Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom)- Digital transformasjon og organisasjonsutvikling

For å lykkes er det avgjørende at ledelsen er tydelig på at endring er nødvendig og hvorfor. Det vil bidra til å skape felles forståelse for endringsbehovet. Uten en felles oppfatning av det risikerer dere at prosessene trekker i ulike retninger og at det blir motvilje hos de ansatte.

Vi anbefaler dere å:

• være tydelig på hvorfor dere må endre dagens situasjon. Ta utgangspunkt i nåsituasjonen og framtidige behov.
• understreke at målet med endringen er å utvikle en organisasjon som evner å tilpasse seg nye samfunnstrender, regler og teknologiske muligheter. Det gjør at alle ansatte er bevisste på, og åpne for, at deres rolle og bidrag kan utvikle seg i takt med virksomhetens behov.
• framheve at ledelsen, for å kunne fatte gode beslutninger, trenger medvirkning og gode prosesser, for eksempel gjennom partssamarbeid, i utredningen av mulige endringer.
• sikre felles forståelse i ledergruppen av hva digital transformasjon innebærer for dere. Bruk gjerne fagseminarer i samarbeid med tillitsvalgte som virkemiddel. Da kan dere bedre forstå hvordan digitale teknologier kan endre oppgaver, tjenester og organisering. Bruk, om nødvendig, eksterne kompetansepersoner.

Behovene og endringene dere står overfor, vil påvirke hvilke roller og arbeidsoppgaver dere skal ha for å oppfylle samfunnsoppdraget.

Vi anbefaler dere å:

• beskrive tydelig Nkoms ulike roller som for eksempel regelverksutvikler, tilsyn, veileder, faglig rådgiver osv.
• bruke kompetansen til de ansatte i den beskrivelsen. Det gir bedre innsikt, bredere beslutningsgrunnlag, styrket forankring og gjør organisasjonen bedre rustet til å møte Nkom sine framtidige behov.
• involvere hele organisasjonen. Bruk gjerne partsamarbeidet til å diskutere oppgaveløsning.
• beskrive hva Nkom skal være for hvem og hva dere ikke skal være. Hvilke tradisjonelle oppgaver blir borte, hva skal dere gjøre mindre av, hvilke nye oppgaver kan dere få og hvilke oppgaver kan eventuelt gjøres av andre?

Nkom har en viktig posisjon i det nasjonale sikkerhets- og beredskapsarbeidet hvor også andre aktører har viktige roller. Dere er en del av et økosystem, og det er avgjørende å kjenne egne roller for å styrke samarbeidet og se framtidens oppgaver i et helhetlig perspektiv. Norge må møte nye trusler og sikre en robust og trygg digital infrastruktur. Hvordan aktørene i økosystemet i fellesskap bruker kompetansen og ressursene blir avgjørende for å stå best mulig rustet til å møte utfordringene.

Vi anbefaler dere å:

• sammen med de andre aktørene, få på plass en beskrivelse av alles roller (aktørkart). Dersom det viser seg at det er behov for å endre egne roller, bør det tas opp med departementet.
• analysere langsiktige trender og utforske framtidige behov. Gjør det jevnlig og i samarbeid med aktørene i økosystemet. Bruk for eksempel Strategisk fremsyn som kan hjelpe dere å navigere i usikkerheter og identifisere muligheter som gir bedre beslutninger.

For å lykkes med de endringene dere skal igjennom, er det viktig å bygge en kultur preget av involvering og tillit. Når ansatte opplever at deres kunnskap og perspektiver verdsettes, øker både motivasjonen og kvaliteten på beslutninger. En slik kultur legger også grunnlaget for effektivt samarbeid, deling av informasjon og vilje til å prøve nye måter å løse oppgaver på, samtidig som man lærer av erfaringer.

Vi anbefaler dere å:

• stimulere hele organisasjonen til å komme med forslag til forbedringer og nye løsninger. Ha strukturer som kan ta imot forslag og prosessere dette videre. Det gir den enkelte ansatte mulighet til å påvirke endringsprosessen.
• lage en kommunikasjonsplan som sikrer kontinuitet ut mot de ansatte og som er tilpasset de ulike målgruppene, for eksempel ansatte i ulik alder. Bruk hele ledergruppen til å kommunisere både for å avlaste direktøren og for å vise at dere er et lag som står sammen om det organisasjonen skal igjennom.
• skape en kultur som gir lederne trygghet i krevende beslutninger. Utvikle deres evne til å balansere integritet og lojalitet og forbered dem på å håndtere ulike situasjoner.
• ha korte, jevnlige målinger av hvordan de ansatte opplever arbeidsmiljø, endringstempo, engasjement eller framdrift. Det gir begge parter en indikator på hvordan endringene oppleves og fungerer og gjør det mulig å justere arbeidet.
• få på plass et beslutningshierarki som er tydelig på hvilke beslutninger som tas på hvilke nivå. Vær tydelig på hvilke personer som har beslutningsrett. Det gir klarhet i hvordan avgjørelser tas, delegerer ansvar og gir forutsigbarhet for de ansatte i en organisasjon i endring.

Dere har fått nye oppgaver uten tilsvarende nye ressurser. Vi opplever at Nkom er bevisste på at utfasing av tradisjonelle oppgaver og tilførsel av nye, krever at organisasjonen må dreie sin kompetanse. Dere må gi de ansatte mulighet til å bruke sin kompetanse på nye måter. Samtidig må dere være bevisste på hva slags kompetanse dere rekrutterer og kjøper. Riktig kompetanse og god kultur er viktige forutsetninger for å få gjennomført endringene som dere står overfor.

Vi anbefaler dere å:

• sørge for at det er en sammenheng mellom samfunnsoppdrag, strategiske ambisjoner, tildelingsbrev, verdier og kompetanseutviklingsplanen for hver enkelt ansatt. Det sikrer at læring blir en kontinuerlig og felles prosess som henger sammen med Nkom sitt endringsbehov.
• formidle til organisasjonen at kompetanseutvikling bygger på et delt ansvar, hvor Nkom tilrettelegger og hver medarbeider har et selvstendig ansvar for å utvikle seg og bidra til å styrke organisasjonens samlede kompetanse.
• finne endringsagenter som støtter og driver endringsprosesser gjennom engasjement, motivasjon og veiledning. Koble disse tett på ledergruppen og innhent den kompetansen dere trenger.

For å lykkes blir det avgjørende å se alle tiltakene dere er i gang med, i sammenheng og legge en tydelig, strategisk retning. Samtidig er det viktig å bevare endringskapasitet og endringsvilje, gjennom å gjøre prosessen håndterbar for alle involverte.

Vi anbefaler dere å:

• starte med et avgrenset område der dere sammen tester og videreutvikler løsninger i praksis.
• styre endringene gjennom åpne prioriteringskriterier, porteføljestyring og målinger underveis.
• kommunisere ofte hvor dere står både i forhold til gevinster og læringspunkt. De ansatte vil se at innsatsen gir resultater og at Nkom bygger en læringskultur hvor feil brukes som læring i stedet for å bli skjult.