Rammeverk for digital samhandling

Hvordan bygge digitale tjenester som kan samhandle? Dette rammeverket viser deg hvordan du kan jobbe systematisk for å bygge samhandlingsevne for dine digitale tjenester.

Figur som viser de fem forskjellige typene samhandling: Juridisk, organisatorisk, semantisk, teknisk, samt styring og forvaltning.

God samhandlingsevne er viktig

Når vi jobber med digitalisering av offentlige tjenester, skal vi sikre at den digitale tjenesten ha god samhandlingsevne (interoperabilitet), både innen det juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske området. Noen utfordringer avdekkes seint i prosessen, og kan på den måten føre med seg større problemer for arbeidet enn de hadde gjort hvis de hadde blitt avdekket tidligere. Typisk blir det ofte et tidlig fokus på de tekniske løsningene, mens de juridiske utfordringene avdekkes for seint. Det vil ofte være de juridiske utfordringene som tar lengst tid å løse.

Innhold

    Samhandling kan være utfordrende

    Her er et eksempel på utfordringene som kan oppstå når to virksomheter skal samarbeide om tjenester:

    To etater er organisert på ulike måter. Hver av disse organiseringene kan være gode, men det bidrar ikke nødvendigvis til tilstrekkelig samhandling på tvers, mellom etatene selv og med andre virksomheter. Etatene forholder seg også til ulikt lovverk, begreper og IT-systemer. Resultatet kan bli at innbyggerne opplever et ufullstendig og fragmentert tjenestetilbud fra det offentlige. Regjeringens målsetning om at innbyggere skal oppgi informasjon til det offentlig "kun én gang", blir vanskelig å oppnå for virksomhetene dersom etatene lager egne løsninger.

    Rammeverket fokuserer på de ulike områdene og skal bidra til økt interoperabilitet og samhandlingsevne i utviklingen av digitale løsninger. Samhandling handler ikke bare om IKT, men også styring som en sentral faktor i å sikre koordinering av aktiviteter på tvers av ulike områder og sektorer. I tillegg har forretningssiden behov for å sikre samsvar mellom strategier knyttet til samhandling og løsninger som utarbeides. Rammeverket gir støtte i dette.

    Det er viktig å jobbe systematisk med de ulike samhandlingslagenes utfordringer tidsnok. Det tekniske er ofte det man starter med, fordi det kan være det enkleste å løse, mens de juridiske, semantiske og organisatoriske utfordringene tar lenger tid. Derfor må du ofte starte å jobbe med disse før de tekniske løsningene.

    Når bør du bruke rammeverket?

    Rammeverket bør brukes når virksomheten skal lage en løsning som samhandler med andre gjennom innhenting og deling av data eller gjenbruk av løsninger. Denne veilederen skal hjelpe offentlige virksomheter med å definere, designe, utvikle og forvalte digitale tjenester for utveksling av data i offentlig sektor. Det er basert på European Interoperability Framework (EIF), og het i første versjon Norsk arkitekturrammeverk for samhandling. Det er ikke en komplett «lærebok» i hvordan man skal arbeide med samhandlingsarkitektur, men snarere en introduksjon til viktige tema knyttet til interoperabilitet og samhandlingsevne i utviklingen av digitale løsninger.

    Det mest sentrale i rammeverket for digital samhandling er inndelingen i juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk samhandlingsevne. Disse er de viktigste områdene man må jobbe med for å få til samhandling på tvers av virksomheter. De fleste har erfart at det tekniske raskere lar seg løse, mens det juridiske oftest tar lenger tid. Det kan også være utfordrende å løse det organisatoriske ved samhandlingen, og ofte bruker vi begreper forskjellig – noen ganger er det ulikt lovverk som er årsaken.

    Det offentlige skal samhandle mer

    God samhandlingsevne er nødvendig for å nå virksomhetens mål om digitalisering og det offentliges mål om det samme. For å oppnå dette, er det viktig med god samhandlingsarkitektur som legger til rette for at virksomheter kan samhandle med og gjenbruke informasjon fra andre. Rammeverket for digital samhandling skal bidra til at det offentlige fremstår mer enhetlig. I digitaliseringen av offentlige tjenester må både fellesløsninger og data gjenbrukes i større grad enn i dag dersom informasjonsflyten mellom etater skal bedres og gjøre det enklere å samhandle på tvers av virksomheter og sektorer.

    Hvem passer denne veilederen for?

    Rammeverket er et viktig verktøy for alle som jobber med digitalisering av offentlige tjenester. Spesielt for alle som jobber med forretningsledelse, strategiutvikling, prosjekteiere, ledelse, utviklere eller tilsvarende.

    Virksomhetsarkitekter bør sikre konsistens på tvers av løsnings- og referansearkitekturer, arkitekturdomener, og så videre.

    Strategiske ledere bidrar til at strategisk føringer blir forstått og tatt hensyn til.

    Samhandlingslagene

    Figuren nedenfor viser rammeverket i sin helhet, og vi går her igjennom de ulike samhandlingslagene og peker på relevante ressurser.

    Full figur av Rammeverk for digital samhandling

    Juridisk samhandlingsevne

    Ikon juridisk samhandlingsevne - viser fru Justitias vekt

    Hva er det?

    Juridisk samhandling skal sikre at organisasjoner som arbeider under ulik lovgivning kan samhandle. For at organisasjoner på tvers i forvaltningen kan utvikle og bruke like tjenester og funksjonalitet så må det rettslige grunnlaget for samhandling mellom aktørene være på plass.

    Når er dette viktig?

    Det er viktig å jobbe med juridiske forhold så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

    Hvordan?

    For å fremme juridisk samhandling bør det gjennomføres en samhandlingssjekk. Dette innebærer en gjennomgang av eksisterende lovgivning for å oppdage samhandlingshindre. Deretter settes tiltak i gang for å løse utfordringene.

    Organisatorisk samhandlingsevne

    Organisatorisk ikon - viser akademiets søyler

    Hva er det?

    Organisatorisk samhandling handler om å organisere en organisasjons arbeid for å oppnå felles mål. Det har å gjøre med hvordan organisasjonen styres og samhandler i praksis. Hvilke styrings- og budsjettmodeller virksomheten følger er et sentralt element Det samme er hvilke samhandlingsmodeller og avtaler virksomheten har med andre forvaltningsorganer knyttet til felles forvaltning.

    Når er dette viktig?

    Det er viktig å begynne å gjøre organisatoriske avklaringer så tidlig som mulig i prosessen. Etter hvert blir det naturlig å gå mer i dybden.

    Hvordan?

    Arbeidet med organisatorisk samhandling er i stor grad rettet mot dokumentasjon av virksomhetsprosesser og identifisering av relevant informasjonsutveksling på tvers av virksomheter.

    Virksomhetsprosesser dokumenteres på avtalt måte og ved bruk av felles rammeverk og modelleringsteknikker. Denne type kartlegging inkluderer kartlegging av aktører og aktiviteter som inngår i prosessene, så vel som informasjon som utveksles mellom samhandlingspartene. Arbeidet innebærer også å dokumentere gjensidige forpliktelser knyttet til samhandling og å formalisere gjensidige avhengigheter knyttet til tjenester i form av intensjonsavtaler og tjenestenivåavtaler (Service Level Agreements, SLA).

    Semantisk samhandlingsevne

    Semantisk ikon - viser dokument

    Hva er det?

    Semantisk samhandling sikrer at formål og mening med data er bevart og forstått gjennom en utveksling. Dette innebærer felles begrepsdefinisjoner. Det er ønskelig å bruke samme terminologi og mening/semantikk for innhold av data/informasjon som utveksles. Semantisk samhandling har å gjøre med det semantiske innholdet i dataelementer, relasjonen mellom dem og formatet informasjonen utveksles på.

    Når er dette viktig?

    Det er viktig å jobbe med semantiske forhold så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

    Hvordan?

    Arbeidet med semantisk samhandling innebærer å etablere en strategi for informasjonshåndtering. Innhold knyttet til håndtering av metadata, masterdata og referansedata bør prioriteres. Disse er viktige for samhandling. Forskjellig bruk av terminologi, kultur og lover gjør det utfordrende å oppnå samhandling. Semantisk samhandling er likevel en forutsetning for å oppnå fri og sømløs utveksling av data.

    Teknisk samhandlingsevne

    teknisk ikon - viser arkivskap og myntstabel

    Hva er det?

    Teknisk samhandling sikrer at ulike systemer kan «snakke sammen». Dette krever teknisk standardisering, noe som i dag blant annet blir understøttet av forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning. Området dekker forhold knyttet til applikasjon, data, teknologi og sikkerhet.

    Når er dette viktig?

    Det er viktig å få oversikt over tekniske forhold så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

    Hvordan?

    I arbeidet med teknisk samhandling utarbeides spesifikasjoner for grensesnitt, kommunikasjonstjenester, dataintegrasjon, datapresentasjon og sikre kommunikasjonsprotokoller og annen informasjonssikkerhet.

    Mulige utfordringer til teknisk samhandling kan være knyttet til historiske applikasjoner og informasjonssystemer som ble bygget for å løse domenespesifikke og lokale problemer. I slike tilfeller kan IKT-løsninger være ressurskrevende å videreutvikle i et samhandlingsperspektiv.

    Kanaluavhengige tjenester produsert gjennom koordinering av tverrsektorielle tjenester, basert på kataloger over interne og eksterne informasjonskilder og tjenester

    Styring og forvaltning av sammenhengende tjenester

    Styring og forvaltning av sammenhengende offentlige tjenester er det femte området, og løper på tvers av de andre samhandlingsområdene. Med styring og forvaltning mener vi her oppfølging av rammeverk, organisatoriske strukturer, roller og ansvar, retningslinjer, avtaler og annet som bidrar til samhandling på nasjonalt nivå.

    Felles offentlige kataloger som Felles datakatalog og API-katalog og andre integrerte tjenester til forvaltningen er også del av dette området. I tillegg er informasjonssikkerhet og personvern viktige forutsetninger for å skape og opprettholde tillit til innbyggerne, næringslivet og resten av forvaltningen.

    Det er viktig å komme i gang med avklaringer rundt styring og forvaltning så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg vil det være nødvendig å gå mer i dybden etter hvert.

    Nasjonale offentlige tjenester er et resultat av felles arbeid fra den som etablerer tjenesten, og de som benytter den. Det må derfor opprettes styringsrutiner knyttet til kvalitet, pålitelighet, langsiktighet og endringsdyktighet når man etablerer samarbeid knyttet til sammenhengende offentlige tjenester.

    Viktige overordnede forhold knyttet til styring og forvaltning av samhandlingsarkitektur er:

    • Politisk forankring. Bistand fra politisk hold er nødvendig for å skape endringsvilje for samhandling mellom nasjonale aktører. Effektivt samarbeid krever at alle interessenter deler visjonen knyttet til samhandling, og er enige om de konkrete resultatene arbeidet skal resultere i. Samhandling i offentlig sektor forutsetter at det gis tilstrekkelig prioritet til arbeidet fra politisk hold og at nok ressurser frigis til de ulike initiativene.
    • Tilstrekkelig kompetanse. Manglende intern kompetanse kan være et hinder for arbeidet med samhandlingsløsninger. Arbeid med å utvikle egen evne innen området bør være del av hver sektor sin plan for kompetanseutvikling. Dette gjelder alle de ulike samhandlingsområdene (juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk samhandling).
    • Bærekraftige komponenter. Bruken av samhandlingskomponenter må være forutsigbar. For den enkelte komponentbruker er det viktig at komponenten er tilgjengelig for løsninger på lang sikt.
    • Samhandlingsavtaler. Offentlige etater som er involvert i bruk og/eller tilgjengeliggjøring av tjenester bør inngå formelle samhandlingsavtaler. På semantisk og teknisk nivå bør avtalene inneholde standarder og spesifikasjoner. På juridisk nivå bør det å inngå avtaler være obligatorisk. Samhandlingsavtaler gjelder spesielt i forhold til drift og forvalting (eks: Service Level Agreements, eskaleringsrutiner, supportrutiner).

    En samhandlingsmodell som denne (se figuren over) legger vekt at offentlige tjenester skal gjenbruke informasjon og tjenester som allerede eksisterer. Det vi vil illustrere gjennom en slik modell, er at brukere er brukere av sammenhengende tjenester.

    Brukerne av de offentlige tjenestene – innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner eller offentlige etater – er viktige premissgivere og deltakere. De forventer alle at offentlige tjenester fremstår sammenhengende, brukerorienterte, og at informasjon som det offentlige allerede har gjenbrukes.

    Offentlige tjenester bør derfor designes og tilbys integrerbare, slik at de kan skape sammenheng med andre tjenester. Når en tjenestekjede er sammensatt og skapt av flere offentlige virksomheter som har koordinert seg imellom, vil tjenestekjeden framstå som sammenhengende i møte med brukeren.

    Det som i figuren kalles interne informasjonskilder og -tjenester oppstår som et resultat av aktiviteter i egen offentlig virksomhet. Disse kan deles med andre offentlige virksomheter dersom virksomhetene er flinke til å koordinere seg.

    De eksterne informasjonskildene og -tjenestene som nevnes i figuren oppstår som resultat av aktiviteter i andre offentlige virksomheter. Disse kan deles med andre offentlige virksomheter. Disse kan deles dersom virksomhetene er flinke til å koordinere seg.

    Kataloger er ressurser som f.eks. tjenestekataloger, datakataloger, applikasjoner og datamodeller. Disse er til hjelp når løsninger som kan deles og gjenbrukes skal identifiseres.

    Informasjonssikkerhet kan legge begrensninger på deling av data og tjenester.

    Ønsker du mer veiledning?

    Rammeverket og metodikk for virksomhetsarkitektur

    Denne veiledningen tar ikke spesielle hensyn til hvilke arbeidsmetodikk du benytter i arbeidet med digitalisering, og er like relevant om du jobber etter Prosjektveiviseren eller ikke, eller om du jobber med tjenestedesign eller virksomhetsarkitektur. Men vi har laget en kort beskrivelse av i hvilke faser i TOGAF ADM det er spesielt viktig å arbeide med de ulike samhandlingslagene.

    Arkitekturprinsipper

    De overordnede arkitekturprinsippene for digitalisering av offentlig sektor er spesielt innrettet for å bidra til god samhandling og økt samhandlingsevne i og med offentlig sektor. Prinsippene er obligatoriske for staten og anbefalte for kommunesektoren. Prinsippene og anbefalingene understøtter alle samhandlingslagene i Rammeverk for digital samhandling.

    Hvordan lage sammenhengende tjenester

    Veilederen for hvordan lage sammenhengende tjenester beskriver de tre fasene starte sammen, forme sammen og levere sammen. Denne veiledningen er utarbeidet basert på erfaringer med de syv utvalgte livshendelsene i Digitaliseringsstrategien.

    Nasjonal verktøykasse for deling av data

    Datadeling gir bedre tjenester for alle, men det er mye å huske på både for deg som har data å dele, og deg som gjerne vil ha fatt i data fra andre. Her har vi samlet verktøy og ressurser som skal hjelpe deg gjennom stegene i prosessen.

    Informasjonsforvaltning

    Rammeverk for informasjonsforvaltning gir føringer, støtte og verktøy i arbeidet med orden i eget hus og etableringen av «kun én gang» som førende prinsipp. Det er en viktig del av arbeidet med deling og gjenbruk av data.

    Anbefalte modelleringsspråk

    Samhandling setter krav til at vi kommuniserer på en måte som gjør at vi forstår hverandre og kan gjenbruke arkitekturelementer. Viktige hjelpemidler er felles begrepsapparat, felles beskrivelse av informasjonselementer og felles modelleringsspråk knyttet til arkitektur.

    Det er anbefalt at arkitekturkomponenter som er viktige for samhandling, blir gjort tilgjengelig via et samhandlingsbibliotek, og at man benytter Archimate og BPMN som felles modelleringsspråk (notasjon).

    ArchiMate (architecture modeling language) er en de facto-standard for beskrivelse av arkitektur og representerer en visuell måte å beskrive arkitekturobjekter med relasjoner i form av modeller. Språket og modellene kan brukes for å kommunisere, designe og vurdere arkitektur.

    BPMN (Business Process Model and Notation) anbefales for prosessbeskrivelser.

    Europeiske verktøy

    På europeisk nivå har det blitt utviklet et rammeverk for samhandling, EIF, fra 2017, og en verktøykasse for arbeid med samhandlingsevne på tvers av landegrenser, EIF Toolbox, fra 2020.

    Hvorfor rammeverket ble til

    Norsk offentlig sektor har tradisjonelt tenkt og handlet som selvstendige enheter. Til tross for betydelige framskritt, møter det offentlige hindringer når det gjelder å utveksle informasjon og elektronisk samarbeid. Man møter blant annet på utfordringer knyttet til lovgivning, ulike arbeidsprosesser og teknologi.

    OECD rapporterte i 2017 at Norge er langt nede på lista når det gjelder digitalisering på tvers av sektorene og mellom kommune og stat. I 2018 sa Riksrevisjonen i en rapport om digitalisering i staten at forbedringspotensialet for å samhandle på tvers av sektorer og departementsområder er stort, og at statlige virksomheter i for liten grad gjenbruker informasjon.

    Å ha samhandlingsevne og det å få til samhandling er en forutsetning for å oppnå hovedprioriteringene i Digitaliseringsstrategien «Én digital offentlig sektor» (2019) og Digital agenda for Norge (Meld. St. 27, 2015-2016), som peker på at «effektiv digitalisering av offentlig sektor» er en viktig målsetning, og at stat, kommune og ulike sektorer bør dele og gjenbruke data og dessuten benytte fellesløsninger når de skal lage tjenester for å dekke ulike behov. Digitaliseringsstrategien fremhever (ev «Det fremheves også»..) at utviklingen av de offentlige tjenestene skal skje ut ifra brukerens perspektiv for å få til sammenhengende tjenester på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. At virksomhetene har evne til å samhandle er en forutsetning for å få til dette.

    På europeisk nivå har man jobbet fram et felles rammeverk for interoperabilitet, samhandlingsevne, på tvers av landegrenser som heter European Interoperability Framework (EIF). Det skal fremme samhandling mellom medlemsstater i EU og det enkelte land.

    Som følge av vedtatte politiske mål, og erkjennelsene som kom etter Digital Agenda i 2016 og OECD-rapporten i 2017, har Norge undertegnet Tallinn-erklæringen (6. oktober 2017) sammen med EU og andre EFTA-land. Erklæringen forplikter Norge til å implementere EIF gjennom egne nasjonale rammeverk. Første versjon av dette nasjonale rammeverket, et National Interoperability Framework (NIF), ble utarbeidet som et Skate-tiltak i 2018. Rammeverket har i dag navnet «Rammeverk for digital samhandling».

    Kontakt