Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Patentstyret: Min IPR-side

Prosjektet Min IPR-side (Intellectual Property Rights) skal beskrive og realisere nye og fremtidsrettede digitale løsninger for søknadsbehandling av patenter. Støtte: 6 275 000.

Løsningene skal ivareta kundens behov før innleveringen, under behandlingen og etter avgjørelsen av søknaden (vedlikehold av IPR). Dette vil gjøre søknadsprosessene hos Patentstyret mindre komplekse, mer forutsigbare og redusere behovet for iterasjoner og brevveksling med brukerne. Effektene vil være reduserte kostnader både hos brukerne og internt i Patentstyret, økt effektivitet, gode brukeropplevelser og «flere gode rettigheter».

Prosjektet er avslutta.

Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen

Prosjektet er sett på som en stor suksess i Patenstyret. Viktige mål for næringslivet er antakeligvis oppnådd 2 år før estimert tid, og flere andre positive nyttevirkninger anses oppfylt før tiden. God prosjektgjennomføring som innebar følgende momenter anses som viktig:

  • Ekstern prosjektledelse ga balanse mellom interne kraftsentrum, mer ro og oversikt, trygghet i utviklerkompetanse, og bedre kommunikasjon mellom IT- og forretningsdeltagerne i prosjektet.
  • Svært hyppig formelle møter mellom styringsgruppe og prosjektledelse (Alltid med flere fra prosjektet) ga tett kommunikasjon og tidligere avklaringer og reaksjoner ved hendelser.
  • God kommunikasjon med ledergruppen/prosjekteier etter anbefaling fra Digitaliseringsrådet.
  • Intern organisering med god etablering av eierskap hos deltagerne fra forretningssiden (fra linjeorganisasjonen)
  • Svært erfarne og dyktige egne utviklere (brobyggerkunnskap) som tar eierskap i valg av teknologi.
  • Ledelsen ønsket også å bygge intern prosjektkompetanse, noe som viste seg også å gi eierskap hos de utvalgte

Særlig god fleksibilitet og eierskap hos fagsystemleverandør Sword SA- Særlig positivt bidrag var mulighet for direktekommunikasjon mellom utviklere på begge sider.

Dette viste seg å være veldig bra, da prosjektet fikk muligheter til å endre valg av produkter og produktomfang for å både få en mer effektiv måloppnåelse og realisering av kundenytte.

Grunnet økt fokus på brukervennlighet og design (tjenestedesign), og veiledningsfunksjonalitet på nettsted (inngangsport).

Chat anses som kjent teknikk, men sannheten er at forventingene til slik funksjonalitet har blitt svært høyt hos alle borgere. Dermed var ikke prosjektforslaget og forventingene til kundene og forventingene internt, tilstrekkelig avstemt. Dette viste seg å bli en løsning som var dyrere og mer kompleks enn forventet, ikke minst på grunn av sikkerhetskrav.

Endringen ble utført for å tilpasse løsningen i forhold til tilgjengelige ressurser, samtidig som moderne krav ble lagt til grunn. Endringen tok tid. Det viste seg å gjøre andre og senere produkter lettere realiserbare, noe som i seg selv kan godgjøre den ekstra ressursbruken.

Viktige læringspunkter fra prosjektet

Prosjektet fikk en fullmakt til å begrense målbildet så lenge formålet med prosjektet ble oppnådd (flere gode rettigheter, bedre kommunikasjon, gjennomsiktighet, mv, rettet mot særlig målgruppe av kunder). Denne operasjonelle friheten fungerer svært godt for utvikling med smidige metoder, og tjenestedesign. Det krever imidlertid mye ressurser for å etablere en felles forståelse av resulterende styring og prioritering i prosjektet. I ettertid var det lett å støtte det endelige utvalg av produkter i «prosjektpakka»

Velvilje hos leverandørene og evne hos prosjektet til å være brobygger og tilrettelegger er svært viktig når flere utviklermiljø må fungere sammen. Prosjektet hadde all egenutvikling med smidig metodikk, mens to forskjellige fagsystemleverandør benyttet mer tradisjonelle spesifiserte leveranser. Det var svært viktig å bruke mye tid på forståelse og forankring hos leverandørene og både egne og eksterne utviklere, slik at samme mål ble etablert hos leverandøren og konsulentene. En nøkkel var at Patentstyret tydelig tok ansvaret for å unngå mulige konflikter etter leveranser.

Teknologivalget ble tatt tidlig i gjennomføringsfasen, og prosjektet måtte da benytte ressurser på ikke planlagt aktivitet. Ta høyde for at løsninger kan kreve endring i infrastruktur av årsaker som ikke var kjent i konseptfasen.

Produktene var avhengig av et flertall av integrasjoner som må samvirke: ID-porten, flere Altinn-integrasjoner, BRREG, DSF og mot fagsystemene. Det var særlig autentisering og integrasjonene mot Altinn som ble mer ressurskrevende enn forventet, dels fordi ingen tidligere hadde benyttet de API som vi hadde (prosjektet ble pilotkunde) og dels fordi API-ene mot skjemahåndtering er svært fattige når det gjelder gjenfinning. Når det blir brudd i sesjoner mellom skjemainnsender og Altinn, er det viktig at skjema kan gjenfinnes slik at muligheten for innsending av flere like skjema (duplikater) sendes inn. Utfordringene førte til mange endringer i skjemastruktur og skjemahåndteringsprinsipper underveis i hele gjennomføringsfasen.

Prosjektets hovedmålgruppe er flyktige kunder; små og mellomstore bedrifter (SMB) og grundere med enkeltsøknader eller få normale kontaktpunkter med virksomheten. Dermed ble testgruppen satt sammen på nytt ved hver test, mens oppdatering mot samme gruppe var umulig. Vi var heldige og fikk tilført midler til ekstern bistand med kompetanse på brukergrensesnitt. Dette gjorde prosessene mer effektive og smidige. Ideelt ønsket vi å gjøre flere iterasjoner mot målgruppen enn hva som viste seg mulig.

Prosjektets delleveranser ble umiddelbart tatt imot av linjen, og pilotprosjekt opprettet. Det var stor interesse og nysgjerrighet i hele organisasjonen, sammen med stort eierskap i ledelsen. Resultatet ble hurtig absorbering og tilpasning til prosjektets leveranser, men også at prosjektet klarte å levere tross endringer i rammebetingelser underveis. Tilbud om gjennomgang og veiledning fra Digitaliseringsrådet kan ha medvirket til denne gode forankringen.

Tilbud om gjennomgang og veiledning fra Digitaliseringsrådet kan ha medvirket til denne gode forankringen.