Steg 1: Planlegge

I dette steget skal dere sørge for at orden i eget hus-arbeidet er godt planlagt og forankret.

Ved å planlegge godt sikrer dere at virksomheten har forståelse for arbeidet som skal gjøres, hvorfor det er viktig og hvordan det skal gjennomføres. Det vil gi en lettere start og effektiv gjennomføring.

Når du er ferdig med dette steget, er følgende på plass:

  • Behovet for og målet med orden i eget hus i deres virksomhet er definert.
  • Omfanget er avklart.
  • Forankringen er på plass.
  • Dere har vurdert om det allerede finnes oversikter over data og pågående kartleggingsaktiviteter som er relevante for arbeidet.
  • Organiseringen av orden i eget hus-arbeidet er avklart.

Hvilke gjøremål bør dere utføre i dette steget?

Definer hva som er virksomhetens behov og hva som er målet med å skape orden i eget hus. Tenk igjennom følgende: Hva er problemet og hvilke(t) behov vil orden i eget hus fylle i vår virksomhet? Hvorfor er orden i eget hus viktig for oss? Hva er det vi ønsker vi å oppnå ved å ha orden i eget hus? 

Sørg for å beskrive det reelle problemet og at problembeskrivelsen er spisset. For eksempel vil et reelt problem være «lang saksbehandlingstid og ineffektiv ressursbruk», sammenlignet med for eksempel «vi vet ikke hvor vi finner dataene våre». Beskriv gjerne nullalternativet også, det vil si hva forventet videre utvikling vil være dersom det ikke settes i gang tiltak for å løse problemene.

Formuler en målbeskrivelse som legger fram den tilstanden dere forventer å oppnå ved orden i eget hus. Husk at orden i eget hus ikke er et mål i seg selv, men et verktøy for å oppnå virksomhetens mål. Det er derfor lurt å knytte målet med orden i eget hus opp mot et eller flere av virksomhetens strategiske mål. 

Ta utgangspunkt i hva dere definerte som behov for og mål med orden i eget hus. Bruk dette til å avklare ambisjonsnivå. Tenk igjennom følgende: Hva er mengden datasett vi trenger å få oversikt over? Hva slags informasjon (metadata) om datasettene trenger vi? Hva er tilstrekkelig detaljeringsnivå i beskrivelsene av data?

Her er det viktig å ikke gape over mye med én gang. Legg heller lista lavere slik at det blitt lett å komme i gang.

Prosessen mot å skape orden i eget hus krever samarbeid på tvers av avdelinger og fagmiljøer i virksomheten. God forankring hos ledelsen og berørte parter vil gi bedre gjennomføringsevne og gjøre arbeidet mer effektivt.

Vi har følgende forslag til hvordan dere kan gå frem for å sikre forankring:

  • Legg fram målbeskrivelsen og synliggjør hvordan orden i eget hus konkret vil bidra til å oppnå ett eller flere av virksomhetens strategiske mål. 
  • Referer til kapittelet “Hvorfor er orden i eget hus viktig?” for gode argumenter og formuler topp fem argumenter for hvorfor akkurat deres virksomhet trenger orden i eget hus.
  • Gå sammen med andre fagmiljøer i virksomheten som også vil dra nytte av orden i eget hus, for eksempel personvern, informasjonssikkerhet og arkiv. 

I noen virksomheter kan det være nødvendig å identifisere og bryte barrierer før dere går i gang med orden i eget hus-arbeidet. Er det holdninger eller misoppfatninger i virksomheten som kan gjøre arbeidet vanskelig? For eksempel kan det være feilaktige tolkninger av sentrale begreper.

Bruk litt tid på å undersøke om det i virksomheten allerede finnes én eller flere oversikter over virksomhetens data. Undersøk også om det er andre aktiviteter på gang som innebærer kartlegging av data. Ofte har en virksomhet i ulike sammenhenger allerede kartlagt og beskrevet visse typer data eller har slike aktiviteter på gang. Slike synergier kan bygges videre på i orden i eget hus-arbeidet og gi en lettere start.

Er dere usikre på hvor dere skal lete etter eksisterende oversikter over data? Dere har kanskje allerede gjort en god del kartleggingsarbeid i forbindelse med kvalitetssystem, it-utvikling, system for internkontroll og informasjonssikkerhet, kartlegging knyttet til arkivplan og personvern. Start derfor gjerne hos de rollene som er knyttet til disse aktivitetene. 

Hvordan dere velger å organisere orden i eget hus-arbeidet avhenger av størrelsen på oppgaven og hva dere ønsker å oppnå. Arbeidet kan for eksempel organiseres som et eget prosjekt, et tiltak som del av et større prosjekt eller utføres som en linjeoppgave. Dere avgjør selv hva som er en god organisering for dere. 

Vi anbefaler at dere i organiseringen av arbeidet tar hensyn til at orden i eget hus krever følgende:

  1. Koordinering: Kunnskap om et datasett vil være spredt utover ulike deler av virksomheten. Denne kunnskapen må dere oppsøke og samle inn for å få oversikt over dataene dere trenger og sikre gode beskrivelser av disse. Innhenting av informasjon på kryss og tvers vil kreve god koordinering av arbeidet.
  2. Ulik kompetanse: De ulike stegene i denne veilederen skildrer ulike gjøremål. Det er opp til dere å vurdere hva slags kompetanse som kreves for å utføre gjøremålene og identifisere personer i virksomheten som kan bistå.
  3. Kontinuerlig forvaltning: Orden i eget hus er noe som kontinuerlig må vedlikeholdes for å ikke miste sin verdi. Vurder derfor hvordan orden i eget hus-arbeidet kan organiseres på en måte som gjør at det blir enklere å inkorporere i øvrig styring og forvaltning i virksomheten. 

Som en del av planleggingen kan det være lurt å teste fremgangsmetoden ved å velge ett, relativt enkelt, datasett og gå igjennom stegene i veilederen med kun dette ene datasettet. Da vil dere raskt få et inntrykk av hva arbeidet dreier seg om og hva det forutsetter av tid, ressurser, organisering og kompetanse hos dere. 

Ytterligere anbefalinger

Modenhetskartlegging: En modenhetskartlegging kan blant annet synliggjøre interne variasjoner i modenhetsnivå og avdekke aspekter ved orden i eget hus som er fraværende eller allerede på plass. En modenhetskartlegging er nyttig for å måle utviklingen i arbeidet.

Nyttige ressurser og verktøy

  • Prosjektveiviseren gir veiledning på prosjektmetodikk og tilbyr maler som kan være nyttige i planleggingsstadiet.
  • Modenhetsmodellen hjelper dere å vurdere hvor langt dere er kommet i arbeidet med orden i eget hus i egen virksomhet.

Gå til neste steg