Retningslinjer – StimuLab

Tilskuddsregelverk for StimuLab, fastatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet 5. mars 2019.

Bakgrunn

StimuLab er en stimuleringsordning for innovasjon og tjenestedesign i offentlig sektor. Etter en prøveordning i 2016 og 2017, er StimuLab etablert som en fast ordning. Digitaliseringsdirektoratet forvalter ordningen på oppdrag fra KMD.

StimuLab er omtalt i Prop.1 S (2018-2019) for KMD.

Mål med StimuLab

StimuLab skal støtte og stimulere til anvendelse av brukerorienterte metoder og eksperimentering for å fremme innovasjon i forvaltningen og på den måten bidra til en bedre og mer effektiv offentlig sektor. Gjennom tilskudd og faglig veiledning til enkeltprosjekter skal StimuLab øke virksomhetenes innovasjonskapasitet og -kompetanse i stat og kommuner. I tillegg kan inntil 15% av budsjettmidlene finansiere Digitaliseringsdirektoratets arbeid med erfaringsspredning og kunnskapsutvikling om brukerorientert innovasjon og samordning i forvaltningen nasjonalt og internasjonalt.

Kriteriet for måloppnåelse for ordningen er at prosjektene leder til nye og bedre løsninger for virksomheten, herunder også at innovasjonskapasiteten og –kompetansen har økt.

Selve ordningen

Støtten er todelt og omfatter både økonomiske midler og tverrfaglig veiledning:

  • De økonomiske midlene skal i sin helhet skal gå til anskaffelse av kompetanse i markedet, innen tjenestedesign og eventuell annen kompetanse som endringsledelse og gevinstrealisering, avhengig av prosjektets behov.
  • Den tverrfaglige veiledningen fra StimuLab tilfører innovasjonsferdigheter i forberedelse av prosjektene. StimuLab gir blant annet veiledning
    • i å identifisere og beskrive behov, ikke løsning.
    • som skal bidra til å sikre forståelse for innovasjonspotensial, forankring av innovasjonsarbeidet i virksomheten(e) og forpliktelse til implementering og høsting av gevinster.
    • fram mot og gjennom en anskaffelse av kompetanse, der man ikke vet hva leveransen konkret vil være, men gjør en anskaffelse basert på behovene som skal løses.

StimuLab støtter tidligfasearbeidet i utviklingsprosjekter, og virksomhetene må våge å tenke nytt om roller, tjenester, systemer og løsninger. Prosjektene må forplikte seg til å følge den innovative arbeidsmetoden som StimuLab har lagt opp til, der brukerorientering er et sentralt prinsipp.

Målgruppe for StimuLab

Kommuner og statlige virksomheter kan søke om støtte fra StimuLab.

Kunngjøring

Utlysing av midlene med søknadsfrist kunngjøres på digdir.no/stimulab/786, samt i andre relevante kanaler.

Tildelingskriterier

Tilskudd gis til prosjekter som har til intensjon å føre til endring/innovasjon samt å styrke innovasjonskapasiteten i virksomheten. I vurdering av prosjekter og problemstillinger vektlegger StimuLab prosjekter som:

a. har et tydelig brukerfokus og tar utgangspunkt i reelle brukerbehov.
b. har et tydelig innovasjonspotensial. Med innovasjonspotensial mener vi blant annet hvor ny problemstillingen er, og om det finnes løsninger på tilsvarende eller lignende problemstillinger fra før.
c. har gjennomføringsevne ved bl.a. å bli prioritert høyt av virksomheten selv, gjennom en klar lederforankring og egen ressursinnsats.
d. har et tydelig gevinstpotensial.
e. har lærings- og overføringsverdi til andre virksomheter.
f. er åpne og ikke har en forhåndsbestemt løsning.

StimuLab vil prioritere prosjekter som krever samarbeid mellom flere aktører og har typiske problemstillinger som «faller mellom flere stoler», for eksempel på grunn av sektoransvaret, manglende finansiering, samordningsutfordringer eller annet. StimuLab kan prioritere særskilte tema eller problemstillinger for det enkelte år.

Søknad

Interesserte virksomheter og kommuner må fylle ut et søknadsskjema som er tilgjengelig på digdir.no.

Vurdering

De søkerne som i størst grad oppfyller kriteriene inviteres til avklaringsmøter for nærmere dialog. I tillegg til vurdering av hver enkelt søknad vil StimuLab også vurdere den helhetlige prosjektporteføljen, slik at det sikres bredde i type prosjekter og problemstillinger.

Tilskuddsbeløpet blir fastsatt for det enkelte prosjekt basert på en vurdering av hva det det koster å anskaffe nødvendig bistand. Tilskuddet går i sin helhet til anskaffelse av kompetanse i markedet, og kan ikke brukes til å dekke andre kostnader i prosjektet. (Jf. pkt 3.) Det er anledning for virksomheten å bidra med en egenandel, slik at beløpet til anskaffelse i markedet kan økes. Digitaliseringsdirektoratet har også anledning til å stille krav om egenandel i utlysningen av ordningen.

Antall prosjekter pr. år vil variere innenfor den til enhver tids gjeldende budsjettramme.

Avslag

Søknader som ikke tildeles tilskudd mottar brev om avslag. Det er ikke anledning til å klage på avslag.

Tilsagn og utbetaling

Søkere som får tilsagn får tilsendt et tilskuddsbrev med spesifikasjon av tildelte midler og presisering av vilkår.

Midlene utbetales til prosjektene (ved ansvarlig virksomhet) etter nærmere plan fastsatt av Digitaliseringsdirektoratet. De tildelte midlene utbetales eks. merverdiavgift.

Anskaffelsesprosess

StimuLab veileder prosjektene gjennom anskaffelsesprosessen fram til valg av leverandør. Ved kontraktsinngåelse med leverandør overføres det formelle eierskapet til oppdraget til virksomheten/tilskuddsmottaker.

Oppfølging og kontroll

Virksomheten skal oversende en rapport som oppsummerer prosjektets leveranser og erfaringer ved prosjektavslutning. Rapporten skal også redegjøre for hvordan og i hvilken grad virksomhetens innovasjonskapasitet og -kompetanse er økt. Dokumentasjon av utbetalinger til leverandøren legges ved.

Hvis prosjektet ikke gjennomføres må midlene tilbakebetales. Digitaliseringsdirektoratet kan kontrollere at tilskuddet er brukt henhold til forutsetningene, jf. bevilgningsreglementet § 10 annet ledd. Tilskuddsmidler som Digitaliseringsdirektoratet har utbetalt kan bli krevd tilbakebetalt, helt eller delvis, dersom Digitaliseringsdirektoratet finner brudd på vilkårene.

Erfaringsdeling

Prosjektene som inngår i StimuLab blir veiviserprosjekter med erfaringer som andre kan lære og inspireres av. Et viktig mål er derfor å få økt bruk av, kunnskap om og erfaring med innovative arbeidsmåter, med utgangspunkt i brukerbehov. StimuLab-prosjektene forplikter seg til kunnskaps- og erfaringsdeling. StimuLab og KMD vil kunne benytte all informasjon fra søknader og rapporter til kunnskapsforvaltning og -spredning.