Prosjektportefølje Stimulab Arkivverket: Arkivfloken

Stimulab 2019: Arkivverket sitt prosjekt så på utfordringer knyttet til hvordan offentlig sektor dokumenterer og tar vare på informasjon for fremtiden. Målet var å sette brukeren i sentrum og tenke nytt rundt dagens systemer og måter å jobbe på.

Virksomhet: Arkivverket

Leverandør: PwC

Arkivverket var oppdragsgiver for prosjektet Arkivfloken. Det ble satt sammen et prosjektteam av ressurser med tverrfaglig bakgrunn fra Arkivverket, PwC, Rakkestad kommune, Oslo kommune, Digdir, Kartverket og NAV. Prosjektets styringsgruppe ble satt av Arkivverket og besto av eksterne aktører som hadde ulike interesser og kunnskap rundt floken. Styringsgruppen kom fra Oslo Byarkiv, Trondheim Byarkiv, UDI, Norsk Arkivråd, DFØ, Abelia og Arkivverket.

Behovet som skal dekkes

I offentlig sektor brukes det mye tid på å arkivere manuelt i systemer som oppleves som lite brukervennlige. Dokumentasjonen av arbeidsprosesser, vurderinger og beslutninger i stat og kommune er for dårlig og samfunnet går glipp av mye data som kan være viktig, enten i dag eller for fremtiden. Systemene for sak-/arkivløsninger er gammeldagse. Arkivverket opplever at markedet er fastlåst. Få, og store leverandører har hovedvekten av markedet i offentlig sektor, og der det har skjedd lite innovasjon de siste årene. Arkivverket ønsket at prosjektet skulle resultere i svar på hva som skal til for å oppnå endring og innovasjon på dette området.

Om prosjektet

Arkivverket mener at det er viktig å ta et skritt tilbake og tenke helt nytt. I 2019 satte derfor Arkivverket seg en svært ambisiøs visjon for å møte utfordringen: innen 2025 skal ingen offentlig ansatte måtte arkivere manuelt. I prosjektet Arkivfloken settes brukerne i sentrum, og man tenker nytt om både systemer, løsninger og måter å jobbe på, fremfor å fortsette å reparere i form av inkrementelle endringer. Arkivverket ønsker å utfordre dagens løsninger og systemer, og se om dette kan løses på helt andre måter.

  • Prosjektet skal resultere i gode svar på hva som skal til for å oppnå innovasjon på dette området, og hva som skal til for å engasjere de ulike aktørene til å jobbe sammen på tvers for å utvikle nye løsninger.

  • Arkivverket er spesielt opptatt av å få i gang et økosystem for innovasjon – ved at prosjektet bidrar til å etablere en innovasjonsarena. Her kan ulike aktører bidrar inn med sin kompetanse for å utvikle morgendagens løsninger. Dette betyr at man i prosjektet er nødt til å tenke helhetlig og på tvers av fagfelt, og legge til rette for samarbeid på tvers av sektorer.

Kompleksiteten i arkivverket

Arkivfloken har bidratt til å utvikle en posisjon for Arkivverket som en entreprenør i staten.

Resultater

Prosjektet jobbet frem et konsept for å løse opp i Arkivfloken. Det er et systemisk konsept, som viser sammenhenger mellom ulike ideer og tiltak som må jobbe sammen for å skape endring. Konseptet er basert på innsikten om hvilke barrierer og utfordringer brukerne opplever, og ulike ideer/tiltak Arkivverket kan jobbe med for å støtte forvaltningen. Til sammen blir dette ulike drivere for endring. Som del av konseptet ligger det 8 ulike tiltak som enten beskriver nye roller eller oppgaver Arkivverket bør ta i fremtiden, eller utvikling av eksisterende tjenester. Basert på konseptet og læringen ble det beskrevt fem prinsipper og åtte tiltak for hvordan Arkivverket bør jobbe for å løse arkivfloken.

Sluttrapport

På Arkivverket sine nettsider ligger innsiktsrapport, sluttleveranse og læringspunkter.