, kan vere journalførings- og/eller arkiveringspliktig. Blir dette å rekne som satsingsområdet sin eigen publikasjon og derfor arkiveringspliktig?  

    Er det trådar i samtalen som har karakter av saksbehandling, og kan dette bli rekna som sendt ut eller komme inn, og derfor vere journalføringspliktig? 

    Forslag til løysing 

    Postar, innspel og diskusjonar som går føre seg på Facebook-sida til satsingsområdet, er å betrakte som det aktuelle departementet sin eigen publikasjon. Eigne publikasjonar skal som hovudregel arkiverast. 

    Dersom forslaga som kjem inn i kommentarfeltet blir brukte i prosjektet, er posten gjenstand for saksbehandling. Då skal den også journalførast. 

    Aktuelt prinsipp 

    Innhaldet i kommunikasjonen er avgjerande for arkiv- og journalføringsplikt.

    Kommentarar og diskusjonstrådar er ein del av kommunikasjonen.

    Situasjon 

    Kommunane har ansvar for drift og vedlikehald av kommunale vegar, fortau og parkeringsplassar. Brøyting om vinteren er derfor ei viktig oppgåve for kommunane. Ein kommune legg ut ein post på Facebook-sida si om oppstart av arbeidet med brøyting, og informerer blant anna om kva innbyggaren må gjere i forkant av at arbeidet startar. 

    I kommentarfeltet på Facebook-sida får kommunen konkrete tips om manglande brøyting og vanskeleg framkomst. For ein av vegane er det er komme inn konkrete tips om både vanskelege køyreforhold og fare for gåande. 

    Kva er dilemmaet? 

    Dilemmaet er korleis kommunen skal handtere tipsa som kjem inn i kommentarfeltet. 

    Forslag til løysing 

    Offentlege verksemder som vel å bruke sosiale medium som kommunikasjonskanal med innbyggarane, bør utarbeide retningslinjer for korleis ulike tilbakemeldingar og tips skal bli behandla. 

    Dersom kommunen opner for at innbyggarane kan melde om forhold som krev oppfølging eller behandling, må journalføring bli vurdert. Elles må kommunen informere om kor denne typen meldingar skal sendast.  

    Aktuelt prinsipp 

    Kommentarar og diskusjonstrådar er ein del av kommunikasjonen.

    Kontakt oss om du har innspel til rettleiinga

    Onar Aanestad

    Kommunikasjonsdirektør
    Digitaliseringsdirektoratet
    Telefon
    +47 924 26 631