Steg 7: Styre og forvalte
Oversikten over datasett blir fort utdatert dersom dere ikke sørger for å holde den ved like. For at oversikten skal fortsette å være til nytte innad i virksomheten og for eksterne brukere er det viktig at dere får på plass gode vedlikeholdsrutiner.
Denne delen av veilederen er under utvikling. Har du innspill til innhold vil vi gjerne høre fra deg! Kontakt oss på informasjonsforvaltning@digdir.no.
Informasjonslandskapet i virksomheten deres vil alltid være i endring. For eksempel vil nye typer data, informasjonssystemer, arbeidsprosesser og rapporteringsplikter tillegges virksomhetens ansvarsområde. Å ha oversikt over egne data er derfor en kontinuerlig oppgave som krever at dere oppdaterer oversikten med jevne mellomrom. Det innebærer også å utvide den med flere datasett etter behov.
Hvordan dere skal organisere videre forvaltning og utvikling av datasettoversikten, avhenger av faktorer som virksomhetens størrelse, ambisjonsnivå, styringsstruktur og kompleksiteten i dataene dere eier. Det finnes ikke én riktig måte å gjøre det på – det viktigste er at det gjøres på en måte som fungerer for dere.
Vi vil her skissere noen generelle anbefalinger som er nyttige å ha i bakhodet når dere skal etablere rutiner for videre forvaltning:
- Ta utgangspunkt i eksisterende styringsmodell og rutiner som allerede er etablert i virksomheten.
- Start med å etablere forvaltningsrutiner for det som dere anser som viktigst å vedlikeholde i datasettoversikten.
- Etabler roller og plasser ansvar – avgjør hvem som har ansvar for å vedlikeholde hva og deleger ansvaret ut der kunnskapen ligger. Veldig ofte er det de ulike fagdomenene som kjenner dataene best.
- Ansvar som tillegges virksomhetens IT-avdeling, bør begrenses til det rent tekniske, jamfør punktet over.
- Legg til rette for tverrfaglig samarbeid.
- Sørg for å til enhver tid ha oversikten synlig internt og åpne for tilbakemeldinger og korrigeringer.
- Gjenta stegene i denne veilederen jevnlig, og anvend dem både på data dere allerede har oversikt over og nye utvalg data. Det kreves en iterativ prosess for å holde tritt med utviklingen i virksomhetens datalandskap.
- Ha en tydelig kommunikasjon på hvorfor oversikt over egne data er viktig for deres virksomhet.