Slik anvender du rammeverket for digital samhandling i praksis

En endring kan påvirke ulike aktører i samme økosystem på flere måter:

• Det kan komme av en endringsprosess internt i din virksomhet hvor dere oppdager et behov for å samarbeide med en eller flere eksterne aktører.
• Det kan komme av en endringsprosess utenfor din virksomhet, hvor dere blir kontaktet av en eller flere eksterne aktører som ønsker å samarbeide med din virksomhet.
• Det kan komme av et informasjonsbehov utenfra, hvor dere blir kontaktet av en eller flere eksterne aktører som ønsker å få innsikt i deres erfaringer fra tidligere/pågående digitaliseringsarbeid.

Vurdere om endringen krever digital samhandling på tvers

Dersom endringen finner sted internt i din virksomhet må du vurdere i hvilken grad den vil medføre av henholdsvis juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske konsekvenser for dine samarbeidspartnere.

Dersom endringen finner sted utenfor din virksomhet må du vurdere i hvilke grad den vil medføre av henholdsvis juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske konsekvenser for din virksomhet.

For å kunne gjennomføre disse vurderingene, må du først få innsikt i det økosystemet som din virksomhet og dine aktuelle samarbeidspartnere er en del av:

• Du må skaffe deg en oversikt over aktuelle samarbeidspartnere som din virksomhet samhandler med på henholdsvis juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk nivå.
• Du må skaffe deg en oversikt over data som din virksomhet mottar fra og/eller deler med aktuelle samarbeidspartnere.
• Du må få innsikt i hvordan din virksomhet deler data, hvor ofte du deler data, og i hvilket omfang og kompleksitet denne datadelingen skjer i, overfor dine aktuelle samarbeidspartnere.
• Du må få innsikt i din virksomhet sine interne data, prosesser, tekniske løsninger og regelverk. Manglende intern kompetanse kan være et hinder for arbeidet med samhandlingsløsninger. Arbeid med å utvikle egen evne innen området bør være en del av hver sektor sin plan for kompetanseutvikling. Dette gjelder alle de ulike samhandlingsområdene (juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk samhandling).
• Du må få innsikt i eksisterende avtaler og kontrakter mellom din virksomhet og aktuelle samarbeidspartnere. Offentlige etater som er involvert i bruk og/eller tilgjengeliggjøring av tjenester bør inngå formelle samhandlingsavtaler. På semantisk og teknisk nivå bør avtalene inneholde standarder og spesifikasjoner. På juridisk nivå bør det å inngå avtaler være obligatorisk. Samhandlingsavtaler er særlig viktig for drift og forvaltning (eks: Service Level Agreements, eskaleringsrutiner, supportrutiner).

Selve gjennomføringen av vurderingene kan gjøres ved hjelp av Kart for tjenestekjeder. Dette verktøyet tar utgangspunkt i hvordan ting bør se ut etter at endringen er funnet sted og bruke det for å identifisere eventuelle juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske hindringer.

Dette arbeidet må utføres i fellesskap mellom din virksomhet og dine samarbeidspartnere:

• Fokuser på de områdene hvor virksomhetene møter hverandre gjennom deling- og utveksling av informasjon. Unngå å bruke tid på å kartlegge prosesser hos den enkelte virksomhet.
• Fokuser på den overordnede brukerreisen slik at virksomhetene kan få en bedre forståelse av den planlagte endringen.

Kartlegge tverrgående behov, utfordringer og muligheter knyttet til endringen

"Kart for tjenestekjeder" gir både din virksomhet og dine samarbeidspartnere mulighet til å få et overblikk over mulige behov, utfordringer, begrensninger og muligheter knyttet til samhandlingen mellom din virksomhet og dine samarbeidspartnere for å realisere den planlagte endringen.

Det vil være behov for å detaljkartlegge eventuelle tverrgående juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske behov, utfordringer, begrensninger og muligheter, som måtte komme av endringsprosessen. Her kan det være lurt å ta i bruk en metode, som for eksempel "Opportunity Solution Tree" eller lignende. Fokuset her er å komme frem til hva de ulike aktørene egentlig ønsker å oppnå av resultater, hvordan de kan nå sine mål, og hvilke tiltak som kan hjelpe dem på veien.

Verifisere og forankre effekter og gevinster på tvers

De funnene din virksomhet og dine samarbeidspartnere har identifisert bør diskuteres med og eventuelt kvalitetssikres av en tredjepart. Vi anbefaler at denne dialogen gjøres fortløpende og etter behov under hele vurderingsprosessen.

Denne tredjeparten kan være en eller flere av følgende instanser, avhengig av tema og kompleksitet:

• Etablerte fora hos den enkelte virksomhet
• Etablerte fora i regi av KS
• Departementene
• Nasjonalt veikart
• Arkitektur- og standardiseringsrådet (ASR)
• Digitaliseringsrådet
• Skate

Utfallet fra dialog med tredjepart kan kan skape behov for å ta et steg tilbake for ytterligere kartlegging av behov, utfordringer og muligheter. Bistand fra politisk hold er nødvendig for å skape vilje for samhandling mellom nasjonale aktører. Effektivt samarbeid krever at alle interessenter deler visjonen knyttet til samhandling, og er enige om konkrete resultater for arbeidet. Samhandling i offentlig sektor forutsetter at det gis tilstrekkelig prioritet til arbeidet fra politisk hold og at nok ressurser frigis til de ulike initiativene.

Utarbeide kunnskapsgrunnlag i samråd med aktuelle samarbeidspartnere

Alt som din virksomhet og dine samarbeidspartnere oppdager av funn og identifiserer av mulige tiltak som bør iverksettes skal dokumenteres på en forståelig og strukturert måte. Vi kaller dette et kunnskapsgrunnlag og det må forfattes i fellesskap.

Kunnskapsgrunnlaget må fortelle hva denne endringen består i, hvilke effekter den gir og hva som kreves av henholdsvis din virksomhet og dine samarbeidspartnere for å imøtekomme den. Dere må være oppmerksom på at det kan være behov for å ta et steg tilbake for ytterligere forankring.

Kunnskapsgrunnlaget kan i noen tilfeller adressere tiltak som bør løses en gang og i fellesskap på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. I så tilfelle vil dette arbeidet kvalifisere seg til å bli et viktig bidrag inn mot det nasjonale veikartet.