Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Digdir: Nasjonal arkitektur for samhandling og tjenesteutvikling i offentlig sektor

Digitaliseringsstrategien legger til grunn at det skal etableres en nasjonal arkitektur for et felles digitalt økosystem. Flere har i det siste hatt kritiske innvendinger til den tradisjonelle forståelsen av virksomhetsarkitektur/overordnet arkitekturstyring og arkitektrollen. Kritikken har gått på at rammeverkene kan bli skrivebordspregede, «top-down» og lite smidige. Vi mener arkitekturen må utvikles og kobles til mer praksisnære aktiviteter for å oppnå samfunnsverdi.

Helsesektoren har et eget arkitekturråd med ansvar for deres nasjonale arkitektur. Nå pågår det grunnleggende diskusjoner i arkitekturrådet om behovet både for en slik overordnet funksjon og de rammeverkene som utarbeides. Det er en erkjennelse av at produktene som utarbeides, i verste fall kan hemme fart i en smidig verden.

NAV har gått gjennom en prosess der de besluttet å sterkt redusere den overordnede virksomhetsarkitekturfunksjonen og innlemme en del av arkitektene som fagpersoner og utviklere. Samtidig har de erfart at det er behov for å samordne noen områder som må styres mer på tvers.

Dere fortalte også at vi fremover vil bli mer påvirket av standarder og prinsipper fra EU. Det er momenter som gjør at det kan være grunn til å ha et kritisk blikk på tiltaket i Digitaliseringsstrategien. Vi kan også regne med at kunstig intelligens (KI) vil ha stor betydning for behovet for en overordnet nasjonal arkitektur. KI vil øke betydningen av kvalitet på data, datadeling og metadata.

Vi anbefaler at dere:

• sammen med KS avklarer og tenker nytt om hva «nasjonal arkitektur» er og skal være.
• tenker gjennom hvordan nasjonal arkitektur skal bidra til mer fart, bedre samhandlingsevne og effektiv digitalisering.
• kritisk vurderer hvilke typer arkitektur og prinsipper dere kan bidra med. Gi konkrete eksempler.

Dere fortalte at dere deltar i prosjektet Sammenhengende tjenester for Barn og Unge (SAMT-BU) og ønsket å bruke den arenaen som en uttestingsarena. Det er bra, men ta også initiativ til å delta i andre pågående tiltak. Prøv ut en rolle hvor dere deltar for å utvikle felles standarder, fellesløsninger og infrastruktur for deling av data.

Det er flere områder og tiltak hvor dere kan ta en mer aktiv rolle. Vi har behandlet en rekke store satsinger som eksempelvis fra politiet, Tolletaten, KS Digital sin tjenesteutviklingsplattform og Utlendingsdirektoratet. Hvordan kan dere koble dere på de prosessene og bidra til at de lykkes? Hvordan kan dere benytte erfaring fra disse tiltakene til å utvikle nasjonal arkitektur?

Vår erfaring er at etterlevelse av nasjonale føringer ofte knyttes til graden av eierskap blant aktørene som skal følge føringene.

Vi anbefaler at dere:

• tar en mer aktiv rolle i andre virksomheters prosesser for å avdekke nasjonale standarder, løsninger og infrastruktur for deling av data.
• bruker disse samarbeidsarenaene til å finne fram til egnede nasjonale styrings- og forvaltningsmodeller.

Offentlig forvaltning er stor og organisert i sektorer. En tilnærming for økt samhandling på tvers kan være å få på plass foregangsvirksomheter i de ulike sektorene som går foran og tar et spesielt ansvar på vegne av sektor eller samfunnsområde. Et eksempel kunne være at politiet tar en slik rolle innenfor justissektoren, et annet at noen tar en slik funksjon på tilsynsområdet.

Vi tror det kan være lurt å bryte ned «økosystemet Norge» i «økofamilier» og sammen med relevante aktører utarbeide drømmebilder. Hva er det som dekkes i sektoren, hvilke behov dekkes nasjonalt? Hvem skal sektoren samhandle tett med? Hvem er mer perifere? Kan dere invitere markedsaktørene inn i prosessen? Legg til grunn at Digdir har en sekretariats/fasilitatorrolle i større grad enn styringsrolle.

Vi anbefaler at dere:

• identifiserer og utfordrer fyrtårn som kan være pådrivere og ta spesielt ansvar på vegne av egen sektor.
• bidrar med fasilitering til utarbeidelse av drømmebilder og konkrete arkitekturprodukter.

Begrepet nasjonal arkitektur kan for mange oppleves som både teknisk og teoretisk. Ordene som brukes, som nasjonal arkitektur, økosystem og organisk økosystem, tolkes ofte forskjellig av ulike personer, fagmiljøer og institusjoner. Ulik forståelse skaper hindringer og øker risikoen for misforståelser.

Felles drømmebilder som beskriver hva man vil oppnå med hvilke virkemidler, er et metodisk grep for å skape enn felles forståelse. Kommuniser så klart som mulig, med minst mulig bruk av fagspesifikke begreper, særlig overfor etatsledere og andre beslutningstakere. Vær tydelige på hvorfor det er behov for å ta nasjonale grep og hvordan det påvirker lokal utvikling. Vær nøye med å forklare nytte for lokal utvikling. En del etatsledere er opptatt av større grad av effektivisering av selve digitaliseringsprosessen. På hvilken måte vil de nasjonale perspektivene bidra til mer effektiv digitalisering lokalt?

Vi anbefaler at dere:

• samarbeider med aktørene om begrepsbruk og kommunikasjonsinnhold.
• kommuniserer aktivt og tilpasset målgruppene.

Beskriv tydeligere hvilke produkter dere skal etablere og hvilke verdier disse vil gi for andre virksomheter. Dere formidlet at «arkitekturproduktene» har bestått av noen litt bortgjemte nettsider og at dere nå ønsker å etablere en «butikk» som forvaltningen kan gå inn i og benytte i gjennomføringen av egne prosjekter.

Butikkmetaforen kan være god. Det er likevel uklart hva butikken skal være, hvilke partnere som skal bygge den og hva den skal tilby. Det er viktig at innholdet oppfattes relevant og nyttig i ulike brukssituasjoner for eksempel i utredningsprosesser, anskaffelser og i utvikling. Tenk nytt på verktøy og virkemidler.

Vi anbefaler at dere:

• er tydelige på hva produktene er og gir av verdi, oghvem de skal være for og når.
• har en klar formening om hvilke aktører som skal oppdatere og legge inn varer i butikken.
• fokuserer på brukssituasjoner der viktige arkitekturbeslutninger tas. Hvilke premisser og nasjonale hensyn bør tas i disse situasjonene? Hva trenger dere å fasilitere/utvikle for at gode beslutninger tas?

De fleste aktørene, særlig kommunene, er avhengige av hyllevareleverandører, og i anskaffelsesprosessene blir det tatt mange viktige beslutninger. Hvordan skal virksomhetene få nytte av nasjonal arkitektur når de stiller krav til løsninger?

Vi erfarer at selv om det stilles krav til leverandørene, er virksomhetene likevel avhengige av at det faktisk finnes leverandører som kan oppfylle kravene. Det er ikke alltid tilfellet og det skaper nye utfordringer.

Vi forsto at det nå innarbeides krav om deling av data i standardkontraktene. Det er bra. Følg med og evaluer om dette er tilstrekkelig for at løsningene som leveres, understøtter de nasjonale behovene.

Vi anbefaler at dere:

• tar initiativ til endring av standardkontrakter, dersom det er behov for det.
• samarbeider med KS og markedsaktører for å utvikle felles praksis for kravstilling.

Digdir er opptatt av at felles standarder, gjenbruk av løsninger og økt bruk av fellesløsninger vil gjøre det mer lønnsomt og mer effektivt å digitalisere. Det er imidlertid vanskelig å vise den verdien overfor den enkelte virksomhet. Mer forskning om gevinstene på virksomhetsnivå vil eventuelt styrke argumentasjonen deres opp til departementet og overfor virksomhetene. Designsystemet har tatt det perspektivet i sin samfunnsøkonomiske analyse.

Finnes det forskning som peker på hvordan KI kan komme til å påvirke behovet for nasjonal arkitektur? Hva trenger vi av nasjonal forskning?

Vi anbefaler at dere:

• etterspør forskning som dokumenterer effekter av fellesløsninger, drift, standarder og samhandlingsarkitektur.
• utvikler faglige begrunnelser som virksomheter og departementer kan bruke i styringsdialog og satsingsforslag.
• undersøker hvordan KI vil påvirke behovet for nasjonal arkitektur og hvordan arkitekturen må tilpasse seg.
• undersøker hvilke land som har lykkes med hvilke typer arkitekturprinsipper og hvordan.