Prosjektet skal sikre at Arbeidstilsynet som sektormyndighet utvikler og tilpasser sin søknadsprosess til Direktoratet for Byggkvalitet (DiBK) sin fellesløsning for en mer samordnet og effektiv byggesaksprosess. Støtte: kr 9 095 000.
Mottak og behandling av byggesaker bestod av manuelle og tidkrevende prosesser. Saksbehandlere var spredt over hele landet og underlagt regionale ledere. Det var stort behov for å en mer enhetlig, effektivisert, forenklet og forbedret samtykkebehandling av byggesøknader. Det var også behov for å anskaffe et saksbehandlingsverktøy som var tilpasset med nødvendig funksjonalitet og arbeidsprosesser for byggesaksbehandling i Arbeidstilsynet.
Prosjektet skal forbedre alle prosesser knyttet til både søknads- og byggesaksbehandlingen med mål om å innføre en enhetlig, digitalisert og automatisert søknadsprosess.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
- Tildeling av midler fra Digdir har vært en viktig suksessfaktor for at vi har kunnet investere tid og ressurser i et så omfattende og krevende digitaliseringsprosjekt.
- Vi har tatt til oss og benyttet flere gode råd fra Digitaliseringsrådet.
Anskaffelse og implementering av saksbehandlingsløsning for byggesaker har vært med å bidra til innføring av gode arbeidsprosesser for våre saksbehandlere som igjen har ført til enhetlig saksbehandling. eByggesak er spesielt tilrettelagt for Arbeidstilsynets krav om funksjonalitet knyttet til automatisk samtykke.
- Tett og velfungerende samarbeid med DiBK og deres leverandører for tilrettelegging for innsending av digitale søknader via fellestjenester Bygg.
- Tilrettelegging for digital versjon av søknad om Arbeidstilsynets samtykke i søknadsløsninger som har konsesjon på Fellestjenester Bygg.
- Gjenbruk/videreutvikling av DiBKs kommunale sjekklistemodell for søknader.
Tildeling av FoU midler til konsesjonshaveres søknadsløsninger for kravstilling av leveranser og kvalitet førte til at oppgaven fikk høyere prioritet.
Tett samarbeid med Sikri for tilrettelegging av eByggesak til å kunne håndtere automatisk saksbehandling og automatisk utsendelse av vedtaksbrev.
Byggesaksbehandlere samlet i en seksjon med felles ledelse har vært veldig positivt, selv om de fortsatt er geografisk spredt.
Lagt ned stort arbeid i utarbeidelse av standardtekster, felles malverk, veiledninger og generelt fokus på enhetlighet. Ikke lenger basert på den enkeltes skjønn.
Det har vært et fantastisk samarbeid og stor vilje til å levere på tvers av alle involverte leverandører og samarbeidspartnere, dette har vært en viktig forutsetning for prosjektets suksess.
- Vi har gjennom hele prosjektperioden hatt en stabil prosjektgruppe uten utskiftinger. Dette har sikret fin flyt, godt samarbeid og kontinuitet.
- Det samme gjelder alle leverandører og samarbeidspartnere – det har i all hovedsak vært de samme personene vi har forholdt oss til.
- En av våre leverandører, Sikri nominerte prosjektet til årets Fyrlyktpris 2022.
- Prosjektet ble deretter trukket ut som en av tre finalister til NOKIOS konferansen 26. oktober 2022, her måtte vi se oss slått av Skatteetaten.
- Prosjektet har fått mye positiv omtale i sosiale kanaler som LinkedIn og Facebook, samt på leverandørenes og Arbeidstilsynets egne nettsider.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Sats høyt og ikke vær redd for å gå nye veier/prøve ut nye ting. Ref. vår beslutning om å automatisere hele søknadsprosessen og ref. tydelig råd om dette fra Digitaliseringsrådet.
Benytt eksisterende felleskomponenter og kjent teknologi der det er mulig, det har i ettertid vist seg å være veien til suksess.
- Opprett dialog med alle parter i verdikjeden så tidlig som mulig. Det tar tid når mange parter skal gjøre sin del av utviklingen for at hele prosessen skal fungere optimalt.
- Involver de ulike partene i felles fora for diskusjoner og avklaringer, etterstreb tett dialog og raske beslutninger.
- Sørg for å legge til rette for at de ulike partene/leverandørene har direkte dialog.
Ved utvikling i så mange ledd som i dette prosjektet er en forutsetning og grunnleggende suksessfaktor at alle ledd i prosessen har forstått sin plass i verdikjeden og de oppgaver og leveranser som må på plass for at alt skal henge sammen.
Man må erkjenne at slike utviklingsløp tar tid, krever mye testing og oppgraderinger av systemer for å få stadig ny funksjonalitet på plass-Alt må ikke være 100% fra dag en – 80% er noen ganger (som oftest) godt nok, aksepter at veien blir til mens vi går.
Viktig med en kjernegruppe med både interne og eksterne interessenter som samarbeider godt.
Viktig med en helhetlig og overordnet forståelse av arkitektur og kompleksitet (stort puslespill).
Gjør prosjektet synlig – ta imot alle tilbakemeldinger med åpne armer, det er lov å skryte når man oppnår suksess!