Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Digdir: Tiltaket Sammenhengende tjenester for barn og unge

Dere har ambisjoner som spenner fra forenkling for brukeren i en konkret situasjon til generelt økt samhandlingsevne og effektive offentlige tjenester i stort.

Ambisjonen er krevende både å formidle og forstå. Dere har behov for at mange ulike grupper og personer forstår hva dere ønsker å løse. For at dere skal kunne skape engasjement, få støtte og forståelse for arbeidet må dere få tydelig fram hvorfor dere gjør dette, hva dere skal gjøre, hvordan og for hvem det skal være nyttig (gevinster). Prosjektets ambisjon, utfordringsbilde og virkemidler bør beskrives på en mer felles og tilgjengelig måte overfor både deltakende aktører og omverdenen. En tydeligere felles situasjonsforståelse vil styrke forpliktelsen i samarbeidet og gjøre det enklere å kommunisere verdi, risiko og progresjon.

Vår erfaring er at mange ledere tror de er tydeligere enn det andre oppfatter dem som. En god historie som skaper engasjement, forutsetter et godt grunnarbeid og god formidling. Det er særlig krevende når det handler om grunninvesteringer som skal skape verdi for mange. Når innholdet er på plass og budskapet klart, må lederne formidle historien – igjen og igjen og på ulike måter.

Digitaliseringsrådet anbefaler at dere:

• gjør et grunnarbeid som gir et tydelig innhold til historien og gir den tilstrekkelig tyngde. Klargjør og konkretiser for dere selv og andre hva dere skal levere.
• bruker sluttbrukernes behov og nytte som utgangspunktet for måten budskapet skapes og formidles på.
• kartlegger hvilke målgrupper dere ønsker å engasjere og hva som skal til for at de skal forstå endringene.
• sikrer at samarbeidsaktørene kommuniserer den samme historien.
• vurderer hva som er effektive virkemidler for formidling (animasjoner, bilder, film eller lignende).
• videreutvikler historien etter hvert som dere går fremover.

Digitaliseringsrådets erfaringsrapport «Den gode historien» kan benyttes som inspirasjon.

Dere står i en krevende balanse mellom å levere kortsiktig verdi samtidig som dere skal skape bredere og langsiktig verdi. Det er det spesielle ved denne tilnærmingen. For å lykkes i stort må dere lykkes i smått.

Selv på det avgrensede området prosjektet har rammet inn, kan både muligheter og hindringer oppfattes som overveldende. Innen oppvekst er det mange manuelle prosesser. Det er et tydelig behov for å gjøre noe på området. Dere beskriver selv at dere skal dele opp i trinn-fortrinn og jobbe smidig. Vi støtter den tilnærmingen. En strategi hvor dere deler opp og jobber dere igjennom små tjenestenære og konkrete deler, kan bidra til at dere lykkes.

Vi anbefaler at dere:

• velger noen få, konkrete, brukernære overgangssituasjoner og tilhørende datakomponenter som styrende for arbeidet videre.
• bruker valgt situasjon til å avdekke reelle behov, avhengigheter, regelverksutfordringer og tekniske hindre.
• avklarer løpende hvem som skal forvalte og ha ansvar for de ulike delene. Se også anbefaling 6.

En slik tilnærming kan fungere som motor for utvikling av mer generelle prinsipper, rammeverk og løsninger. Se anbefaling 8.

Prosjektet vil møte hindringer som ikke kan løses på prosjekt- eller virksomhetsnivå. Det kan føre til at prosjektet stopper opp. Et eksempel dere peker på, er at det kan være behov for endringer i regelverk.

Departementene har et viktig samordningsansvar når endringer berører andre departementsområder. Derfor bør de involveres tidlig. Det er etablert flere strukturer som samordner innsats overfor barn og unge. Vår erfaring er at det er krevende å etablere nye strukturer. Hvordan kan dere skape og opprettholde engasjement for arbeidet i strukturer som allerede finnes for barn og unge-området?

Vi anbefaler at dere:

• orienterer berørte departementer om arbeidet. Avklar hvordan de ønsker å være informert og involvert over tid.
• presenterer arbeidet i ulike samordningsfora for barn og unge. Etatssamarbeidet for barn og unge (13 etater) og kjernegruppen på departementsrådsnivå for barn og unge (KUBU) er eksempler.

Endringer i regelverk kan ta lang tid, og det er godt kjent at juridiske begrensninger kan være et hinder for å dele data. Dere skriver at dere skal levere innspill til endringer i regelverk til Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). Vi tror ikke det er nok for å skape fart.

For at dere skal lykkes, tror vi det er viktig at dere systematisk identifiserer regelverkshindringer tidlig i arbeidet og etablerer tydelige kanaler mot departementsnivå og tverrsektorielle arenaer der slike problemstillinger kan løftes. Hvis regelverk må endres, trenger departementene tid til det. Erfaring tilsier at manglende regelverksavklaringer kan stoppe eller forsinke realisering av gevinster.

Vi anbefaler at dere:

• tar initiativ til dialog med departementer som forvalter lov og forskrifter som kan berøres av arbeidet. Start tidlig slik at de er forberedt på regelverksutfordringer som dere kan møte.
• foreslår/etterlyser en gruppe på departementsnivå med jurister som dere kan ha dialog med om regelverk underveis i arbeidet.

Dere har anslått store økonomiske gevinster i kommunal sektor. De gevinstene vil være etterlengtet i en hardt presset kommuneøkonomi. Digitaliseringsrådet oppfatter at det er utydelig hvordan gevinsten (både tallfestet og ikke-tallfestet) skal oppnås. Det er dermed en risiko for at prosjektet leverer produktene uten å oppnå den anslåtte nytten.

Vår erfaring er at det ikke er tilstrekkelig å gjøre de tekniske leveransene og så overlate til andre aktører å hente ut nytten. Dere bør ta et medansvar for at nytten faktisk hentes ut og ha en plan for dette. Stegene mellom leveranse og realisert nytte er da helt sentrale, samt planer for hvordan man skal styre etter den nytten underveis i utviklingsprosessen.

Vi anbefaler at dere:

• jobber videre med å konkretisere produktene og sammenhengene mellom produktene og nytten. Tydelige sammenhenger er også nødvendig for at dere skal kunne kommunisere verdien av prosjektet på en forståelig måte (se anbefaling 1).
• avklarer hvordan dere kan styre (prioritere, rapportere og så videre) på nytte underveis.
• identifiserer hva som må på plass for at nytten skal kunne realiseres. Et nyttekart kan være et egnet verktøy. Det kan hjelpe dere å identifisere produkter/arbeid/tiltak som kanskje ligger i blindsonen for prosjektet.
• henter inspirasjon fra den nye veilederen for nyttestyring som Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ).

Dette er ikke et tradisjonelt prosjekt i den forstand at mye av det som skal utvikles, har en avklart ramme eller et avklart innhold på forhånd. Dere skal samarbeide om å avklare roller, ansvar og eierskap til de ulike løsningene dere utvikler. Avklaringene vil gjelde rollene til Digdir, KS og andre nasjonale aktører. De gjelder også ansvar og eierskap til data, standarder, komponenter og tjenester som er tenkt fordelt i et helhetlig økosystem for dette området. Avklaringene er noe som ikke kan gjøres bare én gang, men som må drøftes og besluttes for hver del dere utvikler.

Vi anbefaler at dere:

• så snart dere har grunnlag for det, avklarer roller og ansvar knyttet til utvikling, forvaltning og videreutvikling av produkter, fellesløsninger og rammer.

Et fungerende leverandørmarked er en forutsetning for langsiktig samhandling og redusert binding til enkeltløsninger. Leverandørene er nøkkelaktører i økosystemet dere skal bygge, og må møtes med tidlige og tydelige forventninger.

Dere beskriver det eksisterende leverandørmarkedet som lite velfungerende for sammenhengende tjenester og at det er behov for å samordne bestillingene slik at ikke leverandørene alene prioriterer hva som er viktig.

For å lykkes mener vi at bruk av standarder og nasjonale løsninger må gjøres forretningsmessig attraktivt. Selv om felles regler, krav og standarder må til, er ikke det nok. For at markedet skal følge dem, må kravene være samordnet og stabile over tid. Hvordan kan leverandørene bidra og finne rollene sine i en økosystemtenking?

Vi anbefaler at dere:

• involverer leverandørmarkedet tidlig, slik at forventninger til samhandling, tekniske valg og arbeidsformer blir tydelige fra start.
• signaliserer klare krav og forventninger knyttet til åpenhet, standardisering, datadeling og gjenbruk av løsninger og komponenter.

Digitaliseringsrådet oppfatter at Digdir skal systematisere og tilgjengeliggjøre læring fra prosjektet gjennom strukturerte leveranser knyttet til arkitekturvalg, samhandling, styring og bruk av fellesløsninger. Innsikten skal brukes til å videreutvikle nasjonale rammer, oversikter og anbefalinger og til å gjøre det enklere for andre prosjekter å ta bedre og mer helhetlige valg. Vi forstår også at Digdir skal bidra til oversikt og kobling mellom prosjektet og eksisterende nasjonale ressurser, standarder og fellesløsninger.

For å redusere parallellutvikling bør det, som kjent, etableres tydelige prinsipper for gjenbruk, der eksisterende løsninger skal vurderes før nye løsninger og avvik må begrunnes. Videre bør Digdir bidra til en oppdatert og brukervennlig oversikt over nasjonale fellesløsninger, standarder og initiativer, samt sikre tidlig kobling mellom prosjekter og relevante ressurser.

Der manglende samordning gir vesentlige samfunnskostnader, kan det være behov for tydelige føringer eller felles krav. For å sikre faktisk bruk og effekt bør normerende grep utvikles i tett samarbeid med berørte aktører og ses i sammenheng med nasjonale behov og kommende europeiske krav. Vi mener likevel at normering kun bør brukes som et selektivt og målrettet virkemiddel, heller enn som et generelt styringsgrep. Hovedtilnærmingen bør være veiledning, anbefalinger og synliggjøring av gode løsninger som gjør det enkelt for virksomhetene å gjøre riktige valg.

Vi anbefaler at dere:

• bruker prosjektet aktivt til å styrke Digdir som et operativt veilednings- og læringsmiljø for tverrsektorielle initiativer.
• utvikler anbefalinger, prinsipper og målrettede føringer basert på erfaringer fra prosjektet.