Prosjektet skal ta for seg et velkjent problem for mange, nemlig veiledning rundt byggesaker. Undersøkelser viser at dette er en stor tidstyv både for stat, kommune og innbyggere. Prosjektet skal utforske større tverrsektorielt samarbeid, med mål om å finne en mer effektiv tjeneste gjennom innovative og digitale løsninger.
Virksomheter: Direktoratet for byggkvalitet, Kommunesektorens organisasjon (KS) og noen utvalgte kommuner
Leverandør: Halogen AS, Norkart og Rambøll Management Consulting
Pilotkommuner: Bærum kommune, Bø i Vesterålen, Drangedal kommune, Kvinnherad kommune, Moss kommune, Nesodden kommune, Oslo kommune og Vestvågøy kommune
Referansekommuner: Arendal kommune, Luster kommune, Molde kommune og Tromsø kommune
Om behovet og utfordringen
Hvert år sender privatpersoner, byggefirmaer og andre foretak inn rundt 90 000 byggesøknader til kommunene. Førstelinjen i kommunen har begrensede ressurser, og opplever et stort arbeidspress. Folk forventer raske svar i sin byggesak, selv om mange av avklaringene krever at andre etater i kommunen, eller sektormyndigheter, må involveres. Dette skaper frustrasjon i mange ledd. Flere undersøkelser viser at plan- og byggesak er det tjenesteområdet med lavets tilfredshet blant alle kommunale tjenester. Det kan henge sammen med at prosessen oppleves tidkrevende, sammensatt og kompleks.
Om prosjektet
I prosjektet ønsker å finne ut hvordan førstelinjen på byggesak i kommunene kan få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag. Vi ønsker mer samkjørte informasjonsflyter på tvers av forvaltningsnivåer, kommunegrenser og kommunens interne organisering. Som en del av dette ønsker vi å utforske i hvilken grad maskinlæring, kunstig intelligens eller annen teknologi har potensiale for å avlaste og effektivisere rutineoppgaver i dagens veiledningstjenester.
Prosjektet har utforsket hvordan førstelinja i kommuner kan få en enklere og mer effektiv arbeidshverdag når det gjelder veiledning knyttet til byggesak. I denne sammenhengen er førstelinja definert som det første kontaktpunktet eller møte innbyggeren har med kommunen når de søker informasjon og hjelp i byggesaksprosessen
Webinar: Ingen sak med byggesak
Se opptak hvor Direktoratet for byggkvalitet og KS presenterer resultatene fra Stimulab-prosjektet.
Funn og resultater
Et sentralt funn i prosjektet er at en stor andel av henvendelsene i byggesaker handler om det samme grunnleggende spørsmålet: om tiltaket er søknadspliktig eller ikke. Dette gjelder på tvers av ulike typer saker og utgjør en betydelig del av førstelinjeveiledningen i kommunene.
Selv om mange av henvendelsene er enkle hver for seg, blir den samlede belastningen stor. Avklaringer av søknadsplikt tar ofte tid å gjøre manuelt, selv om de i mange tilfeller kan baseres på relativt faste og regelstyrte kriterier.
Raskere og mer treffsikker avklaring på dette punktet vil derfor ha stor effekt. Det vil redusere behovet for manuell veiledning, gi innbyggere raskere svar og frigjøre tid i førstelinjen til mer komplekse saker.
Løsninger som er utforsket
For å møte dette behovet er det utviklet to konsepter som begge tar sikte på å redusere behovet for manuell veiledning og gjøre regelverket mer tilgjengelig i praksis.
Byggorakelet
Byggorakelet er et digitalt veiledningskonsept som hjelper brukere å avklare om et tiltak er søknadspliktig. Løsningen guider brukeren gjennom en strukturert dialog basert på regelverket, og gir en mer direkte og forståelig vurdering enn tradisjonell veiledning.
Konseptet er utviklet med mål om å gjøre regelverket enklere å navigere i, redusere usikkerhet og gi raskere svar uten at saksbehandler må involveres i hvert steg.
Innbyggerhjelpen
Innbyggerhjelpen er et konsept rettet mot førstelinjen i kommunene. Løsningen skal støtte saksbehandlere i veiledningssituasjoner ved å gi mer konsistente svar og bedre tilgang til strukturert regelverksinformasjon.
Dette bidrar til mer enhetlig praksis mellom kommuner og reduserer tiden som brukes på gjentakende spørsmål.
Veien videre
Prosjektet har levert en plan for videreføring av tiltakene. De to tiltakene – Byggorakelet og Innbyggerhjelpen – bør utvikles i sammenheng, da de forsterker hverandre. Det er anbefalt å starte med Byggorakelet og deretter utvikle Innbyggerhjelpen basert på erfaringer fra førstnevnte.
Arbeidet er videreført gjennom Stimulab-tech 2025, der DiBK utforsker hvordan konseptene kan videreutvikles i samarbeid med teknologimiljøer.