Oversikt over digitaliseringstiltak i staten 2018

Høsten 2018 gjennomførte Difi en kartlegging av digitaliseringstiltak i staten, og laget en oversikt over tiltakene og hva som kjennetegner disse.

Difi-notat 2019:2
10. Mar 2020

Innhold

    Det er innhentet informasjon om 412 digitaliseringstiltak fra 87 statlige virksomheter fordelt på alle departementsområder. Felles for tiltakene i oversikten er at de har startet opp i 2018, og er i ide-, konsept-, planleggings-, eller gjennomføringsfasen.

    Hovedfunn

    Resultatene fra kartleggingen er fremstilt tematisk etter hva de handler om, hvor tverrgående de er og hva antatt gjennomføringskostnad er.

    Vi ser for eksempel at flest tiltak i oversikten har til hensikt å effektivisere intern drift. Vi ser også at omtrent halvparten av tiltakene er såkalt tverrgående på den måten at de berører andre statlige virksomheter utenfor egen sektor eller kommunal sektor.

    Flest tiltak handler om intern effektivisering

    Et flertall av digitaliseringstiltakene handler om intern effektivisering. Det vil si å utvikle en løsning for å forbedre eller effektivisere virksomhetens oppgaveløsning (saksbehandling, fagsystemer o.l.).

    Figuren under viser hvordan tiltakene fordeler seg etter hva som er hovedhensikten med tiltaket. Virksomhetene fikk valget mellom syv "hensiktskategorier" eller typer tiltak. Kategoriseringen er basert på en mer omfattende klassifisering brukt i Skate. Antall N=412

    126 tiltak handler om intern effektivisering. 98 om å legge til rette for sammenhengende tjenester, 62 om deling av data, 50 om å endre oppgavelløsning, 26 om intern administrasjon, 23 om fellesløsning, 15 om å forbedre sikkerhet, og 12 ikke oppgitt. Graf

    Vi ser at flest tiltak (126 av 412) handler om å utvikle en løsning for å forbedre eller effektivisere virksomhetens oppgaveløsning. En stor andel av tiltakene har til hensikt å få til mer helhetlige og sammenhengende tjenester til brukerne (98 av 412) eller å legge til rette for deling og gjenbruk av data på tvers (62 av 412). Dette er to viktige mål i regjeringens Digitale agenda (Meld. St. 27 (2015-2016)

    Begrepet "bruker" er i denne sammenheng innbyggere, ansatte, offentlige og private virksomheter, samt frivillig sektor (se definisjon også i Digital agenda). Det betyr at de tiltakene som oppgis å tilrettelegge for helhetlige og sammenhengende tjenester til brukerne, ikke nødvendigvis handler om tjenester til innbyggere eller næringslivet, men kan for eksempel også gjelde ansatte i egen virksomhet.

    Flertallet av innmeldte tiltak er små og over halvparten har finansiering

    Kartleggingen viser at flertallet av tiltakene oppgis å ha en antatt kostnadsramme på under 50 mnok, og den største andelen er tiltak på under 10 mnok. Flertallet av tiltakene har finansiering, og vi ser at behovet for finansiering knytter seg til hvilken fase tiltaket er i.

    Hva koster tiltaket?

    Figuren viser andel tiltak per kostnadsramme. Med kostnadsramme mener vi her eksterne kostnader for å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer bruk av konsulenter, kjøp av tjenester og utstyr mv. Det skilles mellom fire kategorier som er "over 100 mnok", "mellom 50-100 mnok", "mellom 10-50 mnok" og "under 10 mnok". Antall N=412.

    58 % av tiltakene er under 10 millioner, 25 % er mellom 10 og 50 millioner, 8 % mellom 50 og 100 millioner og 5 % over 100 millioner. 4 % har ikke oppgitt kostnadsramme. Graf

    Som figuren viser, har den største andelen tiltak en antatt kostnadsramme på under 10 mnok. Dette beskrives i denne sammenheng som små tiltak. En fjerdedel av tiltakene ligger på mellom 10 og 50 mnok, og er såkalt mellomstore. De store tiltakene, dvs. de som ligger over 50 mnok (8 prosent) og 100 mnok (5 prosent), er det forholdsvis svært få av i 2018.

    Vi erfarer at enkelte virksomheter kun har opplyst kostnader for inneværende budsjettår, det vil si årlige kostnader og ikke totalkostnader for tiltaket. Hvordan virksomhetene har tolket spørsmålene i sin besvarelse varierer altså, og gir noe usikkerhet knyttet til dataene på aggregert nivå.

    Har tiltaket finansering?

    Figuren under viser antall tiltak som har finansering, mangler delvis finansiering eller mangler finansiering i 2018. Antall N=412.

    Bilde med fire grafer som viser at 232 tiltak har finansiering, 78 tiltak har ikke finansiering, 94 tiltak har delvis finansiering. For 8 tiltak er det ikke oppgitt om de har finansiering eller ei.

    Vi ser at omtrent halvparten av tiltakene, uavhengig av kostnadsstørrelse og fase de er i, har finansiering. Det er likevel slik at virksomhetenen oppgir at mange av tiltakene mangler finanisering helt eller delvis, dette gjelder hhv. 78 og 94 tiltak.

    Har finansieringsbehovet en sammenheng med hvilken fase tiltaket er i?

    Figuren viser antall tiltak i de ulike prosjektfasene som har finansiering, har ikke eller kun delvis har finansiering. Antall N=412.

    I idefasen har 4 finansiering 17 har ikke 6 har delvis. I konseptfasen har 28 finansiering 35 har ikke 33 har delvis. I planleggingsfasen har 39 finansiering 11 har ikke 11 har delvis. I gjennomføringsfasen har 160 finansiering 15 har ikke 44 har delvis.

    Selv om over halvparten av tiltakene har finansiering, viser kartleggingen at finansieringsbehovet knytter seg til hvilken fase tiltaket er i. Tiltak som er i gjennomføringsfasen, har stort sett finansiering, mens de som er i ide-, konsept eller planleggingsfasen i større grad mangler finansering helt eller delvis. Disse trekkene kan sies å være forventet.

    Likevel ser vi at det er tiltak i planleggings- og gjennomføringsfasen som har finansieringsutfordringer. Omtrent en tredjedel av tiltakene i disse to fasene mangler finansiering helt eller delvis, hhv. 22 av 65 tiltakene i planleggingsfasen og 59 av 2019 tiltak i gjennomføringsfasen.

    Mange statlige digitaliseringstiltak berører kommunesektoren

    Kartleggingen viser at omtrent en fjerdedel av de statlige digitaliseringstiltakene berører kommunal sektor (kun kommuner, kun fylkeskommuner eller begge deler). Med berørt menes at kommuner og/eller fylkeskommuner for eksempel skal ta i bruk eller motta data fra løsningen.

    Figuren viser antall statlige digitaliseringstiltak som berører hele kommunal sektor, kun kommuner eller kun fylkeskommuner, samt antall tiltak som ikke berører kommunal sektor på noen måte. Antall N=412.

    263 tiltak ikke berører kommunal sektor, 95 tiltak berører hele kommunal sektor, 45 tiltak berører kun kommunene, 6 tiltak berører kun fylkeskommunene, og 3 er ikke oppgitt. Graf

    Vi ser at mange (140 av 412) statlige digitaliseringstiltak berører kommunesektoren, enten hele kommunal sektor (90), kun kommuner (45) eller kun fylkeskommuner (6). Vi ser også at de fleste tiltakene som berører kommunal sektor, treffer både fylkeskommunene og kommunene, mens få tiltak berører fylkeskommunene alene. Dette er ikke overraskende, i og med at kommunene leverer flere tjenester enn fylkeskommunene på for eksempel sentrale velferdsområder som grunnskole, helse, pleie og omsorg mv.

    Ifølge digitaliseringsrundskrivet for 2017 skal statlige virksomheter drøfte tiltak som berører kommunal sektor med KS på et tidlig tidspunkt i prosjektforløpet. I forbindelse med kartleggingen ble de statlige virksomhetene spurt om det hadde vært formell kontakt til KS for å informere om tiltaket. 61 tiltak har vært drøftet med KS.

    Som vist i figuren, er det likevel slik at flesteparten av de statlige tiltakene (263 av 412) ikke berører kommunalt nivå. Sistnevnte kan ha sammenheng med type tiltak de statlige virksomhetene opgir at de har, nemlig at flertallet dreier seg om interne effektiviseringstiltak (saksbehandlingssystemer, fagssystemer m.m.).