Fase 2: Forme sammen

Få innsikt i problem, behov og mulige konsepter.

Beskrivelse av hva som inngår i fase 2 Forme sammen i Sammenhengende tjenester

Når dere samarbeider om å lage sammenhengende tjenester, må dere sette felles mål for samarbeidet. Brukerreisen, basert på brukernes egne opplevelser og erfaringer, er sentral for valg av konsept.

I denne fasen skal dere besvare utredningsinstruksens 6 grunnleggende spørsmål. I Prosjektveiviseren omtales dette som konseptfasen.

Det er viktig å teste brukerreisen med dem som er brukere av den aktuelle tjenesten.

De involverte virksomhetene må diskutere og avklare mulige modeller for samarbeid.

Aktivitetsliste for fasen Forme sammen

  • sette felles mål og visjoner for samarbeidet
  • utvikle en brukerreise basert på brukernes egne opplevelser og erfaringer
  • kartlegge hvordan brukerreisen treffer virksomhetene som samarbeider
  • avklare hvilke data som er nødvendig å dele for å lage de gode, brukerrettede løsningene 
  • kartlegge hindringer for deling og bruk av data, herunder juridiske avklaring
  • kartlegge eventuelt øvrige juridiske forhold eller andre hindringer
  • utarbeide ulike konseptforslag

Temaene brukerperspektiv, samarbeid, forankring og styring finner du omtalt i alle de tre fasene for sammenhengende tjenester.

Brukerperspektiv – fang opplevelsen til brukerne

Hva har dere av data og informasjon om situasjonen dere skal belyse? Hensikten er å få tak i opplevelsen av situasjonen brukerne befinner seg i. Dette gjøres gjennom intervjuer, observasjoner og analyse av innhentede data. Eksisterende innsikt suppleres fra dem som arbeider med de nåværende tjenestene, i aktuelle virksomheter og organisasjoner.

Dere bruker innsikten til å utvikle og berike brukeropplevelsen og får forståelse for hvilke problemer brukerne støter på. Er det problemstillinger som skiller seg ut?

Teste brukeropplevelsene i flere omganger og synliggjør hvordan det påvirker virksomhetene som samarbeider.  

  • Kan brukerreisen forenkles?
  • Er det behov for å samarbeide med flere aktører for å forbedre brukerreisen?
  • Utfordrer konseptene etablert eierskap, forretningsmodeller, herunder drifts- og forvaltningsmodeller?
  • Endrer noen av konseptene oppgavefordeling og ansvarsområder i virksomhetene, som tilgjengelig kompetanse eller måten tjenester leveres på?
  • Er det behov for regelverksendringer?

KS har utviklet et veikart for tjenesteinnovasjon. Her finner dere blant annet en idékatalog for tjenestedesign, med tilhørende verktøy som for eksempel hvordan tegne en bordduk for å gjennomføre en brukerreise-øvelse (se s. 24 - øvelse i tjenestedesign).

Inspirasjon til hvordan en kartlagt brukerreise kan se ut, finner dere i dokumentet "Enhetlig tverrsektoriell tilnærming: metoder for utvikling og styring av tverrsektorielle sluttbrukertjenester" (se spesielt s. 9-12).

Bruk innsikten til å beskrive ulike brukerreiser og samarbeidsmodeller, og hvordan disse imøtekommer brukeres behov. Kan dere gjenbruke ideer? 

Torget for digitale fellesløsninger gir deg en oversikt over digitale løsninger virksomheter i stat og kommune har utviklet som du kan gjenbruke. Du finner både nasjonale felleskomponenter og andre fellesløsninger.

Samarbeid – sett felles mål og velg konsept i samarbeid

En av grunnene til at samarbeid er vanskelig, kan være at dere er for dårlige på å se utover behovene til egen virksomhet, eller at dere ikke er klar over de kulturelle betingelsene dere bringer med dere inn i samarbeidet. Ta derfor utgangspunkt i felles mål og samlede gevinster. Dette kan være utfordrende og krevende, men er en viktig del av samarbeidet.

Det kan være slik at store kostnadene faller på en virksomhet som ikke høster like store gevinster som en annen part. Dette bør ivaretas i finansieringsmodellen. I en diskusjon om finansiering er det viktig å ha brukerne som fellles samlingspunkt, uavhengig av fordelingen av kostnader og gevinster. Under "Huskelisten" på forsiden finner du informasjon om ulike finansieringsmodeller.

I forrige fase (Starte sammen) valgte dere en samarbeidsform. Dersom den fungerer godt, kan dere videreføre den i denne fasen.

Forankring – lage en felles historie

Et godt resultat avhenger av at dere gjennom samarbeidet evner å skape en felles forståelse og forankring av hva dere skal oppnå. Dere dinner gode veier for å oppnå målene som dere er enige om, dersom dere evner å ta hverandres perspektiv.

En metode for å oppnå et målbilde alle forstår og som dere kan forankre, er å lage og fortelle en felles historie.

Direktoratet for Byggkvalitet (DiBK) forteller om “Synnøve og den hule eika” for å forene perspektivene til de ulike aktørene som samarbeider i prosjektet.  Det var utfordringer med å få ekspertene til å se nytten av prosjektet og hvorfor de skulle bidra. Det var også utfordringer med å få dem til å forstå nytten de selv kunne ha av løsningen.

Skal prosjektet bli vellykket, er det viktig med god forankring. Minimumsnivået for forankringen er de som blir berørt av den nye løsningen, samt ledelsen i berørte virksomheter. Størrelse og kompleksitet avgjør hvem i forvaltning og hvilke interessenter forøvrig prosjektet skal forankres hos.

Styring – sikre en god fremdrift

Det er viktig at det etableres en struktur som har tydelig mandat til å fatte beslutninger og velge konsept. 

Videre må det etableres en struktur for prosjektet som arbeider med brukerne for å utarbeide og vurdere de ulike konseptene. Etablere referansegrupper eller andre samarbeidsgrupper som er nødvendige for å sikre en god fremdrift.

Erfaring viser at der toppledelsen er involvert i styringsstrukturen, har prosjektene en større mulighet for god fremdrift og suksess.

Digitaliseringsrådets rapport fra 2016 omtaler betydning av forankring hos toppledelsen på side 11, under Tema 2: Organisering og styring.

Rapporten om Styring og gjennomføring av store statlige IKT-prosjekter, vier kapittel 8 til å formidle erfaringer om betydningen av styring og forankring, blant annet hos toppledelsen.

Samarbeidserklæringen for DSOP har et eget punkt som beskriver sitt "Topplederforum" på side 5 i erklæringen. 

I DigiSos-samarbeidet er det utviklet avtaler og en håndbok for innføring av løsninger i DigiSos-porteføljen.