Slik har vi løst oppdraget

Overordnet metodevalg

Det er flere måter å løse et oppdrag med å skape oversikt over digitaliseringstiltak. Vår metode bygger på en antakelse om at virksomheter og departementer allerede fører interne oversikter over digitaliseringstiltak, eller at slik informasjon finnes i offentlig tilgjengelige dokumenter

Digdir har tidligere hatt lignende oppdrag, i 2018 og 2019. Den gangen ble informasjonen innhentet gjennom spørreskjemaer sendt til statlige virksomheter. Totalt besvarte henholdsvis 87 og 67 virksomheter undersøkelsen, og det ble identifisert 412 og 432 digitaliseringstiltak.

Istedenfor spørreskjema valgte vi å se på allerede offentlige tilgjengelige kilder og virksomhetenes eksisterende oversikter. Formålet med dette metodevalget var å redusere ressursbruken for virksomheter og departementer sammenlignet med tidligere spørreundersøkelser. Samtidig innebar metoden at Digdir tok et større ansvar for å innhente, bearbeide og strukturere data. Virksomhetenes bidrag besto hovedsakelig i å formidle eksisterende oversikter og kvalitetssikre informasjonen vi registrerte for deres område.

Videre lå det et ønske om å teste om tilgjengelige KI-verktøy var tilstrekkelig modne til å kunne støtte dette arbeidet.

Metoden forutsatte at vi registrerte alt innsendt materiale, uten å avgrense oss til et bestemt utvalg tiltak. Alle tiltak som sektorene har meldt til oss er tatt med. Siden oversiktene er forskjellige fra hver sektor betyr det også at det ikke er den samme informasjonen vi har for alle tiltak. For noen tiltak har vi mye informasjon og for andre lite. Vi har registrert den tilgjengelige informasjonen for hvert tiltak.

Datainnsamlingen ble organisert i to hovedspor:

• Innhenting av eksisterende oversikter: Virksomheter og departementer ble bedt om å dele oversikter de allerede fører over digitaliseringstiltak i sitt ansvarsområde. I tillegg til dette er følgende to datakilder benyttet:
  • Dokumentgjennomgang: I noen tilfeller ble det henvist til større dokumenter, som årsrapporter og strategier, hvor tiltak kan identifiseres.
  • Offentlig tilgjengelige porteføljer/lister: Enkelte virksomheter har publisert offentlige tilgjengelige oversikter over digitaliseringstiltak.
• Utforsking av KI-verktøy: Å utforske muligheten for å benytte kunstig intelligens som et verktøy for å identifisere digitaliseringstiltak i sektorenes strategidokumenter. Testen ble avgrenset til strategidokumenter fra 2025 tilgjengelig på Kudos, på virksomhetenes egne nettsteder eller tilsendt oss av virksomheten selv. I alt 58 strategidokumenter inngikk i testen.

Gjennomføring av datainnsamling om digitaliseringstiltak

Datainnsamlingen startet i mai 2025. Første skritt var å kontakte Skate-virksomhetene via e-post. Skates arbeidsutvalg var allerede orientert om oppdraget i januar samme år. I tillegg ble enkelte større virksomheter utenfor Skate kontaktet direkte, for å etablere et bredt datagrunnlag tidlig i prosessen.

Det viste seg imidlertid at denne tilnærmingen ikke nådde ut til alle sektorer innenfor tidsrammen. Etter dialog med Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD) ble det derfor besluttet at departementet skulle sende brev til alle departementer, med anmodning om å utpeke kontaktpersoner som kunne bistå i datainnsamlingen.

Fra juni 2025 tok prosjektgruppen kontakt med de utpekte personene for å be om oversendelse av eksisterende oversikter og koordinere videre dialog. Forespørselen ble formulert slik at virksomhetene i minst mulig grad skulle bruke tid på å bearbeide materialet, men heller sende inn de oversiktene de allerede hadde.

Vi har mottatt materiale fra nesten alle departement, og veldig mange underliggende etater og virksomheter. En enkelt sektor, Forsvarssektoren, har ikke bidratt med materiale. For denne sektoren baserer vi oss utelukkende på offentlig tilgjengelig materiale.

Hvordan er fakta-arkene utarbeidet?

Fakta-arkene med beskrivelse av samordning av digitalisering i hver sektor er hovedsakelig utarbeidet basert på offentlig tilgjengelig informasjon fra departementene og deres underliggende etater. Vi har i tillegg hatt møter og samtaler med de fleste departement og mange andre offentlige virksomheter. Fakta-arkene er deretter blitt forelagt kontakter i departementene for kommentarer. De endelige beskrivelsene er blitt justert for å sikre at sektorene kjenner seg igjen i måten vi beskriver dem på.

Datagrunnlagets kvalitet

Datadekning og variasjon

Metoden vi har brukt for å samle inn data, gjør at det er forskjell på innhold, detaljeringsgrad og presisjon i dataene fra forskjellige sektorer og forskjellige virksomheter. Noen departement har oversendt beskrivelser av deres arbeid på et overordnet nivå. Andre har vist til egne etater og virksomheter, som igjen har sendt over egne oversikter i forskjellige formater. Den første tilnærmingen har gjort det enkelt for oss å identifisere store og viktige tiltak i sektoren. Den andre tilnærmingen har derimot gitt oss omfattende detaljer om hva enkeltvirksomheter har av aktiviteter. Siden vi ikke har hatt kapasitet til aktivt å kontakte samtlige offentlige virksomheter, så er det en del mindre virksomheter som er falt utenfor vår innsamling av data, dersom ikke departementet med ansvar for virksomheten aktivt har inkludert tiltak fra disse virksomhetene.

For kommunal sektoren har vi i hovedsak samlet inn tiltak fra KS og KS Digital, og ikke fra enkeltkommuner. Vi har dog fanget opp enkelte tiltak fra kommuner gjennom, for eksempel data fra prosjektskjønnsordningen og nasjonal e-helseportefølje.

Gyldighet

Selv om metoden gir et relativt bredt bilde av pågående og planlagte digitaliseringstiltak, er det verdt at påpeke at gyldigheten påvirkes av at datagrunnlaget ikke er komplett. Det er stor variasjon på hva vi har kunnet registrere av informasjon på hvert tiltak. Ikke alle oversikter har oppgitt hensikt med tiltaket, teknologier brukt, organiseringsform eller samarbeidspartnere. Noen oversikter har systematisk hatt med oppstarts- og avslutningsdatoer, andre ikke. En del oversikter har i liten grad hatt beskrivelser av tiltakene, mens andre har hatt fyldige beskrivelser. Vi har registrert den tilgjengelige informasjonen etter beste evne.

Pålitelighet

Selv om vi har en del områder hvor vi ikke har informasjon, så er likevel den informasjon vi har registrert pålitelig. Den er oversendt direkte til oss fra tiltakseiere eller deres ansvarlige departement eller hentet fra offisielle kilder, som tiltakseierne selv har publisert.

Den viktigste feilkilde er at vi kan ha tolket eller gjort feil når vi har registrert data. Vi har forsøkt å motvirke dette ved å gi alle departement mulighet til å kvalitetssjekke tiltak vi har registrert på deres departementsområde. De er ikke blitt bedt om å gjennomgå innholdet detaljert, men å varsle oss om de så åpenbare feil og mangler. Vi har rettet opp der vi har fått tilbakemeldinger.

Sporbarhet

For å ivareta sporbarhet er alle registrerte tiltak koblet til sin opprinnelige kilde i vårt system. Disse kilder er for størstedelen av tiltakene oversikter som vi har mottatt direkte fra departementer eller virksomheter, men dekker også årsrapporter og offentlig tilgjengelige oversikter. Dette gjør det mulig å etterprøve hvert tiltak som er registrert, og dermed identifisere hvilket grunnlag informasjonen er hentet fra. I tillegg er dialogene med kontaktpersoner fra departement/virksomhet, dokumentert i form av møtereferater.

Aktualitet og oppdatering

Slik datainnhenting som vi har gjort er ferskvare. Prosjekter og tiltak ruller videre, og om et år er nye tiltak oppstått og andre tiltak avviklet. Vi har tatt høyde for dette ved å registrere tiltaks oppstartsdato og sluttdato, i tillegg til om tiltaket er planlagt, pågående eller avsluttet. Vi er klar over at vi ikke nødvendigvis vil være i en posisjon til å kunne holde slike registreringer oppdaterte for alle tiltak. Vi har derfor sørget for at det for hvert tiltak vises når informasjonen er registrert og sist oppdatert. Når man gjør analyser på innholdet i basen kan man altså velge å sortere ut data som ikke er oppdatert og tiltak som er avsluttet.

Refleksjoner

Datainnsamlingen viste seg å være tid- og ressurskrevende. Flere virksomheter viste skepsis mot å dele interne oversikter over digitaliseringstiltak, eller vurderte forespurt informasjon som ikke egnet for deling, selv om det ble presisert at kun åpne data ble etterspurt. Enkelte virksomheter ønsket også ytterligere avklaringer om formål, mandat og bruk av data før de kunne bidra.

Dette medførte behov for omfattende dialog med departementer og virksomheter. Vi har i perioden avholdt 25 møter og hatt en lang rekke telefonsamtaler og mailutvekslinger for å avstemme forventninger, avklare begreper og sikre felles forståelse av hva som etterspurtes.

Digdir har også i stort omfang gjort nytte av åpne kilder fra offentlige offisielle nettsider. For enkelte sektorer har datainnhentingen i hovedsak basert seg på denne typen kilder. Det dreier seg i hovedsak om sektorer der vi i liten grad, eller ikke i det hele tatt har mottatt informasjon fra sektoren selv.

Av andre utfordringer kan her nevnes:

• Ulik praksis mellom departementene for hvordan og hvilken informasjon som ble oversendt, har ført til variasjon i detaljeringsgrad og format.
• Dokumentgjennomgang har krevd tolkning og skjønn. Dette kan ha påvirket presisjonen sammenlignet med om virksomhetene selv hadde beskrevet tiltak direkte til vårt formål.
• I noen tilfeller har virksomheter utarbeidet nye oversikter spesielt for dette oppdraget. Ofte er dette gjort fordi interne oversikter ikke egner seg for eksterne.
• Ulik oppdragsforståelse og behov for avklaringer om mandat og formål har gjort at mange prosesser har vært tidskrevende.
• Beslutningslinjer og godkjenningsrutiner i virksomhetene har til tider forsinket informasjonsflyten. Mange har hatt behov for å forankre svar på vår henvendelse på flere nivåer før oversendelse.