DFØ skal automatisere lønnsutbetalingene til kundene sine, og få slutt på tidskrevende manuelle prosesser. Støtte: kr 5 250 000 kroner.
DFØ leverer lønnstjenester til rundt 175 statlige virksomheter og om lag 275 000 lønnsmottakere. Før prosjektet bestod flere sentrale lønnsprosesser av manuelle steg og kontroller, og flere av skjemaene var utviklet i teknologi som gjorde både vedlikehold og videreutvikling krevende. Kundene opplevde løsningene som lite effektive og meldte om behov for enklere prosesser og bedre brukeropplevelser.
Prosjektet hadde som mål å automatisere sentrale lønns- og personalprosesser, modernisere den teknologiske plattformen og gjøre løsningene tilgjengelige gjennom moderne selvbetjeningsløsninger.
Prosjektet har blant annet levert:
- Ny teknologisk plattform for digitale skjemaer basert på Neptune.
- Ny løsning for permisjonssøknader.
- Ny løsning for fratredelse og sluttoppgjør.
- Ny løsning for tilsetting og gjeninntredelse.
- Forbedringer i prosessen for variable tillegg og trekk.
- Tilgjengeliggjøring av løsningene i DFØs nettleserportal.
Prosjektet har gitt økt automatisering og tidsbesparelser både for DFØ og kundevirksomhetene. Antallet brukerstøttesaker er redusert, og flere prosesser er forenklet gjennom bedre arbeidsflyt og gjenbruk av data.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Prosjektet involverte kunder med høy fagkompetanse og representanter med både fag- og sluttbrukerperspektiv. Selv om dette gjorde prosessene mer tidkrevende, var involveringen avgjørende for å utvikle løsninger som svarte på faktiske behov.
Det tette samarbeidet med kundene bidro til å redusere antall nødvendige klikk, sikre at data registreres én gang og gjenbrukes, samt forbedre når og hvordan prosessene settes i gang. Dette resulterte i mer effektive arbeidsflyter og bedre helhetlige løsninger.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Prosjektet erfarte at omfattende kundeinvolvering øker kompleksiteten i gjennomføringen og kan forlenge tidslinjen. Det var nødvendig med flere runder i tjenestedesignprosessen for å oppnå en felles forståelse av design, arbeidsflyt og funksjonalitet. Samtidig var denne involveringen avgjørende for å utvikle løsninger som møtte brukernes behov og for å oppnå et vellykket resultat.