Tiltaket er en del av realiseringen av livshendelsen «starte/drive frivillig organisasjon» og skal forenkle hverdagen til frivillige organisasjoner. Støtte: 7 339 151.
Prosjektet legger til rette for enklere deling og gjenbruk av informasjon om frivillige organisasjoner. Bakgrunnen er at frivillige virksomheter i dag ofte må rapportere de samme opplysningene til flere ulike aktører, samtidig som tilgjengelige data ikke alltid er oppdaterte eller enkle å bruke.
Målet har vært å bidra til «kun én gang»-prinsippet gjennom bedre datadeling, digitaliserte prosesser og økt gjenbruk av informasjon. Dette skal gjøre det enklere å starte, drive og administrere frivillige organisasjoner, samtidig som offentlige og private aktører får enklere tilgang til relevante opplysninger.
Prosjektet har blant annet levert:
- Nye datadelingstjenester for innhenting og deling av informasjon fra Frivillighetsregisteret.
- Pilot for datadelingstjenester.
- Tilgjengeliggjøring av vedtekter fra Frivillighetsregisteret.
- Funksjonalitet for bruk av Konto- og adresseringsregisteret (KAR) ved registrering og endring av kontonummer.
Prosjektet er avsluttet. Enkelte aktiviteter videreføres i linjen, blant annet arbeidet med tilgjengeliggjøring av resterende vedtekter og etablering av et samarbeidsforum for Frivillighetsregisteret.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Prosjektet klarte å tilpasse ambisjonsnivået etter hvert som det ble tydelig at andre prosjekter med overlappende leveranser ble finansiert og gjennomført parallelt. En redefinering av prosjektets omfang gjorde det mulig å fokusere på de tiltakene som ga størst verdi innenfor de tilgjengelige rammene.
Underveis ble det avdekket at flere av de etterspurte opplysningene ikke hadde tilstrekkelig kvalitet eller pålitelighet til å kunne deles på en hensiktsmessig måte. Prosjektet bidro til å synliggjøre disse utfordringene og rette innsatsen mot data som er kvalitetssikret og verifisert.
Styringsgruppen hadde representanter fra frivillig sektor som bidro med perspektiver, faglige innspill og støtte til nødvendige prioriteringer. Dette ga prosjektet verdifull innsikt og bidro til å identifisere muligheter underveis.
For å sikre framdrift i perioder med begrenset tilgang på interne ressurser benyttet prosjektet eksterne fagressurser i utviklingsarbeidet. Dette gjorde det mulig å gjennomføre sentrale leveranser til tross for ressursutfordringer.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Prosjektet viser betydningen av å avklare sentrale rammebetingelser før oppstart. Tidlige avklaringer gir bedre grunnlag for planlegging og reduserer risikoen for senere endringer i prosjektets omfang og leveranser.
Det er viktig å undersøke om det finnes overlappende initiativ eller prosjekter som kan påvirke leveranser, ressursbehov eller gevinstrealisering. Tydelig koordinering på tvers av prosjekter kan bidra til mer effektiv ressursbruk og mindre dobbeltarbeid.
Forventede leveranser, gevinster og nytteverdier bør være godt beskrevet allerede ved prosjektstart. Dette gir et bedre styringsgrunnlag og gjør det enklere å følge opp måloppnåelse underveis.
Prosjektet erfarte at en grundig usikkerhetsanalyse tidlig i prosjektløpet er viktig for å identifisere risikofaktorer, planlegge tiltak og gjøre prosjektet mer robust overfor endringer i omgivelsene.