Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev DFØ: Fremtidens regnskapstjenester (KVU)

Selv om bortfall av support på dagens løsning er det konkrete prosjektutløsende behovet, savner vi en bredere drøfting av problem og behov som bør løses. Vi er usikre på om dere har åpnet opp mulighetsrommet nok til å identifisere alternative måter for å dekke behovene statlige virksomheter har nå og i fremtiden.

Balansen mellom fleksibilitet og standardisering er viktig. Kjernen i regnskapssystemer er i stor grad standardisert, mens kundenes behov for tilpasninger og tjenester på toppen vil variere mellom ulike virksomheter. Tjenestene på toppen av systemene kan også deles i standardiserte tjenester og mer kundetilpassede tjenester. Hvilke konsepter åpnes dersom ulike aktører kan levere henholdsvis det standardiserte laget og laget som skal svare på kundebehov? Hvilke konsepter åpnes dersom selve kjernen i regnskapssystemet leveres av andre aktører enn DFØ? Konseptene vil påvirke organiseringen og kompetansebehovene hos dere på ulike måter og bør drøftes i utredningen. Vi trakk også opp spørsmålet om dere i utredningen kan belyse en mer normerende/premissgivende rolle overfor virksomhetene for å oppnå mer standardisering.

Kompleksiteten i det dere skal utrede, er stor, og dere har en fremdriftsplan dere skal følge. Vi forstår at dere er opptatte av å få kontroll på usikkerhet og risiko. Samtidig mener vi at det er viktig at dere ikke lar usikkerhet og fremdrift bli for førende for avgrensninger dere gjør i utredningsprosessen. Dere kan undersøke muligheter for å få mer tid til utredningen. Hva vil det koste å forlenge levetid/forvaltning av eksisterende løsning til 2033? Kontroll på usikkerhet og risiko vil være en viktig oppgave når dere kommer til forprosjektet etter konseptvalget.

Digitaliseringsrådet anbefaler dere å:

• være vesentlig bredere i utformingen av konsepter i utredningen. Ta utgangspunkt i at oppdraget handler om å vurdere fremtidens økonomitjenester for statlige virksomheter og hva de vil ha behov for.
• beskrive grunnleggende ulike konsepter for å løse fremtidens behov for regnskapstjenester i staten. Inkluder konsepter som belyser alternativer der DFØ har andre roller enn i dag. Det kan også inngå vurderinger om sky-tjenester eller andre løsninger er best for å løse oppdraget dere har.
• inkludere forretningskompetanse i prosjektgruppa slik at nye og innovative måter å levere regnskapstjenestene på ivaretas.
• utrede konsepter som også i større grad baserer seg på modulering, stegvis avvikling og fleksibilitet (se også anbefaling 4 og 8).

Et konseptvalg for fremtidens regnskapstjenester i staten kan ha stor betydning for DFØs rolle, organisering og tjenesteleveranser fremover. Mandatet sier at dere skal ta hensyn til at lønnstjenestene også skal moderniseres.

Vi anbefaler ofte virksomheter å starte med å tegne drømmebildet. Hvilken rolle ønsker DFØ å ta innen administrative tjenester i fremtiden og hvor godt passer det inn i en ønsket situasjon for offentlige virksomheters regnskapstjenester? Er dere tjenesteleverandør, utvikler eller avtaleforvalter? Dere bør drøfte rollene til DFØ og se dem i sammenheng med leveranseområdene i hele virksomheten.

Vi anbefaler dere å:

• tegne et drømmebilde av hvor dere skal være i fremtiden. Ta utgangspunkt i mandat, DFØ sitt samfunnsoppdrag, visjon og kundenes ønsker når dere tegner opp drømmebildet. Vurder synergier mellom alle leveranseområdene til DFØ.
• bruke drømmebildet til å lage ulike konsepter der rollen og forholdet til kundene til DFØ vil variere.

Det er flere land som ligger foran dere i løypa når det gjelder å flytte regnskapssystemene ut i skyen. Vi tror at det er relevant å se på land hvor ansvaret for regnskapstjenestene er organisert på andre måter enn i Norge. Det er variasjon hvordan andre land har vektlagt ulike forhold, som for eksempel gevinster, roller og sky/sikkerhet. Andre lands erfaringer kan åpne opp konsepter som er nye og innovative.

Dere har kontakter i Sverige og Danmark og ser hvordan de leverer tjenestene der. Fortsett med det. Det er Danmark som ligner mest på hvordan vi har organisert oss i Norge. De går nå mer og mer i retning av å utvikle egne tjenester.

Vi anbefaler at dere spenner ut mulighetsrommet og ser til hvordan behovene dekkes og er organisert i andre land som har tenkt annerledes. For eksempel:

• Estland: er på mange måter et ytterpunkt. Staten tilbyr arkitektur, standarder og infrastruktur, mens tjenestene leveres distribuert.
• Australia og Storbritannia kan ha relevante eksempler som viser hvordan exit-strategier og modularitet håndteres.

Dere fortalte at dere skal ha dialog med noen utvalgte leverandører, men at det ligger litt frem i tid. En god og åpen dialog med markedet vil gi dere innsikt som er viktig når dere vurderer ulike konsepter. En viktig risiko er leverandørmarkedets evne til å levere det dere ønsker. Det er mange som er ute i markedet for å bytte ut sine ERP-løsninger.

Har leverandørene tid til å jobbe med dere? Det er en viktig diskusjon dere må ta med leverandørene så tidlig som mulig. I utredningsperioden kan dere benytte markedsdialog og Request for Information (RFI) til å kartlegge hvordan ulike leverandører forholder seg til en del overordnede områder som lock-in, kontraktsmessige modeller og sikkerhet.

Vi anbefaler at dere involverer leverandørmarkedet tidlig i utredningsprosessen. Noen fordeler ved å involvere markedet kan være at:

• dere får forståelse for mulighetsrommet (teknologi, løsninger, fleksibilitet, sikkerhet og forretningsmodeller).
• dere får innsikt i kostnadsdrivere, modenhet og risiko.
• leverandørene kan avdekke alternative konsepter dere ikke selv har vurdert.

I tidlig fase kan dere få innspill til hvordan dere kan jobbe med markedet. Når dere har kommet lenger, kan dere bruke markedsdialog for å teste realismen og risiko forbundet med alternative konsepter (tid, kapasitet og gjennomførbarhet). Det vil styrke utredningen og redusere risiko.

Det foregår en rekke statlige og internasjonale initiativer for å regulere og/eller ta fram nye digitale løsninger. De endringene skaper usikkerhet. Dere vil ikke i dag kunne beskrive og definere dette helt klart. Det er en usikkerhet dere må beskrive så godt dere kan og ha med dere i dialogen med departementet, leverandørene og kundene.

Regnskapssystemet skal fungere sammen med både initiativene nevnt ovenfor, nasjonale fellesløsninger og systemer i de enkelte virksomhetene. Sånn sett er regnskapssystemet en viktig del av et større økosystem.

Mange er avhengige av at regnskapssystemet har gode aksesspunkter og at integrasjon er standardisert og forutsigbart. Det er viktig å ha oversikt over aktører og løsninger i landskapet rundt regnskapssystemet. Med den levetid som et nytt system skal ha, er det også nyttig å gjøre en del vurderinger av hvilke behov og krav som kan komme på lengre sikt.

Vi anbefaler at dere:

• kartlegger aktører og initiativer som har påvirkning på de ulike konseptene.

Dere har allerede startet arbeidet med å løfte exit-strategi som tema. Det skyldes i stor grad den geopolitiske situasjonen. Det er bra. På dette stadiet i prosessen mener vi at det er viktigst å tenke hvordan dere kan legge til grunn en modularisert arkitektur i de ulike konseptene. Da tenker dere avvikling allerede i starten og legger fundamentet for en mer kontinuerlig utvikling og avvikling. Se etter muligheten for å skifte ut moduler og/eller leverandører underveis uten en ny stor og kostbar utskifting.

Vi anbefaler at dere:

• vurderer modulbaserte løsninger som kan avvikles stegvis. Dere kan hente erfaring fra Lånekassen og programmet Nye Altinn der dette tankesettet er lagt til grunn.
• tar med avviklingskostnader i konseptvurderingen.