Norec er Norges kompetansesenter for internasjonale samarbeid. Etter de fikk midler fra medfinansieringsordningen til prosjektet ESPEN 2.0 besøkte de Digitaliseringsrådet for å diskutere blant annet hvordan de best skulle rigge prosjektet.

Opprettet: 25. februar 2026
Departement:

Norec er en etat under Utenriksdepartementet, og den behandler søknader om utvekslingsprosjekt mellom to eller flere partnere, enten mellom partnere i Norge og land i det globale sør eller internt mellom land i det globale sør. Kjernen i alle Norec-prosjekt er at man utveksler personell mellom partnerorganisasjonene og sammen arbeider med et utviklingsprosjekt. Norec følger prosjektene som får tildelt støtte, tett opp både gjennom kontakt med de prosjektansvarlige og gjennom oppfølging og kursing av deltakere som reiser på utveksling i prosjektene. I 2025 ga Norec tilskudd til 261 organisasjoner i 126 aktive prosjekt fordelt mellom tre ulike søknadsordninger.

Etaten har et komplisert og lite effektivt system for å ta imot og behandle søknader. Den får i dag søknader på e-post som deretter blir behandlet delvis i arkivsystemet, delvis i CRM-systemet Microsoft Dynamics og delvis via e-post.

Formålet med tiltaket ESPEN 2.0 er derfor å kunne samle behandlingen av søknadene på én plass og samtidig sikre en integrert løsning med arkivsystem og e-post. ESPEN 2.0 skal forenkle og effektivisere saksbehandlingen internt (både for saksbehandlere, ledelse og kursrådgivere), i tillegg til å gjøre søknadsprosessen enklere og mer effektiv for eksterne søkere.

I 2025 fikk Norec midler fra medfinansieringsordningen til ESPEN 2.0.

I møtet med Digitaliseringsrådet ønsket Norec i hovedsak å drøfte:

  1. Ressurs- og kompetansestrategi i prosjektgjennomføring: Dette handler om å rigge prosjektet riktig fra dag én og vi søker råd om bemanningsstrategien for prosjektet.
  2. Brukerforankring i globalt partnernettverk: Dette handler om hvordan vi kan gjøre ESPEN 2.0-prosjektet så brukerdrevet som mulig.
  3. Bærekraftig forvaltning og lærende organisasjon etter prosjektet: Dette handler om å sikre at overgangen til drift blir sømløs og at ESPEN 2.0 blir et levende system som fortsetter å utvikle seg i takt med Norec sine behov.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Forvaltning, drift og videreutvikling vil være like krevende som selve etablering av løsningen. Det kan lønne seg å avklare det fra starten av og rigge for varighet i stedet for et tidsavgrenset prosjekt.

Digitaliseringsrådet anbefaler at dere:

  • viderefører det tverrfaglige kjerneteamet som kan arbeide stabilt over tid, også etter en hovedleveranse er ferdig. Unngå mange små stillingsbrøker inn i teamet.
  • gir teamet tydelig ansvar og tilstrekkelig kapasitet. Det kan være et behov for nedskalering etter at en hovedleveranse er gjort, men forsøk å få til kontinuitet i viktig kompetanse og å unngå «overlevering» til forvaltning.
  • legger inn mekanismer for løpende kompetansefyll underveis, spesielt på områder der dere vet eller finner ut at dere ikke har nødvendig kompetanse. Bruk eksterne fagmiljø ved behov.
  • jobber med aktiv nyttestyring. Let etter nytte. Styr etter nytte. Fortsett med det også etter løsningen er på plass.

Det er ofte vanskelig for små virksomheter med begrensede IT-ressurser å bygge og forvalte løsningen selv. For å lykkes bør de likevel ta ansvaret og styringen, men leie inn nødvendig kompetanse. Mye av kjernefunksjonaliteten dere beskriver, kjenner vi igjen fra andre tilskuddsforvaltere. Det vil være viktig at dere undersøker fellesløsninger og systemer som andre virksomheter med lignende forvaltningsoppgaver bruker. Hvor stor del av behovene deres kan dekkes av disse? Og hva vil kostnadene være, sammenlignet med å bygge alt selv?

Vi anbefaler at dere:

  • vurderer egen infrastruktur og egne eksisterende løsninger. Hva beholder dere i overskuelig framtid og hva må byttes ut?
  • undersøker hvilke nasjonale fellesløsninger (som for eksempel Altinn) dere kan ta i bruk, se digitaliseringsrundskrivet punkt 1.9. Hva kan komplettere eksisterende løsninger?
  • vurderer hvor stor del av behovene deres som fellesløsninger, standardløsninger eller andres løsninger kan dekke.
  • lager en tydelig avgrensing på hva dere faktisk skal bygge selv. Kan resterende behov løses manuelt eller som avgrensede tilleggskomponenter?
  • både ser på hva ulike valg vil koste under utviklingen og hva de vil kreve av drift og forvaltning.

Dere er optimistiske i deres gevinstberegninger. I tillegg til de tallfestede nyttevirkningene viser dere også til at tiltaket vil gi store gevinster for de utenlandske aktørene dere samhandler med.

Sammen med tildeling av medfinansieringsmidler følger et krav om gevinstrealisering i form av budsjettkutt fra Finansdepartementet (FIN) på grunnlag av fastsatt gevinstrealiseringsplan. Budsjettkuttet vil være basert på estimerte gevinster, ikke på faktisk oppnådde gevinster. Det er viktig at Utenriksdepartementet (UD) gjøres godt kjent med gevinstforventingene.

Gevinstrealiseringsplanen som ble godkjent ved søknad om midler, er forpliktende og danner grunnlaget for framtidig budsjettkutt. Medfinansieringsordningen innrapporterer alle forpliktende gevinstrealiseringsplaner til Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). DFD lager en oversikt som de formidler til FIN med kopi til UD. UD vurderer om og når det skal foretas kutt i samråd med FIN. Dere må være forberedt på at et slikt budsjettkutt kan komme. Hvilke konsekvenser vil det gi for Norec?

Ingen tiltak er uten risiko. Hvem eier risikoen hvis gevinstarbeidet ikke går som forventet og kuttet likevel kommer?

Vi anbefaler at dere:

  • har en kontinuerlig dialog med UD, i den skriftlige styringsdialogen, om gevinstforventninger, risikoansvar og eventuelle bemanningskonsekvenser.

Noen av behovene som dere ønsker å løse i ESPEN 2.0, som for eksempel verifisering av utenlandske aktører, krever kapasitet, kompetanse og infrastruktur som Norec ikke har. Dere er ikke alene. Det er mange offentlige virksomheter som har behov for internasjonale utbetalingsmekanismer, kontrollrutiner, identitetsverifisering osv. Det vil være vanskelig for dere å løse slike behov alene.

Med slike tverrgående behov blant norske etater, frivillige organisasjoner og andre som forholder seg til utenlandske aktører, regner vi med at flere allerede har funnet ulike måter å løse det på. Vi anbefaler at dere utforsker hvordan andre har løst dette. Finnes det løsninger dere kan gjenbruke? Hvis andre har planlagt å løse det samme behovet i nær framtid, kan dere vente eller velge en mellomløsning inntil det er på plass?

Dersom dere finner ut at ingen har løst denne problemstillingen tilfredsstillende, må dere ta stilling til om dere enten skal avgrense tiltaket, løfte problemstillingen til UD, Norad, Digdir eller andre eller om dere skal gå foran for å få løst denne problemstillingen i fellesskap.

Uansett er det viktig at dere er tydelige i dialogen med UD om hva dere har rammer og kompetanse til å løse, og hva dere ikke har rammer og kompetanse til å løse.

Vi anbefaler at dere:

  • utforsker om andre har løsninger eller om det finnes fellesskap som har de samme behovene.
  • er tydelige overfor UD om hvilke problemstillinger som er vanskelig for dere å løse.
  • bruker arbeidet med ESPEN 2.0 og samfunnsoppdraget deres til å synliggjøre felles problemstillinger. Hvem bør eie en felles problemstilling? Hvordan kan ESPEN 2.0 bidra til å løse problemstillingen?

Dere er en liten virksomhet, og dere er opptatt av å få til gode samarbeid med andre. Det er bra. Dere kan finne nyttige samarbeidspartnere:

  • geografisk (Lotteri- og stiftelsesstilsynet, kanskje Statsforvalternes fellestjenester og Distriktssenteret),
  • i utenrikssektoren eller
  • teknologisk (Digitaliseringsdirektoratet med blant annet Altinn Studio og internasjonal eID osv.)

Vi anbefaler at dere:

  • fortsetter å utforske samarbeid, både geografisk, i sektoren deres og teknologisk.
  • tar kontakt med virksomheter som har løst lignende utfordringer.