Prosjektportefølje Stimulab Direktoratet for byggkvalitet (DiBK): Ingen sak med byggesak – effektiv og brukerrettet veiledning i alle ledd

Om behovet og utfordringen

Hvert år sender privatpersoner, byggefirmaer og andre foretak inn rundt 90 000 byggesøknader til kommunene. Førstelinjen i kommunen har begrensede ressurser, og opplever et stort arbeidspress. Folk forventer raske svar i sin byggesak, selv om mange av avklaringene krever at andre etater i kommunen, eller sektormyndigheter, må involveres. Dette skaper frustrasjon i mange ledd. Flere undersøkelser viser at plan- og byggesak er det tjenesteområdet med lavets tilfredshet blant alle kommunale tjenester. Det kan henge sammen med at prosessen oppleves tidkrevende, sammensatt og kompleks. 

Om prosjektet

I prosjektet ønsker å finne ut hvordan førstelinjen på byggesak i kommunene kan få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag. Vi ønsker mer samkjørte informasjonsflyter på tvers av forvaltningsnivåer, kommunegrenser og kommunens interne organisering. Som en del av dette ønsker vi å utforske i hvilken grad maskinlæring, kunstig intelligens eller annen teknologi har potensiale for å avlaste og effektivisere rutineoppgaver i dagens veiledningstjenester.

Prosjektet har utforsket hvordan førstelinja i kommuner kan få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag når det gjelder veiledning knyttet til byggesak. I denne sammenhengen er førstelinja definert som det første kontaktpunktet eller møte innbyggeren har med kommunen når de søker informasjon og hjelp i byggesaksprosessen

Funn og resultater

Det gjennomført et omfattende innsiktsarbeid og eksperimentering i prosjektet. DiBK hadde rekruttert åtte pilotkommuner som har deltatt aktivt i innsikts- og eksperimenteringsfasene, samt seks ressurskommuner som også har vært involvert i enkelte aktiviteter.

Pilotkommuner:

• Bærum kommune
• Bø i Vesterålen
• Drangedal kommune
• Kvinnherad kommune
• Moss kommune
• Nesodden kommune
• Oslo kommune
• Vestvågøy kommune

Referansekommuner:

• Arendal kommune
• Luster kommune
• Molde kommune
• Tromsø kommune

Prosjektet identifiserte at den mest effektive måten å hjelpe både innbyggere og kommunene er å redusere tiden det tar å avklare om en innbyggers byggeprosjekt er søknadspliktig eller ikke. Den endelige rapporten viser til to mulige løsninger som kan redusere behovet for manuell veiledning og gjøre det enklere å navigere i regelverket. Konseptene er foreløpig på skissestadiet og krever utvikling for å bli realisert. Begge innebærer å bruke kunstig intelligens (KI) for raskt å avklare søknadsplikt i en byggesak.

• Det ene konseptet gjør det raskere å avklare søknadsplikt, utviklet for ansatte i kommunen som jobber med byggesak. Verktøyet hjelper den som veileder å finne fram til relevant informasjon blant regelverk, tolkningsuttalelser fra KDD, DiBKs tidligere svar og kommunale kilder.
• Den andre konseptet skal hjelpe innbyggere å finne ut om de må søke om å gjøre endringer på eiendommen sin. Med raske avklaringer sparer innbyggerne tid før de kan sette i gang med byggeprosjektet sitt. Tjenesten kan også brukes av veiledere i kommunen som ikke har byggesakskompetanse, og slik avlaste byggesaksbehandlere. Generativ KI ligger til grunn for tjenesten og kan avdekke hva innbyggerne trenger og veilede dem gjennom innhold fra ulike kilder.

Ved å effektivisere oppgaver som kommunene bruker mye tid på i dag, kan ansatte bruke mer tid til å behandle andre oppgaver og dermed bidra til å heve kvaliteten på veiledning og gi raskere byggesaksbehandling.

Veien videre

Prosjektet har levert en plan for videreføring av tiltakene. De to tiltakene – Byggorakelet og Innbyggerhjelpen – bør utvikles i sammenheng, da de forsterker hverandre. Det er anbefalt å starte med Byggorakelet og deretter utvikle Innbyggerhjelpen basert på erfaringer fra førstnevnte.