Hvordan bli med i StimuLab?

Både statlige virksomheter og kommuner kan søke om å bli med i StimuLab, ved å fylle ut vårt søknadsskjema. Vi åpner snart opp for søknader for 2020. Les om hvordan vi rekrutterer prosjekter.

StimuLab er ikke en tradisjonell tilskuddsordning med tildeling av midler kun etter søknad. Vi har en rekrutteringsprosess i flere trinn, som starter med at interesserte virksomheter sender inn en kort beskrivelse av utfordringen eller behovet. Basert på denne informasjonen, faste kriterier og en skjønnsmessig helhetsvurdering, velger StimuLab ut noen prosjekter som vi går i videre dialog med. Endelig valg av prosjekter og tildeling av midler bestemmes av vår styringsgruppe etter denne fasen.

Etter at prosjektene er valgt ut, samarbeider StimuLab og prosjektene om en anskaffelse av konsulentbistand. Midlene som tildeles, går i sin helhet til å anskaffe kompetanse i markedet til å gjennomføre en StimuLab-prosess.

Todelt støtte

​Støtten er todelt og omfatter både økonomiske midler og tverrfaglig støtte og veiledning. Størrelsen på den økonomiske støtten tilpasses prosjektets omfang og kompleksitet.

  • Den økonomiske støtten går i sin helhet til å anskaffe kompetanse i markedet, først og fremst designkompetanse siden StimuLab stiller krav om prosjektene skal utvikles gjennom en designdrevet prosess. Også annen kompetanse, som endringsledelse og gevinstrealisering, kan være aktuell, avhengig av prosjektets behov. Dette avklares i samarbeid mellom prosjektene og StimuLab.
  • Den tverrfaglige støtten fra StimuLab tilfører innovasjonsferdigheter i forberedelse av prosjektene. Vi gir blant annet veiledning
    • i å identifisere og beskrive behov, ikke løsning.
    • som skal bidra til å sikre forståelse for innovasjonspotensial, forankring av innovasjonsarbeidet i virksomheten(e) og forpliktelse til implementering og høsting av gevinster.
    • fram mot og gjennom en anskaffelse av kompetanse, der man ikke vet hva leveransen konkret vil være, men gjør en anskaffelse basert på behovene som skal løses.

    Kriterier

    I vurdering av prosjekter og problemstillinger vektlegger StimuLab prosjekter som: 

    • har et tydelig brukerfokus og tar utgangspunkt i reelle brukerbehov.  

    • har et tydelig innovasjonspotensial. Med innovasjonspotensial mener vi blant annet hvor nytt dette er, og om det finnes løsninger på tilsvarende eller lignende problemstillinger fra før. 

    • blir prioritert høyt av virksomheten selv, gjennom en klar lederforankring og egen ressursinnsats. 

    • har et tydelig gevinstpotensial. 

    • har lærings- og overføringsverdi til andre virksomheter. 

    • er åpne og ikke har en forhåndsbestemt løsning. 

    Forvaltningen må i større grad løse komplekse samfunnsutfordringer på tvers av flere sektorer. StimuLab prioriterer derfor prosjekter som krever samarbeid mellom flere aktører og har komplekse problemstillinger som «faller mellom flere stoler», for eksempel på grunn av sektoransvaret, manglende finansiering, samordningsutfordringer eller annet. For StimuLab er det også viktig å sikre mest mulig læring, og vi ønsker derfor å sette sammen en bredest mulig prosjektportefølje når vi rekrutterer prosjekter.

    Rekruttering – trinn for trinn

    1. Søknad
      For å bli med i StimuLab må statlige virksomheter og kommuner beskrive sin utfordring/problemstilling i en søknad. Det kan gjerne stå flere virksomheter bak en søknad. Man søker ikke om en bestemt sum. 
    2. Vurdering av søknader
      Med utgangspunkt i kriterier og prioriteringer, gjør StimuLab en skjønnsmessig vurdering av alle forslagene som kommer inn. I tillegg til vurdering av hver enkelt søknad vil StimuLab også vurdere den helhetlige prosjektporteføljen, slik at det sikres bredde i type prosjekter og problemstillinger. 

    3. Avklaringsmøter
      De prosjektene som best oppfyller kriteriene og prioriteringene, blir invitert til ett eller flere avklaringsmøter. Her vil vi blant annet komme frem til forståelse for innovasjonspotensialet, forankring i virksomheten(e) og forpliktelse til implementering og høsting av gevinster. De prosjektene som ikke i tilstrekkelig grad kan bekrefte dette, vil ikke gå videre fra denne fasen.  
       
    4. Valg av prosjekter og fastsettelse av beløp
      Etter avklaringsmøtene, velger StimuLab hvilke prosjekter som får tildeling og hvilken sum de tildeles. Størrelsen på den økonomiske støtten tilpasses prosjektets omfang og kompleksitet. Alle søkere får beskjed om de får tildeling eller avslag.

    Videre prosess for de prosjekter som blir valgt ut

    1. Behovsbeskrivelse som grunnlag for anskaffelse
      Midlene som de utvalgte prosjektene har fått tildelt, skal gå til å anskaffe kompetanse til å gjennomføre en StimuLab-prosess. Det er først og fremst snakk om designkompetanse, siden StimuLab stiller krav om at prosjektene skal utvikles gjennom en designdrevet prosess. Men også annen kompetanse som prosjektet trenger, kan være aktuell. I denne fasen jobber StimuLab og prosjektene sammen om å lage en behovsbeskrivelse som skal danne grunnlaget for anskaffelsen. Man ikke vet hva leveransen konkret vil være, men gjør en anskaffelse basert på behovene som skal løses.
    2. Anbudskonkurranse
      StimuLab veileder prosjektene gjennom anskaffelsesprosessen fram til valg av leverandør. Formalitetene omkring selve anskaffelsen håndteres av Digitaliseringsdirektoratet. Anskaffelsen innledes med et åpent dialogmøte med markedet der prosjektet presenteres. Prosedyren som benyttes er «Konkurranse med forhandlinger».  Selve anskaffelsesprosessen tar ca. tre måneder fra utlysning til kontraktsinngåelse.
    3. Utbetaling av midler
      Midlene betales ut fra Digitaliseringsdirektoratet til prosjektene (ved ansvarlig virksomhet, hvis det er flere som står bak) etter nærmere avtale. De tildelte midlene utbetales eks. merverdiavgift. 
    4. Kontraktsinngåelse
      Ved kontraktsinngåelse med leverandør overføres det formelle eierskapet til oppdraget til virksomheten(e) selv.
    5. Oppstart av prosjekt
      Nå starter selve utviklingsarbeidet opp, sammen med leverandøren. Prosjektene må følge en innovativ arbeidsmetode vi kaller den triple diamanten. Dette er et rammeverk for tilnærming i alle StimuLab-prosjekter.

    Veiviserprosjekter

    Et viktig mål for StimuLab er bidra til at hele forvaltningen får økt kunnskap om og erfaring med innovative arbeidsmåter, med utgangspunkt i brukerbehov. StimuLab-prosjektene blir derfor også veiviserprosjekter med nye erfaringer som andre kan lære og inspireres av. Alle prosjektene må derfor være villige til å dele av sine erfaringer og bidra med dokumentasjon fra arbeidet, slik at vi kan spre erfaringer til resten av offentlig sektor.

    Les mer om tidligere StimuLab-prosjekter og deres erfaringer.

    Kontakt