Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Skatteetaten: Nasjonal tilgang til syntetiske persondata for testformål

Prosjektet skal gi en bred tilgang på ikke-sensitive, men representative testdata fra offentlig sektor. Støtte: 8 836 256.

Programmet for modernisering av folkeregisteret er i ferd med å etablere en omfattende database med syntetiske persondata for testformål. Denne basen dekker det meste av ulike forhold og varianter av personopplysninger i registeret. Basen vil løpende ajourholdes og videreutvikles av Skatteetaten.

For å gjøre det enkelt for øvrig forvaltning å dra full nytte av denne databasen, foreslås det utviklet en velegnet søkeløsning slik at forvaltningen enkelt kan hente utvalg av syntetiske persondata tilpasset eget behov.

Løsningen utvikles som ledd i det etablerte samarbeidet på testområdet mellom en rekke forvaltningsorganer, med deltakelse fra Difi. Utviklingsarbeidet vil være en katalysator for privat og offentlig innovasjon ved at det gir en bred tilgang på ikke-sensitive, men representative testdata fra offentlig sektor.

Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen

Forpliktende og skriftlige samarbeidsavtaler mellom etatene ble laget i begynnelsen av prosjektet. Det bevisstgjorde etatene i forhold til samarbeid og bidrag, og problemer ble ryddet unna tidlig. Etatene har underveis i prosjektet stilt opp, og det har vært et godt samarbeidsklima.

Det ble rigget til et ordentlig prosjekt, med klart definerte prosjektroller, ansvar, og med de viktigste prosjektrollene/ressursene bemannet på heltid. Det har vært regelmessige statusmøter, og god informasjonsflyt i prosjektet. Det har vært god transparens og dialog mellom etatene.

Med utgangspunkt i søknaden til medfinansieringsordningen hadde prosjektet klart definerte mål og planer fra starten av. Mål og planer var omforent mellom etatene.

Det har vært mulig å bemanne sentrale roller på heltid. Der etatene ikke har kunnet stille opp med interne ressurser har blant annet bidraget fra medfinansieringsordningen gjort det mulig å bruke eksterne konsulenter. Etatene har stilt villig opp med ressurser der det har vært behov for det. Det har også vært stor grad av kontinuitet i sentrale roller også hos etatene. Prosjektet har hatt kompetente ressurser, som har vært på plass til riktig tid.

Syntetisk folkeregister var på plass, slik at prosjektet umiddelbart hadde en kilde å bygge og teste løsningen på. eHelse hadde utviklet en søkeløsning som prosjektet kunne hente mye inspirasjon fra. Dette la et godt grunnlag for designarbeidet. Begge disse forholdene gjorde at prosjekter raskt hadde en testbar løsning oppe å gå.

Prosjektet har kunnet bruke det tverretatlige testsamarbeidet for å avklare, og få opp krav til løsningen. Dette har også bidratt til å skape eierskap.

Etatene har vært involvert i utformingen av løsningen, og har bidratt med å utforme krav og testing. Dette har skjedd gjennom faste og regelmessige møter hvor det blant annet har vært lagt opp til test. Deltakelsen har bidratt til økt eierskap og tillitt. Det har vært fokus på brukerne og hvilke behov som skal dekkes. Dette har bidratt til at vi har fått en løsning som brukerne i stor grad er fornøyd med, og er enkel å bruke.

Det har vært et sterkt engasjement rundt syntetiske testdata fra de deltakende etatene og gjennom tverretatlig testsamarbeid, som har bidratt til at man har sett verdien av søkeløsningen, og skapt entusiasme rundt den. Etatene har evnet å løfte blikket og erkjenne at man må samarbeide om testdata for å kunne teste på tvers, og har dermed sett verdien av søkeløsningen. Gjennom prosjektet har bevisstheten rundt bruk av syntetiske testdata i etatene økt. Det er forståelse for at krav om bruk av syntetiske testdata er noe man vil bli møtt med ved testing på tvers, og at man derfor må få dette på plass.

Det har vært fokus på endringsledelse og innføring. Prosjektet har hatt dedikerte ressurser til innføring og endringsledelse, og etatene har bidratt internt i sine etater.

Løsningen kom tidlig opp, og kunne brukes aktivt til test av både av etatene og andre. Det har gitt oss erfaringer underveis, og også tidlig demonstrert nytten av løsningen. For de som har tatt løsningen i bruk har det ført til besparelser, og vært et bidrag til effektivisering i utvikling og test.

Det har vært en utfordring for enkelte etater å samkjøre med aktiviteter og testmiljøer internt mot prosjektets leveranser, og få testmiljøer internt til å spille sammen med søkeløsningen og syntetisk folkeregister.

Det har vært en utfordring for brukerne å se forskjell på søkeløsningen og syntetisk folkeregister, og hvordan de skal brukes i forhold til hverandre.

Viktige læringspunkter

Ved utvikling av felles løsninger er det viktig å avklare drift og forvaltning, så tidlig som mulig, og helst før prosjektet settes i gang. Det ble ikke gjort i dette prosjektet, og prosjektet startet uten at dette var avklart. Det gjorde at prosjektet kom tidlig i gang. Endelig avklaring av hvem som skal forvalte løsningen har blitt en unødvendig lang og tung prosess.

: Det har vært en suksess at etatene har bekledt ulike roller, for eksempel har testlederrollen vært ivaretatt av NAV, og brukskvalitet av SSB.

Månedlige sprintdemoer og dialogmøter med felles test har vært en suksess, både for involvering i forhold til forankring av behov og krav, test av løsningen, og dermed eierskap til løsningen.

Bruk av syntetiske testdata og dynamiske testdata er en modningsprosess. Det samme gjelder hvordan søkeløsningen skal brukes i forhold til syntetisk folkeregister, etatenes interne testmiljø, og tester på lavere nivå i egen organisasjon. Ting tar tid – og etatene og samarbeidspartnere beveger seg framover i ulik takt og har ulike mål. Søkeløsningsprosjektet har bidratt til en positiv utvikling, men dette er noe som må fortsette. Her vil tverretatlig testsamarbeid fortsatt spille en viktig rolle framover.

Bruk av løsningen i flere etater har allerede demonstrert nytteverdien av løsningen, og gevinster har blitt realisert allerede. Løsningen har bidratt til tidsbesparelser, og vært et bidrag til effektivisering i test og utvikling. Søkeløsningen i kombinasjon med det syntetiske folkeregisteret har medført økt kvalitet i testingen, og at flere scenarier har blitt testet.

I dette og andre prosjekt, som finansieres gjennom medfinansieringsordningen, vil typisk interne ressurser være etatenes bidrag, mens eksterne ressurser belastes medfinansieringsordningen.

Timelønnen på interne ressurser er veldig lav sammenliknet med eksterne ressurser, og dekker for eksempel ikke AGA og OTP, samt at timekostnaden beregnes ut i fra tildelingsbrevet i starten av prosjektet. En ekstern ressurs koster 3 ganger så mye som en intern ressurs. Tidsmessig vil en intern ressurs bidra med 3 ganger så mye som en ekstern ressurs, mens man kostnadsmessig kommer likt ut.

I vårt prosjekt er realiteten at etatene har bidratt med 3 ganger så mye ressurser som medfinansieringsordningen, mens etater og medfinansisieringsordningen kommer likt ut på prosjektregnskapet. Dette er et misforhold medfinansieringsordningen bør se på