Anbefalinger og veien videre

En nasjonal digitaliseringsportefølje

Norge bør bevege seg mot en nasjonal porteføljestyring av større digitaliseringstiltak som krever tverrsektoriell samordning. Digitaliseringsstrategien setter allerede ambisjonen; «Regjeringen vil frem mot 2030 sikre sterkere styring og samordning av digitaliseringen på tvers av sektorer».

Arbeidet med å skape oversikt over digitaliseringstiltak er et nødvendig bidrag til å gjøre nasjonal porteføljestyring mulig. Oversikten kan bli det dynamiske kunnskapsgrunnlaget som muliggjør et helhetlig blikk på den digitale utviklingen som foregår i hele offentlige Norge. Det gjør det mulig å prioritere de tiltakene som har størst samfunnsmessig gevinst og gir de beste digitale tjenestene til befolkningen. Vi kan identifisere behov som går på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer eller behov som ikke har en opplagt eier i forvaltningens sektorstruktur. Oversikten gir også mulighet for å avdekke utfordringer som det offentlige Norge løser flere ganger, uten å lære eller gjenbruke på tvers. Det kan på sikt bli en offentlig tilgjengelig kilde, så offentlige etater, leverandører, innbyggere kan følge med i hva som skjer, finne hverandre for samarbeid på tvers, løse felles utfordringer eller lære av hverandre og dele erfaringer.

Det er innenfor rekkevidde å lage et godt og dynamisk kunnskapsgrunnlag for helhetlig og langsiktig styring på tvers av sektorer. Vi har utarbeidet begynnelsen på et system som kan brukes til å forvalte informasjonen fremover. Systemet vil få et løpende tilfang av informasjon gjennom Digdirs ordinære arbeidsprosesser. Men hvis systemet skal brukes som input til en nasjonal tverrgående digitaliseringsportefølje vil det være behov for å videreutvikle det.

Langt fra alle tiltak er relevante for en nasjonal tverrgående digitaliseringsportefølje. Det bør utarbeides omforente kriterier for hvilke tiltak som inkluderes i en nasjonal portefølje. DFD bør lede en prosess for å forankre slike kriterier, og sikre at de er omforent mellom de forskjellige departementer og KS. Hva som gjør et tiltak aktuelt for en nasjonal portefølje bør være likt på tvers, samtidig som departementer og KS bør bevare et selvstendig eierskap til om tiltak fra egen sektor inngår.

Tiltakene i den nasjonale digitaliseringsporteføljen bør være dem som blir gjenstand for prioritering i nasjonale beslutningsprosesser på tvers av sektorer på departements- og regjeringsnivå. Tverrgående finansieringsmekanismer bør gi prioritet til slike tiltak. Det bør også utforskes ulike modeller for fullmakter på tvers av virksomheter i tverrgående digitaliseringstiltak for å sikre gjennomføringskraft. Samtidig må det være krav til tiltakseier om jevnlig oppdatering og kvalitetssjekk av informasjon om tiltakene.

Anbefalinger

• Digdir videreutvikler oversikten over digitaliseringstiltak, til et dynamisk kunnskapsgrunnlag som kan danne grunnlag for en nasjonal tverrgående digitaliseringsportefølje.
• Digdir utarbeider forslag til kriterier for hvilke tiltak som inngår i en nasjonal tverrgående digitaliseringsportefølje. DFD bør lede arbeidet med å forankre kriterier mellom departementene og KS.
• Basert på kriteriene bør KS og departementene avgjøre hvilke tiltak i egen sektor som er en del av en Nasjonal digitaliseringsportefølje og melde inn disse.
• Det bør legges til rette for styring av en nasjonal digitaliseringsportefølje i beslutningsorganer og -prosesser med myndighet til å ta beslutninger på tvers av sektorer. Dette bør ses i sammenheng med Finansdepartementets pågående vurdering av statsbudsjettprosessen.
• Finansieringsmekanismer for digitalisering bør innrettes for å støtte opp om nasjonal porteføljestyring på tvers av sektorer.
• Alle departement bør ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å ha oversikt og innsikt i digitaliseringsaktivteter i egen sektor. Digitalisering kan ikke fullstendig delegeres til etater. Arbeid med å skape oversikt kan delegeres til kompetente etater som får mandat til å jobbe på tvers av sektoren, men bør ikke splittes på flere etater.

Potensialet i systemet

Systemet som er brukt i arbeidet med oversikten over digitaliseringstiltak har potensial til å bli et nasjonalt, tverrsektorielt og dynamisk kunnskapsgrunnlag for en nasjonal tverrgående digitaliseringsportefølje. Det samme kunnskapsgrunnlaget kan bli viktig for mange andre formål, som for eksempel fremtidige utredninger og forskning.

Systemet kan videreutvikles til et redskap for departementer og etater som ønsker å bruke systemet for egen oversikt. Det er mulig å koble på KI-agenter for å kunne analysere de semistrukturerte dataene i systemet på tvers.

På sikt er det også mulig å få til en offentlig tilgjengelig oversikt over digitaliseringstiltak i offentlig sektor. Dette vil blant annet kunne bidra til:

• Åpenhet i forvaltningen om digital utvikling.
• Offentlige aktører kan finne hverandre for samarbeid, koordinering, deling, læring og erfaringsutveksling.
• Leverandører kan enklere følge med på utviklingen i offentlig sektor og tilpasse produkter og tjenester til nye behov, krav og fellesløsninger i offentlig sektor.

Systemet vil løpende få tilført ny og oppdatert informasjon gjennom at Digdir bruker systemet internt til egne arbeidsprosesser. Dette er en del av arbeidet med å gjøre Digdir mer datadrevet.

Anbefalinger

• Systemet utvikles videre til alle interne prosesser internt i Digdir som omfatter å hente inn data om digitaliseringstiltak
• Systemet utvikles, så data kan gjøres offentlig tilgjengelig.
• Det jobbes videre med å koble på KI, som kan brukes til analyse av informasjon som ligger i systemet
• Vurdere om det er hensiktsmessig å videreutvikle Digdirs system slik at det kan tilbys som verktøy til departementene og/eller deres etater for deres eget arbeid med oversikt på eget område.

Segmentering av nasjonal oversikt over digitaliseringstiltak

Informasjonen vi har samlet inn er et fundament å jobbe videre med. Hvis informasjonen skal bli det dynamiske kunnskapsgrunnlaget som er nødvendig for å kunne gjøre nasjonale, helhetlige og langsiktige prioriteringer, så må informasjonen som er tilgjengelig på dette tidspunktet suppleres og kvalitetssjekkes. Og det viktigste må holdes oppdatert av departementer og tiltakseiere.

For å gjøre dette arbeidet målrettet og overkommelig må tiltakene deles inn i segmenter knyttet til formålet med å registrere hvert tiltak. Inspirert av e-helseporteføljen kan segmenteringen for eksempel ta utgangspunkt i hvor stort behovet er for samhandling på tvers i det enkelte tiltak.

De fleste tiltak er det sikkert mest hensiktsmessig at sektorene styrer og samordner selv innenfor egen sektor. Men det kan likevel være ønskelig å synliggjøre at de finnes for å sikre at det ikke utvikles flere løsninger for samme behov. Synliggjøring av tiltak legger også til rette for å utveksle erfaringer og kompetanse, der det er hensiktsmessig. Tiltak som krever en grad av tverrsektoriell samordning, eller samordning på tvers av forvaltningsnivåer kan inngå i en nasjonal portefølje.

Med en slik inndeling av tiltakene får vi mulighet til å bruke det samme systemet, med informasjon om både stort og smått til mange forskjellige formål, samtidig som vi får en rettesnor for hvilken informasjon det er relevant å hente inn for hvert tiltak.

Hvordan tiltakene bør grupperes, og hvilken type oppfølging som skal gis i de ulike kategoriene, bør videreutvikles i samarbeid med sektorene og tiltakseierne. Hvilke tiltak som hører hjemme i hvilken gruppe, bør avklares med tiltakseierne – og for de mest sentrale områdene – også med aktuelle departement, KS og andre beslutningsorganer. Det bør også vurderes hvilken informasjon som er mest nyttig å samle inn for de ulike typene tiltak, slik at informasjonsinnhentingen kan målrettes og gjøres mer effektiv.

Fremtidig datainnhenting

En fremtidig supplering og oppdatering av informasjonen må foregå på andre måter enn slik vi har gjennomført informasjonsinnhenting i denne runden. Å hente inn data fra så mange ulike oversikter og dokumenter er svært arbeidskrevende og befengt med manglende data og risiko for feilregistreringer. Det har også vist seg vanskelig å trekke ut konkrete enkelttiltak fra offentlige dokumenter ved hjelp av KI. Dette skyldes dels KI-verktøyets natur. Det er vanskelig å få KI til å liste opp alle tiltak, og unngå at den finner på tiltak, som det ikke er dekning for i dokumentene. Men selv om man løser disse utfordringene er det utfordringer med kildematerialet. Offisielle offentlige dokumenter inneholder ofte lite informasjon om konkrete tiltak eller informasjonen er overordnet, vag eller ikke konsekvent beskrevet. For at KI-verktøy skal bli tidsbesparende i arbeidet med både oversikten og analyser må det videreutvikling til. Det bør vurderes å videreutvikle KI-verktøy som egner seg til kvalitetskontroll. I tillegg bør det vurderes å utvikle KI-verktøy som er bedre til å analysere trender og fellestrekk i strategi-dokumenter på tvers.

Datainnhenting kan blant annet foregå ved:

• Løpende innsamling av data gjennom Digdirs faste arbeidsprosesser som krever innhenting av informasjon om digitaliseringstiltak. Det jobbes allerede med å harmonisere datainnhenting i forbindelse med medfinanseringsordningen, Stimulab, Digital Europa og oppfølging av den Nasjonale digitaliseringsstrategien, og mange andre arbeidsprosesser kan komme til.
• Oppdatering og kvalitetssjekk fra departementene av data som allerede er samlet inn på tiltak, som det er enighet om hører til i de viktigste segmentene i oversikten.
• Integrasjoner til eller uttrekk fra andre systemer som allerede er i bruk for oversikt i departement og etater.
• Legge til rette for frivillige innspill basert på skjema fra tiltakseiere som vil synliggjøre noe de jobber med.

Anbefalinger

• Digdir utvikler kriterier for segmentering av tiltakene i oversikten basert på formålet med å registrere et konkret tiltak og hvilken oppfølging som trengs. Dette må skje i tett samarbeid med sektorene. Kriteriene må forankres i DFD og resten av departementsfellesskapet.
• Noen av segmentene må være knyttet til en nasjonal tverrgående digitaliseringsportefølje og nasjonalt veikart.
• Det stilles krav til alle sektorer om å rapportere inn et minimum av informasjon om tiltak i de viktigste segmentene. Departementene må være ansvarlige for at dette skjer innen sine sektorer. Dette bør formidles av DFD til alle departement.
• Digdir har sammen med NORA.ai utviklet en nasjonal oversikt over KI-prosjekter i offentlig sektor. Denne er imidlertid ikke oppdatert og trenger en plan for videreutvikling og drift. Vår oversikt kan videreutvikles slik at den kan bidra til eller erstatte den nasjonale KI-oversikten.