Produktsirkelen
Produktsirkelen er en oppsummering av sentrale steg, aksjonspunkter og spørsmål det er lurt å ta stilling til når man enten kommer i gang eller vil ta neste steg i produktorganiseringen. Sirkelen baserer seg på beste praksis, og det er viktig at den tilpasses den enkelte virksomhet.
Hva er produktsirkelen?
Mange virksomheter opplever at produktorganisering både virker lovende og samtidig litt overveldende. For å gjøre anbefalingen enklere å ta i bruk har vi laget en produktsirkel med aksjonspunkter. Hensikten er å gi noen konkrete tips til avgjørelser og handlingspunkter.
I produktsirkelen er aksjonspunktene sortert etter prosess (stegene). De samme aksjonspunktene finnes i temaene. Produktsirkelen sorterer altså aksjonspunkter etter hva som er virksomhetens utgangspunkt, mens de i "sentrale temaer for produktorganisering" sorteres ut fra fagtemaer; «organisering og struktur», «styring og ledelse», «kompetanse og kultur», og «arbeidsformer og prosesser».
Hvem er produktsirkelen for?
Denne produktsirkelen er ment å kunne brukes både for å komme i gang og for å ta neste steg i produktorganiseringen. Produktsirkelen kan altså både benyttes i virksomheter som ennå ikke har startet en dreining mot produktorganisering, og for å justere eller videreutvikle i virksomheter som allerede er i gang.
Hvordan bruke produktsirkelen?
Bruk gjerne aksjonspunktene i denne produktsirkelen som en meny. Det er ikke noe mål i seg selv å gjøre alt i ett av sirkelens steg samtidig. Start med noen få aksjonspunkter som adresserer de største utfordringene dere har identifisert, og bygg gradvis videre etter hvert som dere lærer mer og får økt kapasitet og modenhet.
Aksjonspunktene inneholder en del fagspesifikke begreper, som er nærmere forklart i begrepslista.
Hvor i produktsirkelen skal dere starte?
Velg det steget i produktsirkelen som best beskriver situasjonen deres i dag. Bruk aksjonspunktene i det steget som en start, og gå videre når dere har lært og justert.
- Steg 1: Forstå utgangspunktet: Dere mangler felles oversikt over mål, tjenester / systemer og flaskehalser.
- Steg 2: Prioriter ett eller få testområder: Dere tester produktorientert styring og ansvar i en pilot.
- Steg 3: Sett smidig praksis i system i testområdet: Pilot(er) er i gang, og dere trenger å få smidige arbeidsformer "inn under huden".
- Steg 4: Skaler gradvis - flere team / områder: Dere standardiserer styring og samspill.
- Steg 5: Optimalisere og videreutvikle: Dere jobber produktorientert i stor grad, og forbedrer kvalitet, læring og kultur på tvers.
Steg 5 bør forstås som en kontinuerlig forbedringssløyfe i seg selv (evaluering → justering → ny diagnose). Samtidig kan det være nødvendig å gå tilbake til steg 1 ved større endringer i for eksempel rammebetingelser, politiske føringer eller omgivelser generelt. Da er det viktig å ha en kultur som ved behov tillater å gå til steg 1.
Se gjerne også spørsmålene en kan stille seg for å vurdere hvor smidig en er i Prosjektveiviseren. Spørsmålene gir anledning til å vurdere handlingsrommet for å jobbe smidig, og egner seg like godt for produkteam (bare bytt ut prosjekt med produktteam når du leser denne nettsiden): Hvor smidige er vi?
Steg 1: Forstå utgangspunktet
Skaff oversikt over dagens situasjon: Hva er de største problemene / utfordringene / behovene ut fra brukerinnsikt? Hvilke flaskehalser opplever dere allerede eller ser dere som potensielle i styring, organisering og / eller teknologi, som står i veien for å møte behovene?
Avklar samtidig hvilken livsløpsfase produktet / tjenesten står i: Utforsking (idé / MVP), etablering (fra MVP til stabil tjeneste), videreutvikling (stabil drift) eller fornyelse / utfasing. Det gjør det lettere å velge riktige mål, risikoer og neste steg.
- Målbilde: Avklar hva dere skal oppnå og hvorfor det er viktig nå, og pek ut hvilke brukerbehov eller utfordringer som haster mest å løse.
- Nåsituasjon: Lag en samlet oversikt over tjenester, systemer, organisering og arbeidsmåter:
- Finn steder der framdriften stopper.
- Avdekk dobbeltarbeid.
- Pek ut hvor avstanden mellom behov og leveranser er størst.
- Sammenheng: Tegn et enkelt kart over hvordan produktene henger sammen i brukerreisene:
- Ta med koblinger på tvers av virksomheter.
- Marker overlapp og hull.
- Noter hvor felles løsninger eller plattformer trengs.
- Målstyring: Bli enige om felles system og begreper for mål- og resultatstyring (for eksempel OKR).
- Visualisering: Lag en visualisering som knytter strategi til mulige produktområder og produktteam.
Steg 2: Prioriter ett eller få testområder
Sett sammen et pilotteam (testteam) der dere prøver ut mer produktorientert styring og organisering, i stedet for å endre hele virksomheten samtidig. Start smått enten dere er i startfase eller ønsker å utvide produktorganisering på nye områder. Velg et testområde ut fra hvor nyttepotensialet for produktteam er stort, og vær bevist produktets livsløpsfase i valget: I tidlig fase kan piloten handle om å lære raskt med MVP/prototype, mens en pilot i etablering bør inkludere avklaringer som gjør at løsningen kan driftes og videreutvikles over tid.
- Valg av testområde: Velg noen få tjenester eller områder å starte med i en testpilot, og avgjør om arbeidet bør løses i et eksisterende produktteam, som et nytt produktteam eller som et tidsavgrenset prosjekt. I denne forbindelse kan dere vurdere om:
- Behovet er varig eller tidsavgrenset.
- Initiativet krever store engangsløft og koordinering på tvers eller heller trinnvise forbedringer.
- Et avgrenset forprosjekt må til for å rydde plass, endre strukturer eller gjennomføre innføring før et produktteam tar over.
- Produktteam: Sett sammen et produktteam som har ansvar for piloten:
- Sørg for riktig miks av fagkompetanse, brukerinnsikt, teknologi og data.
- Avklar roller og myndighet.
- Gjør det mulig å ta beslutninger fortløpende i teamet innenfor tydelige rammer / toleranser (gjerne ved mandat som beskriver dette og sikrer at innsatsen rettes mot å bidra til virksomhetens strategiske mål).
- Identifiser aktuelle områder / domener som kan egne seg for team; hvor ansvaret kan avgrenses, og hvor kontinuerlig forbedring gir nytte over tid.
- Produktstrategi: Lag en kort produktstrategi på én side:
- Beskriv formål, brukergrupper, viktigste behov og avhengigheter, samt ønskede effekter.
- Skisser overordnet retning for løsningen.
- Støtt gjerne arbeidet i dette aksjonspunktet med et enkelt målkart.
- Målstyring (pilot): Avklar et fåtall mål / indikatorer for piloten, hvordan de følges opp, og hvem som tar beslutninger når mål, innsikt og prioriteringer peker i ulike retninger.
- Risiko: Beskriv risiko på et fåtall faste områder. Avklar hvor mye usikkerhet og eksperimentering som er akseptabelt på tidspunktet, og vurder jevnlig endring i risiko og risikotoleranse. Vurder for eksempel:
- Virksomhetens strategiske mål: Passer tiltaket inn i oppdrag og prioriteringer, og er det riktig å prioritere dette nå?
- Brukerverdi: Løser vi et reelt og viktig behov, og vil løsningen faktisk bli brukt?
- Gjennomførbarhet: Kan vi bygge, drifte og videreutvikle dette innenfor våre rammer, plattform(er) og organisering?
- Brukbarhet: Vil brukerne klare og ønske å ta løsningen i bruk, og henger den sammen med andre tjenester de møter?
- Økonomisk og juridisk handlingsrom: Har vi tilstrekkelig finansiering til tiltaket, eller er det behov for friske midler? Er tiltaket innenfor gjeldende lover og regler, eller trenger vi avklaringer eller unntak?
Steg 3: Sett smidig praksis i system i testområdet
Ta utgangspunkt i brukerbehov, jobb i iterasjoner, test hypoteser og første akseptable løsning (MVP). Følg opp piloten tett på effekt, læring og arbeidsmåte. Bruk erfaringer, data og innsikt til å justere arbeidsform, styring, roller, støttefunksjoner og andre avhengigheter.
Tilpass praksisen til produktets livsløpsfase: I tidlig fase bør dere prioritere læring ved hypoteser og brukertesting, mens etablerte produkter bør prioritere forbedring basert på faktisk bruk og målbar effekt.
- Arbeidssykluser: Planlegg og gjennomfør arbeidet i korte arbeidssykluser med tydelige mål og synlige leveranser, og avslutt hver syklus med en enkel evaluering, for eksempel retrospektiv, for å lære og justere kurs og arbeidsform. Følg opp konkret / tallfestet målstyring i hver syklus (hva lærte vi, hva endrer vi?), og bruk dette aktivt i prioriteringer og valg av neste eksperiment / leveranse.
- Produktkø: Samle alt arbeid som skal utføres i en produktkø, for å prioritere etter forventet verdi og effekt.
- Veikart/målekart: Hold et enkelt veikart eller målekart oppdatert når ny innsikt endrer planene.
- Eksperimentering: Formuler hypoteser og test dem tidlig gjennom små eksperimenter og første akseptable løsninger, og bruk data og erfaring fra faktisk bruk til å skifte retning eller forsterke det som virker.
- Brukerinnsikt og brukertesting: Planlegg faste aktiviteter for å hente innsikt (intervjuer, observasjon, støttehenvendelser, målinger) og test tidlig med brukere – særlig i MVP / prototype-fasen.
- Samarbeid: Bli enige om hvordan dere skal jobbe sammen:
- Bruk en teamkontrakt eller et praksisgrunnlag.
- Gjennomfør jevnlige helsesjekker.
- Bygg psykologisk trygghet.
- Skap rom for spørsmål, uenighet, feil og forbedring.
- Avhengigheter: Kartlegg avhengigheter til andre team, fellesløsninger og støttefunksjoner som HR, arkitektur, sikkerhet, personvern, anskaffelser, juridisk og design. Avklar hvordan de skal bidra til flyt fremfor å bli flaskehalser.
- Effekt: Del status, resultater og innsikt ofte. Rett samtalene mot effekt framfor aktivitet.
Steg 4: Skaler gradvis
Når erfaringene er positive og forankret i ledelsen, kan større deler av virksomheten fases over til mer varig produktorganisering, og virksomhetsstyringen (eventuelt porteføljestyring) justeres i samme retning. I skalering må dere sikre at flere produkter / tjenester kan forvaltes og forbedres samtidig og kontinuerlig, med tydelig samspill mellom produktteam, virksomhetens linjestruktur (eventuelt porteføljetyring), programmer og prosjekter.
- Justering: Bruk erfaringene fra piloten til å justere produktmandat, roller og styringslinjer før dere utvider til flere områder.
- Produktledelse: Bygg produktledelse (herunder stram-løs-stram) som kjernekompetanse i ledergruppen, og sørg for at nøkkelroller forstår produktorganisering og smidig styring godt nok til å støtte en større omlegging.
- Produktområder: Etabler produktområder som samler flere team under ett ansvar:
- Beskriv hvilke brukerbehov området skal løse og hvilke produkter som hører til.
- Avklar hvem som har ansvar for helhet og prioritering på tvers av teamene.
- Vurder fagnettverk som kan koordinere avhengigheter og felles standarder mellom teamene, og kan fungere som arena for kompetanseutvikling (f.eks. utviklere, arkitekter, produktledelse, design, data).
- Personalansvar: Avklar hvor personalansvar ligger (linje vs. produktområde), og hvordan dere sikrer kapasitet, kompetanseutvikling og tydelige karriereveier på tvers av team.
- Prioritering: Gå gradvis bort fra én årlig prioriteringsrunde og innfør rullerende prioritering. Bruk data om effekt, risiko, bruker- og virksomhetsbehov, samt kapasitet, til å justere ressursfordelingen mellom produktområder og initiativ underveis.
- Målstyring i virksomhets- / porteføljestyring: Bruk felles mål / indikatorer (effekt, risiko, kvalitet) som grunnlag for rullerende prioritering og ressursfordeling. Sørg for at dere ser produktteam, prosjekter / programmer og linjeoppgaver i samme helhetsbilde.
- Kvalitet: Prioriter vedlikehold og kvalitet. Ta teknisk gjeld inn i vurderingene i hver syklus.
- Skalering: Utvid stegvis til flere produktteam og områder (et team eller område om gangen), og sørg for at virksomhetsstyring (eventuelt porteføljestyring) gir et samlet bilde av produktteam, prosjekter / programmer og linjeoppgaver.
- Prosjekter og overgang: Avklar hvordan pågående og kommende prosjekter skal henge sammen med produktteam (f.eks. “prosjekt til produksjon → produktteam overtar videreutvikling”), og hvem som beslutter overganger.
Steg 5: Optimalisere og legg grunnlaget for videreutvikling
Når produktorganiseringen har satt seg kan dere videreutvikle struktur, styring, kompetanse og kultur. Invester målrettet i kapasitet og evne for å fjerne nye flaskehalser, og øke tempo og kvalitet i leveransene.
Her bør dere også ta eksplisitte livsløpsvalg: Hvilke produkter skal fornyes, hvilke skal videreutvikles, og hvilke bør fases ut? Planlegg eventuell utfasing slik at brukere, data og avhengigheter håndteres trygt. Videre bør dere ta stilling til om nødvendige endringer er så store at en bør se på om produktteam og produktområder bør etableres eller avvikles, og om det er behov for å gå tilbake til steg 1.
Steg 5 bør forstås som en kontinuerlig forbedringssløyfe i seg selv (evaluering ↔ justering). Samtidig kan det være nødvendig å gå tilbake til steg 1 (ny diagnose) ved store endringer i for eksempel rammebetingelser, politiske føringer eller omgivelser generelt. Da er det viktig å ha en kultur som ved behov tillater å gå til steg 1.
Tilpasning ut fra evaluering og modenhet: Innfør fast styringsrytme med evaluering og finjustering: Gjennomfør jevnlige evalueringer i ledergruppen basert på data fra mål- og resultatstyring, samt erfaringer og risikovurderinger fra teamene. Bruk dette til å finjustere virksomhetens struktur og styring, produktområder, team og støttefunksjoner, ut fra hva som i praksis fungerer.
Still eksempelvis disse spørsmålene i evalueringen:
- Er produktorganiseringen godt nok forankret?
- Hvordan henger behov, målgrupper og produktteam sammen på tvers?
- Har ledelse og nøkkelpersoner tilstrekkelig kompetanse på smidig arbeid, produktorganisering og nyttestyring?
- Er roller, ansvar og beslutningsmyndighet så tydelige at teamene kan ta gode beslutninger selv?
- Støtter finansierings- og styringsmodeller faktisk kontinuerlig produktutvikling, og ikke bare prosjektlogikk og årlige budsjettrunder?
- Tåler kulturen eksperimentering og læring underveis, eller belønner den først og fremst å «holde seg til planen»?
- Bør dere justere målstruktur, prioriteringer, produktområder, produktmandat og støttefunksjoner, ut fra konkret / tallfestet måloppnåelse?
- Produktets livsløp og avvikling: Etabler kriterier og prosess for når et produkt skal videreutvikles, fornyes eller avvikles (for eksempel ved fallende etterspørsel, lav effekt, høye driftskostnader, teknologisk foreldelse eller bedre alternativer). Planlegg overgang for brukere, data og avhengigheter.
- Kompetanse: Bygg tydelige karriereveier innen produktledelse, teknologi, design, data og smidig arbeidsform. Legg også til rette for kontinuerlig kompetanseutvikling gjennom eksempelvis kurs, mentorordninger og rollebytter.
- Kultur: Bygg en kultur for tillit, læring og effekt i hele virksomheten:
- Normaliser usikkerhet.
- Inviter til kritiske spørsmål og uenighet.
- Del arbeid og innsikt tidlig og ofte.
- Flytt oppmerksomheten fra leveranser («hva er levert?») til verdiskaping («hvilken verdi er skapt?»).
