Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Brønnøysundregistrene: Nasjonal tjeneste for dokumentasjonsbevis (eBevis)

Prosjektet skal levere en ordning som sikrer enklere tilgang til dokumentasjonsbevis. Dette skal gjøre det lettere å kontrollere om leverandører er seriøse, jf. Regjeringens strategi mot arbeidslivskriminalitet. Støtte: 2 650 000.

Med nytt anskaffelsesregelverk innføres det en hovedregel om at all kommunikasjon og informasjonsutveksling skal foregå elektronisk. For å lette byrdene for leverandører, har oppdragsgiver ikke anledning til å be leverandøren om dokumentasjonsbevis dersom han tidligere har mottatt dem, eller dersom han selv kan hente disse kostnadsfritt i en database i en EØS-stat.

Prosjektet går ut på å etablere en fellesløsning hvor oppdragsgiver i sitt KGV-verktøy kan innhente oppdatert blant annet skatte- og mva-attest og firmaattest for vinnende tilbyder(e) direkte fra kilden. Dette kan oppdragsgiver gjøre både i forbindelse med tildeling av kontrakt og ved videre kontraktsoppfølging.

Prosjektet er avsluttet

Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen

Den viktigste suksessfaktoren har vært at vi fikk til samarbeid mellom Brønnøysundregistrene, Skatteetaten og Difi (nå DFØ). Å få etablert et forpliktende samarbeid mellom partene var vanskeligere enn først forutsatt, og det har blitt tydelig i løpet av prosjektperioden at det er vesentlig med forankring på høyt nok nivå.

Difi (nå DFØ) har i dette prosjektet valgt en strategi med å la dagens fungerende marked av systemleverandører utvikle brukergrensesnitt. En fordel med dette er at sluttbrukerne (offentlige innkjøpere) da får eBevis- funksjonaliteten inn i de systemløsninger de allerede har, i stedet for at eBevis blir en separat systemløsning. En utfordring er at det tar lenger tid før sluttbrukerne får tilgang til eBevis, og Difi (nå DFØ) ikke har full kontroll med hvilken funksjonalitet som blir utviklet. Det har derfor vært vesentlig å ha en god kommunikasjon ut mot aktuelle systemleverandører i det norske markedet, og særlig med den leverandøren som ønsket å være pilot.

Viktige læringspunkter fra prosjektet

Avklaring av hvor drift og vedlikehold av tjenesten skal legges var ikke avklart ved prosjektstart, og selv om dette ikke lå i mandatet til prosjektet så ba Nærings- og fiskeridepartementet om at dette også ble håndtert i forbindelse med prosjektet. Denne avklaringen tok svært lang tid og ble først avklart ved prosjektavslutning. Det viser seg gang på gang at det er viktig å starte opp med denne type avklaringer tidlig.

Prosjekter som involverer flere virksomheter har et større behov for forankring høyt opp for å unngå forsinkelser. Avklaringer, ressursbehov og koordinering blir enklere når forankringen er solid. Dette prosjektet slet i oppstartfasen med å få alle virksomheter til å forplikte seg, noe som først løste seg etter et toppledermøte med alle tre direktører til stede.