Formålet med prosjektet er å digitalisere og effektivisere prosessen med utstedelse av personlige sertifikater for sjøfolk. Støtte: kr 15 000 000.
APS (Automatisk utstedelse av personlige sertifikater) er utviklet for å effektivisere utstedelsen av sertifikater til sjøfolk. Bakgrunnen for prosjektet var lange saksbehandlingstider og omfattende manuell behandling av sertifikatsøknader. I 2018 mottok Sjøfartsdirektoratet om lag 16 000 søknader om personlige sertifikater, med en gjennomsnittlig behandlingstid på 29 dager. Målet med prosjektet var å automatisere prosessen, forbedre datakvaliteten og gi sjøfolk raskere svar på søknadene sine.
Prosjektet skulle legge til rette for at nødvendig dokumentasjon om utdanning, kurs og fartstid kunne innhentes digitalt, samt at sertifikater kunne utstedes automatisk når alle krav var oppfylt. Dette skulle redusere behovet for manuell saksbehandling og frigjøre tid til kundestøtte og behandling av avvikssaker.
Prosjektet har blant annet levert:
- Nytt saksbehandlingssystem (APS Internportal).
- Ny løsning for sertifikatsøknader gjennom «Min side sjøfolk».
- Automatisk validering av krav til sertifikater.
- Løsning for automatisk utstedelse av sertifikater.
- «Min side kvalifikasjoner» for registrering og innhenting av kompetanse og fartstid.
- App for visning av digitale sertifikater.
- Rapporteringstjeneste og løsning for verifisering av sertifikater.
I 2023 ble de første sertifikatene utstedt automatisk. Det første automatisk utstedte sertifikatet ble sendt til søker 47 sekunder etter at søknaden var betalt. Prosjektet har samtidig lagt grunnlaget for videre automatisering av saksbehandlingen.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Et engasjert prosjektleder- og produkteierteam var en viktig forutsetning for å holde retning og fremdrift gjennom et komplekst og langvarig prosjekt.
Prosjektet trekker frem det gode engasjementet i prosjektgruppen som en sentral faktor for å håndtere utfordringer og sikre gjennomføring av leveransene.
Tilgang til kompetente eksterne konsulenter var viktig for utviklingen av løsningene og for å tilføre nødvendig kapasitet og spesialistkompetanse i prosjektet.
Positive tilbakemeldinger fra brukerne ga bekreftelse på at løsningene svarte på behovene i målgruppen, og bidro til videre utvikling og forbedring av systemet.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Prosjektet erfarte at korte kontrakter med utviklere førte til tap av kompetanse underveis. For å redusere denne risikoen har virksomheten lagt opp til lengre muligheter for kontraktsforlengelse ved anskaffelse av konsulentressurser.