Skate-saker Skate-møte 23. mars 2022 - referat

Møtested: Digitaliseringsdirektoratet, Økern Portal og digitalt via Microsoft Teams
Møtetid: kl. 08:30 - 11:30

Deltakelse

Medlemmer av Skate

Steffen Sutorius, Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)

Inga Bolstad, Arkivverket

Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR)

Per-Arne Horne, Direktoratet for byggkvalitet (DiBK)

Norunn Saure pva Mariann Hornnes, Direktoratet for e-helse (eHelse)

Roar Vevelstad, Halden kommune

Johnny Welle, Statens kartverk (Kartverket)

Kristin Weidemann Wieland, KS

Jonas Slørdahl Skjærpe pva Hans Christian Holte, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)

Sølve Monica Steffensen, Oslo Kommune

Catherine Janson pva Benedicte Bjørnland, Politidirektoratet

Nina Schanke Funnemark, Skatteetaten (SKE)

Geir Axelsen, Statistisk sentralbyrå (SSB)

Roar Olsen, Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør (Sikt)

Deltakelse på saker

Torstein Hoem, SKE, sak 1/22

Knut Bjørgaas, Digdir, alle saker

Observatør i møtet

Katarina de Brisis, Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD)

Sekretariat

Jan Sørgård, Digdir
Ismail Özkan, Digdir
Silje Johansen, Digdir
Sunniva Slotten, Digdir

Saksliste

Faste saker

• Godkjenning agenda
• Godkjenning av referat fra forrige møte

Saker til behandling

• 1/22 Kun én gang: Hvordan kommer vi dit?
  Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
• 2/22 Status og utfordringer i offentlig sektor mht. styring og kontroll på informasjonssikkerhetsområdet - Råd fra Skate
  Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas
• 3/22 Konsept for organiseringen av digitale fellestjenester i kommunal sektor - Innspill fra Skate
  KS/Kristin Weidemann Wieland
• 4/22 Digdirs hovedprioriteringer i 2022, involvering av Skate og orientering om ny organisering av Digitaliseringsdirektoratet
  Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Eventuelt

• Tid og sted for Skate-møtene

Orienteringssaker

Faste saker

Godkjenning av agenda 23.03.2022

Agendaen ble godkjent.

Godkjenning av referat fra Skate-møtet 08.12.2021

Referatet ble godkjent.

Saker til behandling

1/22 Kun én gang: Hvordan kommer vi dit?

Digitaliseringsdirektoratet/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 1-22 Saksframlegg - Kun en gang - Hvordan kommer vi dit
• Sak 1-22 Vedlegg - Mulighetsnotat - Kun én gang - hvordan kommer vi dit

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 1-22 Presentasjon - Kun en gang - Hvordan kommer vi dit

Saken gjelder – Behandlingssak
Målsetningen om «Kun én gang» innebærer at offentlig sektor skal innhente opplysninger én gang og gjenbruke disse fremfor å spørre brukerne på nytt. Skal offentlig sektor lykkes med dette og ambisjonen om å bli datadrevet, mer sammenhengende og øke automatiseringsgraden på forsvarlig vis, er vi avhengige av god tilgang til kvalitetsdata og at samhandlende aktører har samme datagrunnlag.

Dagens fire nasjonale fellesløsninger for data brukes mye og har gitt betydelig gevinster og effekter i den enkelte virksomhet og for samfunnet som helhet. Det er likevel et forbedringspotensial blant annet ved å fjerne unødige duplikater og definere klarere ansvars- og rollefordeling. I tillegg er behovet for datakilder større enn det disse fire omfatter.

Behovet for felles datakilder kan ikke løses av en enkelt aktør alene, ingen kan lykkes alene og felles datakilder må betraktes som et kollektivt ansvar og gode. For å komme videre trengs det en samlet tilnærming. Til denne Skate-saken er det laget et mulighetsnotat der det foreslås følgende steg videre med leveranse til Skate i oktober 2022:

1. Utarbeidelse av målbilde, inkludert
   a. prioritert liste over kandidater til nye felles datakilder
   b. forslag til konkrete tiltak for realisering av målbildet
2. Gjennomgang av caser for å identifisere hvilke kapabiliteter vi trenger og bør enes om
3. Identifisere og synkronisere mot lignende initiativ i offentlig sektor og internasjonalt

Råd fra Skate

• Dette er et godt initiativ og et viktig arbeid som støttes.
• Bra at vi nå får en top-down tilnærming med fokus på de data som er viktigst for mange i offentlig sektor og hvordan de skal få tilgang til disse fra autorative kilder.
• Det vil bli nødvendig å prioritere for å ikke gå for bredt ut. Vi bør velge noe og gjøre det ordentlig, selv om noen da kan bli skuffet. Det er mange som har interesser her.
• Det er viktig å være behovsdrevet på vegne av offentlig sektor. Arbeidsgruppen må ikke begrense seg til behovene i egne virksomheter.
• Vi må ha en systematisk vurdering av hvilke datakilder som skal være felles og autorative. Vi bør bli enige om noen kriterier for hvilke vurderinger og prioriteringer som skal ligge til grunn når vi vurderer nye kilder.
• Det er viktig at innbyggerperspektivet blir tydelig i prioriteringene. Vi må ha hovedfokus på hva vi egentlig skal levere, og legge til rette for god databasert samhandling i offentlig sektor for å få dette til.
• Det som ønskes oppnådd gjennom digitaliseringsstrategien bør gjenspeiles i arbeidet videre, for eksempel realisering av de sammenhengende tjenestene.
• Det kan være lurt å se på hva danskene har gjort rundt grunndatamodell.
• Vi ser at også eksisterende felles datakilder trenger å utvides. Ta dette med i vurderingene.
• Vi må bygge videre på prinsippene bak felleskomponenter og unngå kopier og parallelle datakilder i sektorer og virksomheter. Kopier og parallelle kilder gir krevende forvaltning og bruk, utfordringer for datakvaliteten og økte kostnader for både offentlig sektor samlet og kommunene spesielt. God kvalitet i felles datakilder blir samtidig viktig for å unngå etablering av kopier.
• Det vil være behov for noen føringer eller prinsipper for forvaltning og tilgjengeliggjøring av det som pekes ut som autorative data. Det bør bli tydelig hva det innebærer å være forvalter av slike data, herunder distribusjonsstrategier, finansiering og innbyggers innsyn i data om seg selv. Om dette ikke landes til oktober er det fint om det som minimum kan pekes på som oppfølging til videre arbeid.
• Vi bør diskutere prioriteringer og hvilken informasjon som er nødvendig å dele før vi går dypt inn på hvem som skal forvalte det som deles.

Beslutning

• Skate slutter opp om innholdet i mulighetsnotatet inkludert videre deltakelse i arbeidsgruppen frem mot neste leveranse i oktober.
• Digdir og arbeidsgruppen bes ta med seg rådene fra Skate i det videre arbeidet.
• Arbeidsgruppen kommer tilbake til Skate i oktober med sine resultater.

2/22 Status og utfordringer i offentlig sektor mht. styring og kontroll på informasjonssikkerhetsområdet – Råd fra Skate

Digdir/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 2-22 Saksframlegg - Status og utfordringer mht. styring og kontroll på informasjonssikkerhetsområdet
• Sak 2-22 Vedlegg 1 - Sammendrag Et nasjonalt løft for informasjonssikkerhet i offentlig forvaltning
• Sak 2-22 Vedlegg 2 - Funn, anbefalinger og oppfølging av Difi Rapport 2018 4
• Sak 2-22 Vedlegg 3 - Veiledningsaktører på informasjonssikkerhetsområdet

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 2-22 Presentasjon - Status og utfordringer i offentlig sektor mht styring og kontroll av informasjonssikkerhet

Saken gjelder – Behandlingssak
Undersøkelser Digdir v/Statens kompetansemiljø for informasjonssikkerhet har gjennomført viser at det er store utfordringer knyttet til styring av informasjonssikkerhet i både stat, kommune og fylkeskommune. Informasjon fra andre myndigheter, blant annet Nasjonal sikkerhetsmyndighet, peker på det samme.

Til tross for at det de siste årene er utviklet en rekke nye veiledere og hjelpemidler, og tall fra SSB viser forbedring på en del områder, er det fortsatt store utfordringer knyttet til det offentliges arbeid med informasjonssikkerhet. Den siste tiden har også et økende antall hendelser vist hvor store konsekvenser informasjonssikkerhetsbrudd kan få. Både hendelser og tilsyn avdekker et komplekst utfordringsbilde.

Digdir foreslår i denne Skate-saken et tverrsektorielt samarbeid for å sikre en felles retning på arbeidet med informasjonssikkerhet i offentlig sektor, der man også kan utvikle og teste konsepter og tiltak som kan bidra til dette.

Et foreslått tiltak i første omgang er å etablere en tydelig felles referanseramme for arbeidet med informasjonssikkerhet i offentlige virksomheter. En felles referanseramme beskriver hvordan veiledning på ulike områder henger sammen, og gir virksomhetene et klarere bilde av hvilke vurderinger som må gjøres. Arbeidet er hovedsakelig avgrenset til den enkelte virksomhets systematiske arbeid med å vurdere og håndtere risiko, og omhandler ikke initiativer knyttet til, CERT-funksjoner, hendelseshåndtering på tvers av virksomheter eller lignende.

Det er naturlig å starte med de små og mellomstore kommunene. Der er likhetene relativt store, og utfordringene størst. Det er også stort gjenbrukspotensiale på tvers av kommuner. På sikt er det naturlig å se på synergier mot statlige virksomheter og andre deler av forvaltningen.

Råd fra Skate

• Det var gjennomgående enighet i Skate om at informasjonssikkerhet er en svært viktig utfordring og noe vi må prøve å få en felles retning på.
• Til Digdirs konkrete arbeid på området var det gjennomgående enighet om følgende:
  • Det er viktig at Digdirs arbeid for å støtte kommunesektoren gjennomføres i godt samarbeid med KS og fagmiljøene for informasjonssikkerhet i kommunal sektor.
  • Evaluering av hjelpemidler på sikkerhetsområdet må ikke handle om hvor lett det er å bruke veiledninger og rammeverk, men om hvor god informasjonssikkerhet de gir ute hos virksomhetene. Stadig nye sjekklister er ikke det som det er behov for.
  • Veiledningsaktørene må bli mer samordnet i sine råd og veiledninger. Samarbeid mellom veiledningsaktørene for å få til dette blir avgjørende.
  • Myndigheter som har fortolkningsansvar for relevant sektorlovgivning bør trekkes inn i arbeidet.
  • NSM sine grunnprinsipper bør være en del av videre arbeid.
• Det var ulikt syn i Skate på den skisserte innretningen i Digdirs forslag om en felles referanseramme:
  • Noen mente det var et bra tiltak som kunne være til god hjelp for små og mellomstore kommuner i første omgang og senere utvides til andre.
  • Noen stilte spørsmål ved om Digdirs grunnarbeid var godt nok med tanke på å få frem alternativer. Er det andre alternativer som er mer effektive for å hjelpe små aktører? Kan dette tiltaket bli en falsk hvilepute? Blir det mer fokus på compliance enn security? Bør det vurderes en felles sikkerhetsmodell og overgang til sky med innebygde sikkerhetsfunksjoner? Grunnleggende handler det om sikkerhetskultur, sikkerhetsfokus og sikkerhetskompetanse hos de små. De mente at det bør utredes bredere hva som faktisk er det grunnleggende problemet og hvordan man best mulig håndterer det.
  • Noen mente de to tilnærmingene over bør kunne kombineres. Målgruppen i Digdirs tiltak kan tydelig spisses til små og mellomstore kommuner i første omgang. Samlet sett kan arbeidet Digdir foreslår startes, men det bør evalueres underveis. Parallelt kan man gjøre en videre vurdering av problemet og alternative eller supplerende tiltak.
• Det var for øvrig gjennomgående enighet om følgende:
  • Innebygd sikkerhet bør stå sentralt i alt utviklingsarbeid. Det gjelder også smidig utvikling.
  • Operativ støtte når det inntreffer alvorlige sikkerhetshendelser er svært viktig. Her er det behov for mer samordning på statlig side. Kommunene har et svært komplekst IT-landskap som involverer en rekke statlige sektorer og løsninger. Det mangler èn samordnende aktør som kommunene kan forholde seg til. Det er behov for en tydeliggjøring av roller og ansvar på tvers av sektorer og forvaltningsnivå for å sikre mer samordnet støtte og respons ved alvorlige sikkerhetshendelser.
  • Kompetanse på sikkerhetsområdet er en særskilt utfordring som gjelder både kommuner og statlige virksomheter. Det er krevende å bygge opp internt og vanskelig å rekruttere. Det bør vurderes å få laget en felles strategi i offentlig sektor for å få økt eller tilstrekkelig kompetanse innen informasjonssikkerhet. Etablering av et miljø med nok ressurser og kompetanse til å være faglig støttespiller for kommuner og statlige virksomheter bør også vurderes.
  • Informasjonssikkerhet bør bli tema i Skate også senere.

Beslutning

• Digdir merker seg og tar med seg Skates råd til planleggingen av eget arbeid videre og til videreformidling av Skates råd til KDD.

3/22 Konsept for organiseringen av digitale fellestjenester i kommunal sektor - Innspill fra Skate

KS/Kristin Weidemann Wieland

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 3-22 Saksframlegg - Konsept for organiseringen av digitale fellestjenester i kommunal sektor
• Sak 3-22 Vedlegg 1 - Sammendrag av konseptutredningen
• Sak 3-22 Vedlegg 2 - Status for KS sitt digitaliseringsarbeid

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 3-22 Presentasjon - Konsept for organiseringen av digitale fellestjenester i kommunal sektor

Saken gjelder – Behandlingssak
I Skate-møtet 8.12.2021 ble Skate orientert om pågående utredning og premisser for fremtidig organisering av digitale fellestjenester i Kommunal sektor. Utkastet til konseptutredning er nå på en innspillsrunde i KS medlemsorganer og enkelte andre samarbeidspartnere. Innspillsrunden varer til 31.03.22, og KS tar sikte på å ha en endelig versjon til behandling i KS hovedstyremøte 19.05.22.

I denne Skate-saken ble Skate orientert om utkastet til konseptutredning og invitert til å gi innspill. KS gav også underveis svar på spørsmål fra Skate-medlemmene.

Innspill fra Skate

• En selskapsetablering er et spennende initiativ og oppleves som et viktig og godt grep.
• Det er viktig at selskapsetableringen bidrar til å gjøre det digitale samarbeidet mellom kommune og stat enklere.
• Vi gir vår støtte til arbeidet med en selskapsetablering, men presiserer viktigheten av at vi fortsetter å ha KS som pådriver, samordner og kontaktpunkt inn mot kommunene.
• Klargjør tydelig rollefordelingene mellom KS og selskapet og når og hvordan statlige virksomheter skal forholde seg til hvem
• Vær oppmerksom på at en utfordring med tanke på smidig utvikling kan bli å sørge for at de som styrer ikke sitter for langt unna det operative.
• Det kan være et potensiale i at et slikt selskap kan ta en felles kommunal innkjøperrolle i markedet. Da får man brukt markedet samtidig som kommunene kan få bedre innkjøpskompetanse på området.

Beslutning

• KS tar med seg innspillene fra Skate i videre arbeid med saken.

4/22 Digdirs hovedprioriteringer i 2022, involvering av Skate og orientering om ny organisering av Digdir

Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 4-22 Saksframlegg - Digdirs hovedprioriteringer i 2022, involvering av Skate og organisering av Digdir
• Sak 4-22 Vedlegg - Digdirs hovedprioriteringer i 2022

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 4-22 Presentasjon - Digdirs hovedprioriteringer i 2022

Saken gjelder – Behandlingssak
I Skates mandat står det at Skate blant annet skal være et rådgivende organ for Digitaliserings-direktoratet (Digdir). Digdir finner det derfor naturlig å orientere Skate om direktoratets hovedprioriteringer i 2022 og planlagt involvering av Skate og Skates arbeidsutvalg (AU), og invitere Skate til eventuelle synspunkt på planlagt involvering.

Digdir orienterte også Skate om direktoratets strategi og nye organisering og svarte på enkelte spørsmål.

Innspill fra Skate

• Det var ingen innvendinger til Digdirs forslag til involvering av Skate og Skates AU.
• Digdirs arbeid med fullmakter og representasjon bør synliggjøres i oversikten over direktoratets arbeid.
• Det ble vist til at det pågår en prosess i Skates AU om anbefalinger til strategiske Skate-saker neste halvår.
• Flere ga innspill på konkrete tema for Skate-saker fremover:
  • Informasjonssikkerhet og videreføring av arbeidet med «Kun èn gang», jf. tidligere saker i dette møtet.
  • Utfordring knyttet til å finansiere felles behov, f.eks. knyttet til sammenhengende tjenester.
  • Kompetanseutfordringen - Hvor er vi om fem år og hvilken kompetanse trenger vi da?
  • Hva det vil si å bli mer verdi-drevet, jf. regjeringsplattformens omtale av dette.
  • Digitalt utenforskap.
  • Helhetlig id-forvaltning og eID.
  • Fullmakt og representasjonsforhold.
  • Digital eller virtuell assistent.
  • Hvordan det nye styringsrådet for Digdirs fellesløsninger fungerer når det har fungert en stund. Vi er opptatt av at det skal bli bra.
  • Vi kan kanskje se på de ulike dataplattformene, som Helseanalyseplattformen, og se på hva vi kan lære av hverandre og overføre kunnskap.
• Flere viste til at de opplevde at det var uklarheter i mange departement om digitaliseringsstrategien fortsatt gjelder og viste til hva Gram signaliserte i Skate i desember-møtet. De oppfordret Digdir til å gjøre KDD oppmerksom på dette og anbefale en tydeliggjøring fra KDD til alle departement.
• Noen viste til den gjentakende finansieringsutfordringen. De uttrykte ønske om at Digdir tok rollen som en aktiv rådgiver til regjeringen om at det kan finnes nye finansieringsmodeller der man legger til rette for en kontinuerlig smidig digitalisering som både gir bedre løsninger og lavere kostnader totalt sett.

Beslutning

• Digdir merker seg og vil forsøke å hensynta innspillene fra Skate i det videre arbeidet med å planlegge og gjennomføre direktoratets oppgaver i 2022.

Eventuelt

Tid og sted for Skate-møtene

Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

Saken gjelder
Skate kan nå etter korona-restriksjonene møtes igjen fysisk, noe Digdir mener er bra for de få Skate-møtene det er i året. Digdir er nå flyttet til nye lokaler på Økern Portal og vi har nå noen flere Skate-direktører med reiseavstand til Oslo. På bakgrunn av spørsmål før dette Skate-møtet tok Digdirs direktør opp om Skate ønsket alternativt møtested eller møtetid for Skate-møtene.

Innspill fra Skate

• Det var ingen som fremmet ønske om alternativt møtested.
• Flere uttrykte at det var ønskelig med senere møtestart slik at man kunne reise til og fra Oslo samme dag.
• Noen mente det kunne vurderes litt lengre Skate-møter når man først reiste til Oslo til de få årlige møtene i Skate.
• Noen viste til tendensen det er til å bytte på digitale og fysiske møter.

Konklusjon

• Digdirs direktør vurderer innspillene og Digdir kommer tilbake med informasjon om eventuelle endringer.

Orienteringssaker

Digitaliseringsdirektoratet/Steffen Sutorius

På grunn av tidsmangel ble orienteringssakene ettersendt skriftlig til møtedeltakerne.

Nytt medlem i Skate
Som kjent ble Unit lagt ned ved årsskiftet. I den forbindelse ble det gjennomført en prosess om hvem som skulle erstatte Unit i Skate. I samsvar med anbefalingen fra Kunnskapsdepartementet oppnevnte før jul Kommunal- og moderniseringsdepartementet direktøren i Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør som medlem i Skate for perioden 1. januar 2022 til 31. desember 2023. Dette er ut gjenstående oppnevningsperiode for Skate.

Skates fagdager 4. og 5 mai
Fagdagene blir på Losby gods, ca. 2 mil fra Oslo. Det blir som planlagt en lunsj-lunsj samling, som i kalenderinvitasjonen, med felles middag og overnatting. Et av formålene med samlingen, iht. evalueringen av Skate i 2019, er å fremme gode relasjoner og tillit mellom Skate-direktørene. Vi har bestilt middag og rom til 14 Skate-direktør. Som tidligere legger vi til grunn at hver direktør betaler samlingen hver for seg direkte på hotellet og at kostnadene dekkes av egen virksomhet. Det blir kun Skate-direktørene som møtes fysisk, slik Skate tidligere har besluttet for våre møter. Bisitterne/AU-representantene vil kunne følge fagdagene digitalt på dagtid – på samme måte som øvrige Skate-møter. Noen programansvarlige vil delta fysisk på dagtid. Statsråd Gram deltar en time på dag to. Digdir vil sende ut mer praktisk informasjon om fagdagene senere.

Justeringer av agendaen i Skates juni-møte
Vi har tidligere tilpasset saksplanen for Skate-møtene nå i vårhalvåret iht. ønskene Skate uttrykte i desember, bl.a. med å ta saken fra KoId om identitetsforvaltning samtidig som saken om ny eID-strategi i juni-møtet. Nå har vi i det innledende arbeidet før juni-møtet sett at en planlagt sak der om Kunstig intelligens og stordata var lite egnet for Skate nå. Denne er derfor tatt ut av juni-agendaen og erstattet av en sak om «Økt digital kompetanse i offentlig sektor – råd fra Skate». Dette er et eget innsatsområde i digitaliseringsstrategien der det ikke er skjedd så mye ennå i oppfølgingen. Sikt har tatt på seg ansvaret for denne Skate-saken og vil være i dialog med HK-dir og DFØ om innretningen.

Tilbakemelding fra Skates arbeidsutvalg (AU) om oppfølging av ønske i Skate rundt EU-programmet DIGITAL
I Skate i juni ble AU oppfordret til, selv eller gjennom en arbeidsgruppe, å identifisere og vurdere forslag til søknader under DIGITAL som Skate eller Skate-virksomhetene samlet eller i grupper kunne gå sammen om. AU satte ned tre arbeidsgrupper innen tre av de mest aktuelle områdene som så på dette og la frem forslag for AU i januar 2022. Konklusjonene i AU var

• Det anses ikke som hensiktsmessig at Skate eller Skate-virksomhetene samlet eller i grupper går sammen om søknader under Digital, men det bør kunne bli aktuelt for flere Skate-virksomheter å delta i søknader senere, men da trolig sammen med andre utenfor Skate.
• For området Digitale ferdigheter bør videre oppfølging og pådriverrolle om eventuelle søknader skje i dialog mellom den nasjonale koordineringsgruppen for DIGITAL og HK-dir.
• For øvrige områder bør arbeidsgruppene AU har etablert fortsette som en gruppe under den nasjonale koordineringsgruppen for DIGITAL, som støtte og dialogpartner for dem. Arbeidsgruppen kan gjerne utvides til flere deltakere både innenfor og utenfor Skate-virksomhetene.
• Den nasjonale koordineringsgruppen bør, gjerne i samråd med arbeidsgruppen, periodisk informere AU om arbeid, anbefalinger og søknadskonsortier som offentlige virksomheter deltar i, f.eks. 1-2 ganger årlig.

Skatesekretariatet.
Møtet ble avsluttet kl. 11:30.