Innhold og sammendrag av anbefaling for produktorganisering
Anbefalingen er ikke en detaljert oppskrift, men inneholder konkrete aksjonspunkter som kan benyttes til å vurdere egen situasjon, komme i gang og prioritere neste steg.
Vi vil rette en stor takk til virksomhetene og miljøene som har deltatt i arbeidsgruppen og bidratt til å utforme denne anbefalingen! Disse inkluderer:
Departementenes digitaliseringsorganisasjon, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), Helse Vest IKT, KS Digital, NAV, Oslo kommune, Politiet, Skatteetaten, Statens vegvesen og Universitetet i Bergen.
Konsulenthusene A-2, Abilator, Agenda Kaupang, BearingPoint, Bouvet, Glasspaper, Holte Academy, Metier og Sopra Steria.
Forskningsmiljøene ved Samfunns- og næringslivsforskning (Handelshøyskolen), SimulaMet / OsloMet og Institutt for Informatikk ved Universitetet i Oslo.
Vi takker også for materiell og erfaringsgrunnlag som er delt og brukt i arbeidet, blant annet fra A-2, Abilator, Agenda Kaupang, BearingPoint, Bouvet, DFØ, KS Digital, NAV, Politiet, Skatteetaten, Sopra Steria, Statens vegvesen og Universitetet i Bergen.
Sammendrag av anbefalingen
Denne anbefalingen gir et felles utgangspunkt for hvordan offentlige virksomheter kan lykkes bedre med utvikling, forvaltning og forbedring av tjenester. Produktorganisering, som omhandler hvordan vi organiserer en virksomhet for å kunne jobbe med kontinuerlig utvikling av et produkt som en løsning på et gitt problem, løftes fram som et viktig virkemiddel, men ikke som et mål i seg selv. Hovedpoenget er å styrke evnen til å skape bruker- og samfunnsverdi over tid, gjennom helhetlig ansvar, kontinuerlig læring og løpende prioriteringer. Omfanget av og formen på produktorganisering må blant annet tilpasses virksomhetens egenart, størrelse og anledning til å jobbe smidig.
Anbefalingen er først og fremst skrevet for virksomhetsnivået
Denne anbefalingen henvender seg til alle som vil forstå produktorganisering i norsk offentlig sektor, inkludert de som jobber i eller tett på produktteam. Likevel er den særlig rettet mot virksomhetsledelse og nøkkelpersoner som skal vurdere om, hvor og i hvilken grad dere bør skalere produktorganisering – og hva som må endres i styring, organisering, kultur og arbeidsform for å lykkes. Bakgrunn for dette er et avdekket behov for veiledning som er tilpasset norske offentlige rammer, særlig når det gjelder hvordan virksomhetsledelsen kan styre helheten når produktorganisering / produktteam legges til.
Anbefalingen peker også på hva som kjennetegner god praksis i produktteam, og viser videre til etablerte rammeverk og metoder for mer detaljert veiledning.
Anbefalingen beskriver hvorfor det kan være aktuelt å vurdere en mer produktorientert tilnærming
Flere virksomheter kjenner igjen utfordringer, som eksempelvis lang vei fra behov til endring, løsninger som “stivner” etter prosjekt, tjenester som treffer brukerbehov for dårlig, overlappende initiativ uten gjenbruk av fellesløsninger, og utvikling med mange avbrudd og uklar prioritering. En mer produktorientert tilnærming kan bidra til kortere vei fra innsikt til forbedring, og gjøre det lettere å styre etter nytte og læring innenfor offentlige rammer.
Anbefalingen belyser når henholdsvis linjeorganisering (tradisjonell avdelingsstruktur etter funksjoner), produktorganisering og prosjekt er den mest hensiktsmessige styrings- og leveranseformen, og hvordan disse kan kombineres. Herunder eksempelvis hvilke oppgaver som bør ligge i linjen, og hvilke som bør samles i tverrfaglige produktteam, samt overganger fra prosjekt til varig produktansvar.
Anbefalingen tar utgangspunkt i at de fleste offentlige virksomheter er hybride
De aller fleste virksomheter vil ha linjeorganisering, tidsavgrensede prosjekter og programmer, og etter hvert også produktområder med produktteam. Ledelsen må besørge struktur som gjør det mulig å se helheten på tvers av linje, prosjekter og produktorganisering, for å kunne prioritere løpende.
Hver virksomhet oppfordres til å bruke anbefalingen som et utgangspunkt for dialog, tilpasning og gradvis utvikling – ikke som en fasit som skal følges slavisk. Anbefalingen bør også forstås som en første versjon (MVP), som vil justeres og videreutvikles etter hvert som flere tar den i bruk og deler erfaringer.
Anbefalingen utdyper fire overordnede hoveddtemaer som er sentrale for å lykkes med produktorganisering
Organisering og struktur
Hvordan utvikling og drift av produkter utføres av tverrfaglige, stabile og autonome produktteam, og hvordan flere slike team med beslektede produkter kan grupperes i produktområder (gjerne med felles støttefunksjoner). Produktorganisering skal legge grunnlag for helhetlige tjenester, med bakgrunn i sammenhengen fra brukerbehov til levert verdi, der linjeorganisering og produktorganisering må fungere sammen.
Styring og ledelse
Hvordan virksomheten kobler strategiske mål til produktområder og produktteam, og hvordan ledelse og styring innrettes for å støtte kontinuerlig læring og verdiskaping. Det handler om å styre etter nytte og effekt fremfor milepæler, praktisere «tight–loose–tight»-ledelse, og gjøre roller, beslutningsmyndighet og risikotoleranse tydelige (blant annet gjennom gode produktmandater og tydelig endringsledelse).
Kompetanse og kultur
Hvordan bygge tverrfaglighet, produktledelse, læringskultur og psykologisk trygghet, samt kombinere faglig fordypning med arbeid i tverrfaglige produktteam.
Arbeidsformer og prosesser
Hvordan jobbe iterativt og hypotesebasert, ta i bruk første akseptable løsning (MVP), hente inn løpende brukerinnsikt, prioritere i produktkø (backlog), og sikre synlighet, flyt og kontinuerlig forbedring.
Produktsirkel med aksjonspunkter
For å gjøre anbefalingen lettere å ta i bruk inneholder anbefalingen en produktsirkel med aksjonsspunkter det anbefales å ta stilling til i fem ulike steg, i oppstart eller videreutvikling av produktorganisering.
Steg 1: Forstå utgangspunktet
Steg 2: Prioriter ett eller få testområder
Steg 3: Sett smidig praksis i system i testområdet
Steg 4: Skaler gradvis
Steg 5: Optimalisere og videreutvikle