Artsdatabanken skal være en nasjonal kunnskapsbank om naturmangfold. Den viktigste oppgaven er å forsyne samfunnet med oppdatert og lett tilgjengelig kunnskap om naturtyper, arter og populasjoner (genetisk variasjon). De skal nå lage ny virksomhetsstrategi og ønsket dialog om hvordan de kan gå fram for å identifisere de viktigste veivalgene og risikoene.
Samfunnsoppdraget til Artsdatabanken er å være en nasjonal kunnskapsbank om naturmangfold i Norge. Artsdatabankenviktigste oppgave er å forsyne samfunnet med oppdatert og lett tilgjengelig kunnskap om naturtyper, arter og populasjoner (genetisk variasjon). Artsdatabanken skal ha en fri og uavhengig stilling i alle faglige spørsmål.
Gjennom innhenting, systematisering og formidling av kunnskap skal de bygge bro mellom vitenskap og samfunn.
Artsdatabanken er i starten av en strategiprosess hvor de skal finne retning og overordnede prioriteringer for de kommende årene. Ny direktør tiltrådte i august i år. Artsdatabanken vil bruke anbefalingsbrevet fra Digitaliseringsrådet som en del av innsiktsfasen i sin strategiprosess.
Om problemstillingene fra Artsdatabanken
Artsdatabanken ønsket å diskutere hvordan de kan gå fram for å identifisere de viktigste veivalgene og risikoene, for deretter å kunne gjøre videre prioriteringer basert på dette.
Underspørsmål:
- Hvordan sikre at løsningene vi drifter og utvikler, kan tilpasses fremtidige behov f.eks.
med tanke på nye datatyper, KI-prosesserte data, standarder og skalerbarhet? - Hvilke interne prosesser bør vi ha for å kunne identifisere og gjennomføre gode,
overordnede strategiske og tekniske veivalg?
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet:
Dere ønsker at en ny virksomhetsstrategi skal sette dere i stand til å ta i bruk ny teknologi og gjøre dere enda bedre. Virksomhetsstrategien skal bli det verktøyet dere bruker i hverdagen til å ta valg. Vi mener det er en god og riktig ambisjon.
Vi anbefaler at dere kun utvikler én strategi. Dere trenger ikke en egen digitaliserings- eller IT-strategi. Viktige valg knyttet til digitalisering og IT hører hjemme i virksomhetsstrategien.
Vi anbefaler dere å:
- lage en virksomhetsstrategi som fungerer til å foreta gode valg for IT og for alle andre
relevante områder som strategien omhandler. - lage operative handlingsplaner for nødvendige IT-tiltak, dersom det blir behov for det.
Revider handlingsplanene underveis etter hvert som dere går framover og lærer.
En virksomhetsstrategi er en framgangsmåte for å nå virksomhetens overordnede mål. Den viser veivalg dere må ta for å nå målene. En godt gjennomtenkt strategiprosess gir en robust organisasjon og styrker gjennomføringsevnen for strategien.
Avklar hvordan dere ønsker at ansatte og samarbeidspartnere skal forstå og bruke strategien. Det legger føringer for selve strategiutviklingen.
Dere er opptatt av at strategien skal romme fleksibilitet. Framover kan det være behov for at dere raskt må endreprioriteringer. Bruk derfor strategiprosessen for å skape en kultur for kontinuerlig endring. Skap en felles forståelse av endringsbehovet.
Vi anbefaler dere å:
- involvere ansatte, tillitsvalgte og eksterne aktører som for eksempel forvaltningsbrukergruppen.
- beskrive 0-alternativet. Hvilke konsekvenser vil det få om dere fortsetter som nå?
- hente inspirasjon fra andre strategier og strategiarbeid. I møtet ble det vist til Domstoladministrasjonens strategi og Brønnøysundregistrene. Dere kan også hente inspirasjon på DFØ sine nettsider om virksomhetsstrategi i staten.
- avklare hvordan dere ønsker å kommunisere strategien. Bruk gjerne visuelle virkemidler.
Dere har mange brukergrupper, og forventningene til dere er store. Per i dag har dere tjenester rettet mot alle. Dere vurderer om dere skal spisse innsatsen mot noen grupper. Når dere snakker om prioritering, opplever vi at dere tar utgangspunkt i datakonsumentene. De kan være forvaltningen, forskerne, media eller innbyggerne. Det er ikke helt tydelig hvem de ulike tjenestene er rettet mot og hvordan gruppene kan ta i bruk og benytte dataene dere tilbyr, i sine tjenester.
Dere bør tydeliggjøre hvordan disse gruppene kan ta i bruk data. Jobb dere bakover i hele verdikjeden fra datakonsum, kvalitetssikring og til innsamling/produksjon.
Vi anbefaler dere å:
- gjøre en grundig aktørkartlegging der hensikten både er konsolidering og samarbeidsmuligheter. Ta utgangspunkt i ulike grupper av datakonsumenter:
- Hvem er aktørene/brukerne i kjeden både fra et faglig og digitalt ståsted?
- Passer produktene deres til brukerbehovene?
- Hvem har infrastruktur dere kan ta i bruk eller som dere må tilpasse dere til?
- legge til grunn et «utenfra og inn»-blikk. Hva vil påvirke og utfordre dere mest de neste fem årene? Hvilke veivalg står dere foran? Det finnes strukturerte metoder som hjelper dere å forstå framtiden. En av dem er strategisk fremsyn.
- teste (for eksempel i en pilot) om veivalgene dekker aktuelle brukerbehov. Gjør testingenunderveis i prosessen.
I gjennomføringen av strategien anbefaler vi dere å ha et bevisst forhold til nyttestyring og gevinstrealisering ved å opprette egne roller som har ansvar for å tenke nytt og finne nye gevinster framover
Dere har en uavhengig rolle. Dere lever av at brukerne har tillit til data som dere leverer. Departementet har vært opptatt av å holde armlengdes avstand.
Samtidig er dialogen med departementet viktig. Det er de som har ansvaret for eventuelt lovverk og finansiering. Vi har erfart at andre uavhengige organer i Norge har god og tett dialog med sine departement, slik at de deler situasjonsforståelse om rammebetingelsene. Spesielt vil dere trenge felles forståelse om videre finansiering. Finansiering handler både om ressurser tilutvikling, drift og videreutvikling.
Vi anbefaler dere å:
- etablere en løpende og god dialog med departementet om rammebetingelsene til Artsdatabankens porteføljer.
Styret skal vedta den nye strategien. Det krever at dere har et tett samarbeid med styret hele veien. Sørg for at styret får strategiske alternativ til diskusjon. Det krever gode forberedelser hos dere.
Vi anbefaler dere å:
- være tydelig på hvilke valg styret må ta. Legg fram flere alternativ for styret.
Dere blir utfordret av en voksende og kompleks infrastruktur, der de fleste løsningene er utviklet i siloer. Dere har startet et ryddearbeid blant annet ved å knytte til dere til felles skyinfrastruktur innenfor miljøsektoren. Det er bra. Vi mener at dere kan oppnå stor verdi ved å bruke en ekstern aktør til å gå gjennom IT-porteføljen deres. Hva koster det å forvalte og videreutvikle de ulike løsningene? Hvor kan dere ha interne driftsfordeler ved å tenke konsolidering og gjenbruk? Med den innsikten vil det bli enklere for dere å gjøre gode prioriteringer.
I en slik gjennomgang bør dere også se hen til andre fellesløsninger enn de dere har etablert i egen sektor. Eksisterer det fellesløsninger for behov dere har? Det kan redusere forvaltningskostnadene deres.
Vi har nå begynt å snakke om kontinuerlig avvikling som like relevant som kontinuerlig utvikling.
Det krever en modularisert IT-portefølje.
Vi anbefaler dere å:
- gjøre en ekstern gjennomgang av IT-porteføljen.
Dere har allerede startet samarbeid innenfor miljøsektoren om skyinfrastruktur, og vi forsto at dere samarbeidetmed deres søsterorganisasjoner i Sverige og Danmark om infrastruktur. Framover vil vi ha et økonomisk press til å ta i bruk fellesløsninger eller gå i tett samarbeid med andre om utvikling av nye tjenester. Det er mange stordriftsfordeler i å løse behov sammen med andre.
I Digitaliseringsrådet har vi hatt besøk av flere sektorvise datasamarbeid, som datasamarbeid i samferdselssektoren og datasamarbeid innenfor kunnskapssektoren. Dere kan hente både erfaringer, kunnskap om bruk av fellesløsninger og eventuelt gjenbruke infrastruktur utviklet i desamarbeidene. Hvordan kan dere, innenfor egen sektor og i samarbeid med private aktører,tenke mer helhetlig på dataforvaltning og videreformidling (se anbefaling 3)?
Vi anbefaler dere å:
- i størst mulig grad løse tekniske behov i samarbeid med andre.
- lære av andre sektorvise datasamarbeid.