Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Politiet: Tverrspråklig Effektiv Kommunikasjon (TEK)

I møtet ga dere uttrykk for at løsningen kan ha relevans på flere kontaktflater mellom politi og publikum og at det eksisterer et tydelig flerbrukspotensial internt i politiet. Vi tror det er viktig at løsningen først gir nytteverdi for politiet. Erfaringer fra reell bruk vil være sentrale både for interne prioriteringer og for eventuelt å gjøre løsningen interessant og troverdig for andre. Det blir også viktig å sikre at løsningen dere videreutvikler, er framtidsrettet. Synliggjøring av framtidig nytte og potensial vil bidra i både interne og eksterne prioriteringer.

Per i dag benyttes løsningen først og fremst i den uformelle dialogen. Dere har bevisst startet smått ved å ta utgangspunkt i kommunikasjon som skjer før tolk kobles på. Det gir rom for å høste erfaringer med lav risiko.

I den videre utviklingen kan det likevel være nyttig å utforske hvordan en slik løsning på sikt kan kobles til saksbehandlingssystemer og eventuelt også brukes som støtte i situasjoner som faller innenfor tolkeloven. Dersom det gjøres på en kontrollert og juridisk forsvarlig måte, kan løsningen bidra til betydelige gevinster blant annet gjennom bedre kvalitet i dialogen og mer effektiv bruk av tolkeressurser. Kobling til saksbehandlingssystemer vil òg være viktig for dokumentasjon, etterprøvbarhet og sporing av dialogen.

Digitaliseringsrådet anbefaler at dere:

• fortsatt prioriterer å få løsningen til å fungere optimalt i egen virksomhet.
• knytter videreutviklingen til politiets større IKT-initiativer, slik at tiltaket kobles til noe som er prioritert og finansiert.

Slik vi ser det, er løsningen dere utvikler, ikke ett samlet produkt, men flere ulike elementer som bør vurderes separat med tanke på gjenbruk og deling.

Vi mener at dere gjør rett i å tenke deling med andre fra start, men ulike offentlige tjenesteytere kan ha bruk for ulike deler av den løsningen dere har utviklet.

Vår erfaring er at det kan være krevende å bruke en teknisk løsning som andre har utviklet uten å foreta omfattende tilpasninger. Dersom dere tar sikte på å dele hele eller deler av den tekniske løsningen, er det viktig å ta hensyn til det formålet under utviklingen av komponentene som inngår i løsningen. Her kan det både være tekniske, merkantile og juridiske spørsmål som bør hensyntas. Erfaringene dere har innhentet om brukerbehov og gjennom testing av ulike tekniske konsept, vil være lettere å dele med andre.

En mulig inndeling kan være mellom en konkret bruksløsning for politiet, tekniske komponenter for gjenbruk og innsikt og erfaringer fra utforskings- og utviklingsarbeidet. Ved å skille applikasjonslaget fra underliggende språkmodeller, instrukser (prompter) og øvrige komponenter, kan andre virksomheter tilpasse løsningen til egne behov uten at det oppstår én stor og låst integrasjon.

Vi anbefaler at dere:

• allerede nå tenker gjennom hvilke deler produktet består av og hvordan dere kan utvikle løsningen videre, slik at de delene som er mest gjenbrukbare, faktisk lar seg dele.
• arbeider videre med en tydelig lagdeling og vurderer om det er den tekniske komponenten det er viktig å dele, eller om det er erfaring og metode.

Denne anbefalingen er en videreføring av anbefaling 2.

Politiet har allerede og vil også få erfaringer, innsikt og brukerhistorier som det er nyttig å dele videre. Den største verdien i prosjektet i dag ligger ikke nødvendigvis i den tekniske løsningen alene, men i innsikten, metodikken, erfaringene og kvalitetsvurderingene knyttet til bruken av språkteknologi i reelle situasjoner.

Erfaringsdeling og gjenbruk av metodikk framstår her som den viktigste verdien på kort sikt. Deres erfaringer har stor overføringsverdi og kan bidra til betydelige besparelser for andre virksomheter, uavhengig av om den tekniske løsningen deles direkte.

Dersom politiet ønsker å utforske samarbeid utover egen etat, anbefaler rådet å starte innen justis- og beredskapssektoren. Å avgrense samarbeidet vil redusere kompleksitet og gjøre det lettere å håndtere juridiske, organisatoriske og økonomiske forhold.

Vi anbefaler at dere:

• fortsetter å dele erfaringer og innsikt bredt i offentlig sektor.
• starter med justis- og beredskapssektoren dersom dere ønsker å utforske mulighetene for et tettere samarbeid utover egen etat.
• tenker gjennom hva dere ønsker å få ut av eventuelt samarbeid med andre.

Ettersom mange andre etater har samme behov for gode kommunikasjonsløsninger som dere, vil utvikling av en fellesløsning som kan gjenbrukes på tvers i forvaltningen kunne gi store samfunnsmessige besparelser.

Samtidig er dere tydelige på at politiet ikke skal ta rollen som nasjonal IT- eller tjenesteleverandør for en slik løsning. Det er ikke en del av samfunnsoppdraget deres.

Å utvikle en fellesløsning krever uansett et helt annet tankesett enn utvikling kun for egne behov. En mulig vei videre er å gå tidlig i dialog med KI Norge. KI Norge er en nasjonal satsing for å styrke utvikling, bruk og samordning av kunstig intelligens i Norge. Initiativet skal bidra til ansvarlig og effektiv bruk av KI på tvers av offentlig sektor, næringsliv og forskning, blant annet gjennom kunnskapsdeling, kompetansebygging, samarbeid og rådgivning.

Dere kan også vurdere å ta kontakt med Digitaliseringsdirektoratet (Digdir), som har startet arbeidet med et nasjonalt veikart for å hjelpe forvaltningen med å identifisere områder med stort behov for samordning, høy samfunnsverdi og stor effekt. Målet er at offentlig sektor sammen prioriterer og løfter tiltak som gir størst verdi for innbyggere og samfunn. Tiltak som tas inn i veikartet, vil få felles oppmerksomhet i offentlig sektor og bli fulgt opp og støttet gjennom Digdirs virkemidler.

Et moment å ta med inn i dialogen med nasjonale aktører er å vurdere hvilken rolle markedet kan ha i utviklingen av en fellesløsning.

Vi anbefaler at dere:

• går i dialog med relevante nasjonale aktører allerede i utviklingsfasen og gjør dem kjent med erfaringene deres og viser til interessen fra andre offentlig virksomheter.

I regjeringens nasjonale digitaliseringsstrategi «Fremtidens digitale Norge» står det at flere samfunnsutfordringer må løses på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Politiet ønsker med tiltaket å bidra til det.

Digitaliseringsrådet deler politiets ambisjon om å bidra til løsninger som kommer flere til gode, men vil samtidig være tydelige på at dette i dag er krevende å realisere. Det finnes ikke gode systemer, virkemidler eller insentivordninger som gjør det enkelt for virksomheter å utvikle og videreføre løsninger med et tydelig fellesskapspotensial. Vi erfarer at mange prosjekter som kommer til oss, adresserer behov som deles av flere virksomheter uten at det finnes et tydelig «hjem» for videreutvikling, forvaltning og skalering av slike initiativer. Resultatet blir ofte at virksomhetene fortsetter å løse behovene hver for seg, med det resultat at det finnes mange parallelle løsninger i offentlig sektor. Det er kostbart.

Gode løsninger utviklet i én virksomhet må ofte bearbeides og delvis omskrives for å fungere i en bredere kontekst. Det krever både kapasitet, styring og samordning som i dag ikke er tilstrekkelig ivaretatt. Fellesskapsløsninger er ofte underfinansiert. Denne utfordringen kan være nyttig for politiet å løfte eksplisitt i dialog med departementet. Gjennom å synliggjøre de strukturelle utfordringene oppover i styringslinjen, kan politiet bidra til å løfte en problemstilling som er relevant langt utover dette enkeltprosjektet, og som Digitaliseringsrådet opplever at mange virksomheter i både stat og kommune står i.

Vi anbefaler at dere:

• synliggjør overfor departementet mangelen på prioriterings- og gjennomføringsansvar for mulige nasjonale initiativ.