Høringsnotat

Bakgrunn og behov for revisjon

Referansekatalogen er en oversikt over obligatoriske og anbefalte IT-standarder i forvaltningen. Obligatoriske standarder skal følges av alle virksomheter. Anbefalte standarder skal følges hvis virksomhetene ikke har en god grunn til å la være å følge dem.

Bruksområdet Omgrepsanalyse og definisjonsarbeid i Referansekatalogen inneholder standarder som stiller krav til beskrivelse/dokumentasjon av begreper og begrepssamlinger, og organisering og praktisk gjennomføring av terminologiarbeid/begrepsarbeid i offentlig sektor. Målgruppen er alle som arbeider med kommunikasjon, terminologi, fagspråk og begrepsbeskrivelser i offentlig sektor, samt leverandører av metode-, prosess- og verktøystøtte i begrepsarbeid.

Bruksområdet inneholder p.t. følgende forvaltningsstandarder:

1. (ikke berørt av denne høringen) Termlosen, som gir en kort innføring i begrepsanalyse og terminologiarbeid, med bl.a. råd om organisering og praktisk gjennomføring av terminologiarbeid, begrepsanalyse, hvordan en skriver gode definisjoner, og hvordan termlister skal bygges opp (metodisk identifisering og strukturering)
2. (berørt av denne høringen) Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser, som spesifiserer hvilke opplysninger som skal, bør og kan tas med når offentlige virksomheter dokumenterer/beskriver sine begreper og begrepssamlinger
3. (berørt av denne høringen) SKOS-AP-NO-Begrep – Forvaltningsstandard for tilgjengeliggjøring av begrepsbeskrivelser basert på SKOS, som spesifiserer hvordan begrepsbeskrivelser utformet i henhold til Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser (nr. 2 ovenfor) gjøres tilgjengelig i maskinlesbare formater i henhold til W3C/SKOS-standarden
4. (berørt av denne høringen) Forvaltningsstandard for tilgjengeliggjøring av begrepsbeskrivelser basert på TBX (TBX-AP-NO), som spesifiserer hvordan begrepsbeskrivelser utformet i henhold til Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser (nr. 2 ovenfor) gjøres tilgjengelig i maskinlesbare formater i henhold til ISO/TBX-standarden
5. (ikke berørt av denne høringen) Forvaltningsstandard for begrepsharmonisering og begrepsdifferensiering, som beskriver en prosess for å koordinere begrepsbruk innen offentlig sektor, dvs. de ulike stegene i prosessen for å harmonisere og differensiere begrep

Den som skal bruke andres data, trenger å forstå begrepene som dataene representerer. Deling og gjenbruk av data har derfor forsterket behovet for felles måter å beskrive og gjøre tilgjengelig begreper på. Forvaltningsstandardene i dette bruksområdet er bl.a. henvist til fra Veileder for orden i eget hus, og fungerer også som spesifikasjon for begrepsdelen av Felles datakatalog. Det er fremdeles behov for standardene.

De tre forvaltningsstandardene som er berørt av denne høringen, ble utgitt i mars 2019. Den offentlige forvaltningen har betydelig mer erfaring med begrepsarbeid nå enn for tre år siden. Det er gjennom konkret begrepsarbeid avdekket feil, svakheter og mangler i nåværende versjoner av standardene. Det er derfor behov for å revidere disse standardene.

Høringsversjoner

Nåværende Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser (nr. 2 på listen ovenfor) og SKOS-AP-NO-Begrep – Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser basert på SKOS (nr. 3 på listen ovenfor) er foreslått slått sammen til én, med ny tittel Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser (SKOS-AP-NO-Begrep).

Vi ber om innspill på følgende høringsversjoner:

1. Høringsversjon til Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser (SKOS-AP-NO-Begrep): Denne skal erstatte nåværende Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser v.2.0.2 (nr. 2 på listen ovenfor) og SKOS-AP-NO-Begrep – Forvaltningsstandard for begrepsbeskrivelser basert på SKOS v.1.1.1 (nr. 3 på listen ovenfor). Høringsversjonen kan leses og lastes ned fra https://informasjonsforvaltning.github.io/skos-ap-no-begrep/.
2. Høringsversjon til TBX-AP-NO – Forvaltningsstandard for tilgjengeliggjøring av begrepsbeskrivelser basert på TBX: Denne skal erstatte nåværende Forvaltningsstandard for tilgjengeliggjøring av begrepsbeskrivelser basert på TBX (TBX-AP-NO) v.1.0.2 (nr. 4 på listen ovenfor). Høringsversjonen kan leses og lastes ned fra https://informasjonsforvaltning.github.io/tbx-ap-no/.

Begge de foreslåtte reviderte forvaltningsstandardene foreslås fremdeles å være anbefalte (dvs. ikke-obligatoriske).

Se vedlegg Endringslogg i respektive høringsversjoner for de konkrete foreslåtte endringene.

Vi ber om at den vedlagte mal for detaljerte tilbakemeldinger brukes når det skal gis detaljerte tilbakemeldinger på innholdet i høringsversjonene.

Administrative og økonomiske konsekvenser av foreslåtte endringer

Forvaltningsstandardene som er til høring, er anbefalte og ikke obligatoriske.

Flere av de foreslåtte endringene har til hensikt å gjøre det enklere å ta i bruk standardene.

De reviderte standardene støtter i all hovedsak samme funksjonalitet for å beskrive begreper og begrepssamlinger.

Økonomiske konsekvenser:

• De foreslåtte endringene vil ikke ha økonomiske konsekvenser for virksomhetene som bruker registreringsløsningen i Felles datakatalog til å beskrive og publisere sine begreper. Digdir, som forvalter Felles datakatalog, vil konvertere eksisterende innhold i Felles datakatalog til å være i samsvar med reviderte standarder.
• For virksomhetene som allerede publiserer sine begrepsbeskrivelser iht. nåværende versjoner av standarder, vil de foreslåtte endringene medføre kostnader for å tilpasse publiseringsløsningen til å være i samsvar med reviderte standarder. Endringene antas å være i et slikt omfang at tilpasningen bør kunne anses som en del av vedlikehold og videreutvikling av løsningen.

Arbeidsgruppen for revisjonsarbeidet

Følgende virksomheter er med i arbeidsgruppen for revisjonsarbeidet som ledes av Digdir.