Formål og bruk av anbefalingen

Dette får dere hjelp til i anbefalingen:

Anbefalingen er ikke en detaljert oppskrift, men gir et praktisk utgangspunkt for:

• Å vurdere egen situasjon og finne ut av “neste steg”.
• Konkrete aksjonspunkter dere kan bruke for å forbedre organisering, styring, kompetanse, kultur og arbeidsformer.
• Å koble strategi, styring og finansiering tettere til brukerbehov og ønsket effekt.
• Å organisere produktområder og produktteam over tid.
• Hva produktorganisering kan bety i en offentlig kontekst.
• Et felles begrepsapparat som kan brukes i styring, dialog og samarbeid.
• Eksempler på relevante praksiser, modeller og verktøy.

Målet med produktorganisering og anbefalingen

Flere og flere virksomheter får øynene opp for produktorganisering. Noen har kommet langt på vei med denne måten å organisere seg på, mens andre står helt i startgropa og lurer på om det kan være aktuelt for egen virksomhet.

Produktorganisering er ikke et mål i seg selv, men et mulig virkemiddel for å styrke evnen til å skape og forvalte bruker- og samfunnsnytte over tid. Målet er bedre helhet, mer læring og mer treffsikre forbedringer – uavhengig av om dere organiserer arbeidet som produkt, prosjekt, linje / portefølje eller en kombinasjon.

Slik kan dere bruke anbefalingen i praksis:

1. Avklar hvorfor dere vurderer produktorganisering: Hva vil dere oppnå?
2. Vurder modenheten deres og hvor dere skal starte (se forslag under).
3. Plukk ut aksjonspunkter som passer behov, risiko og kapasitet – og gjør dem om til beslutninger og tiltak.
4. Følg opp med få, tydelige mål og data (søkelys på nytte / gevinst / verdi), og juster underveis.

Hvor i produktsirkelen skal dere starte?

Produktorganisering er et komplekst tema. For å gjøre anbefalingen enklere å ta i bruk har vi laget en produktsirkel, med sentrale steg og aksjonspunkter i produktorganisering.

I produktsirkelen er aksjonspunktene sortert etter prosess (stegene). De samme aksjonspunktene finnes i temaene. Produktsirkelen sorterer altså aksjonspunkter etter hva som er virksomhetens utgangspunkt, mens de i "sentrale temaer for produktorganisering" sorteres ut fra fagtemaer.

Velg det steget i produktsirkelen som best beskriver situasjonen deres i dag. Bruk aksjonspunktene i det steget som en start, og gå videre når dere har lært og justert.

• Steg 1: Forstå utgangspunktet: Dere mangler felles oversikt over mål, tjenester / systemer og flaskehalser.
• Steg 2: Prioriter ett eller få testområder: Dere tester produktorientert styring og ansvar i en pilot.
• Steg 3: Sett smidig praksis i system i testområdet: Pilot(er) er i gang, og dere trenger å få smidige arbeidsformer "inn under huden".
• Steg 4: Skaler gradvis - flere team/områder: Dere standardiserer styring og samspill.
• Steg 5: Optimalisere og videreutvikle: Dere jobber produktorientert i stor grad, og forbedrer kvalitet, læring og kultur på tvers.

Uansett hvor "moden" en er, kan det være behov for å gå tilbake til steg 1, for eksempel ved avvikling av produkter eller om utgangspunkt har endret seg slik at det igjen er behov for oversikt. Les mer om dette i produktsirkelen.

Se gjerne også spørsmålene en kan stille seg for å vurdere hvor smidig en er, og dermed hvor godt grunnlag en har for å jobbe smidig i Prosjektveiviseren. Spørsmålene en kan stille seg for å vurdere anledning til å jobbe smidig egner seg like godt for produkteam (bare bytt ut prosjekt med produktteam når du leser denne nettsiden): Hvor smidige er vi?

Hvem er anbefalingen skrevet for?

Denne anbefalingen henvender seg til alle som vil forstå produktorganisering i norsk offentlig sektor, inkludert de som jobber i eller tett på produktteam. Likevel er den særlig rettet mot virksomhetsledelse og nøkkelpersoner som skal vurdere om, hvor og i hvilken grad dere bør skalere produktorganisering – og hva som må endres i styring, organisering og arbeidsform for å lykkes. Bakgrunn for dette er et avdekket behov for veiledning som er tilpasset norske offentlige rammer, særlig når det gjelder hvordan virksomhetsledelsen kan styre helheten når produktorganisering / produktteam etableres til.

Anbefalingen peker også på hva som kjennetegner god praksis i produktteam, og viser videre til etablerte rammeverk og metoder for mer detaljert veiledning.

I anbefalingen er rådene samlet i fire temaer:

• Organisering og struktur: Hvordan etablere stabile, tverrfaglige team og tydelige produktområder.
• Styring og ledelse: Hvordan koble virksomhetsmål til teamenes prioriteringer og oppfølging.
• Kompetanse og kultur: Hvordan bygge læringskultur, trygghet og nødvendig kompetanse over tid.
• Arbeidsformer og prosesser: Hvordan jobbe smidig med flyt, brukerinnsikt og kontinuerlig forbedring.

"Organisering og struktur" og "styring og ledelse" retter seg først og fremst mot virksomhetsnivå; hvordan styre, prioritere og lede mer produktorientert. "Kompetanse og kultur" omhandler både virksomhets- og teamnivå, mens "arbeidsformer og prosesser" hovedsaklig retter seg mot praksiser i team.

Anbefalingen må tilpasses den enkelte virksomhets egenart

Det er store variasjoner i hvor godt produktorganisering av organisasjonen egner seg for ulike virksomheter. For eksempel vil en liten kommune med begrensede ressurser kunne ha utfordringer med å bemanne hele produktteam, med all kompetanse som er nødvendig for å få slike team til å fungere. Interkommunalt samarbeid, fellesløsninger og delte produktteam på tvers av kommuner kan da være en hensiktsmessig måte å få nok kapasitet og tverrfaglighet på.

Likevel kan det også være aktuelt å produktorganisere samarbeid på tvers av eksempelvis store statlige aktører, selv om disse fint er i stand til å bemanne egne produktteam, der hvor flere virksomheter bør både utvikle og drifte tjenester sammen.

Produktorganisering innenfor offentlige rammebetingelser

Virksomheter i offentlig sektor eksisterer innenfor noen andre rammebetingelser enn virksomheter i privat og frivillig sektor. Offentlige virksomheter leverer myndighetsutøvelse og rettighetsbaserte tjenester innenfor gjeldende politiske føringer og regelverk. Tjenesteutviklingen har sterke avhengigheter til demokratiske prosesser og endringer i politikk, som påvirker hva virksomheten har ansvar for og hvilke problemer som skal løses. Produktorganisering i offentlige virksomheter vil derfor kunne se annerledes ut enn i private virksomheter.