Tiltaket er eit samarbeid mellom NAV og kommunane for å effektiviser hjelpemiddelforvaltninga og gjere det enklare og raskare for brukarane å få tildelt hjelpemiddel. Støtte: kr 41 000 000.
DigiHoT er et samarbeidsprosjekt mellom NAV og kommunene som skal modernisere hjelpemiddelformidlingen. Bakgrunnen for prosjektet var at hjelpemiddelområdet sto overfor betydelig vekst i antall brukere som følge av demografiske endringer, samtidig som prosessene i stor grad var manuelle, tidkrevende og lite digitale. Dette førte til lange leveringstider, mye administrativt arbeid og begrenset innsyn for brukerne.
NAV og kommunene har et felles ansvar for å sikre at innbyggere får nødvendige hjelpemidler. Innsiktsarbeid viste at både innbyggere og ansatte opplevde utfordringer knyttet til blant annet manglende statusinformasjon, omfattende papirarbeid, ufullstendige søknader og kompliserte arbeidsprosesser. Prosjektet ble etablert for å gjøre hjelpemiddelformidlingen mer effektiv, brukervennlig og framtidsrettet.
Prosjektet har blant annet levert:
- Digital behovsmelding for kommunale formidlere.
- Digital bestillingsordning for hjelpemidler.
- Ny saksbehandlingsløsning for hjelpemiddelsentralene (Hotsak).
- Innlogget side på nav.no hvor innbyggere kan følge egne saker og se hjelpemidler i utlån.
- Nettsiden finnhjelpemiddel.nav.no for produktinformasjon og rammeavtaler.
- Digital løsning for bestilling av deler til hjelpemidler.
- Påkobla, en løsning for lager, logistikk og datautveksling mellom kommunene og NAV.
Prosjektet har gitt innbyggere bedre innsyn i egne saker og bidratt til mer effektive arbeidsprosesser i kommuner og hjelpemiddelsentraler. Samtidig gjenstår deler av den opprinnelige ambisjonen, blant annet knyttet til at innbyggere skal kunne søke om hjelpemidler direkte og økt digital samhandling mellom NAV og kommunene.
Prosjektet er avsluttet. Arbeidet videreføres gjennom NAVs program for digitalisering av hjelpemidler og tilrettelegging (DigiHoT) og gjennom KS Digital, som videreutvikler og forvalter flere av løsningene.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Etableringen av et tverrfaglig produktutviklingsteam var avgjørende for prosjektet. Særlig trekkes tidlig involvering av jurist og IT-arkitekt frem som viktig. I tillegg var det en suksessfaktor å ha fagpersoner fra både kommunene og hjelpemiddelsentralene tett på utviklingsarbeidet, slik at relevant fagkompetanse og brukerinnsikt ble ivaretatt gjennom hele prosjektet.
Prosjektet hadde løpende dialog med brukerne av løsningene, inkludert innbyggere, brukerorganisasjoner, kommunalt ansatte og ansatte ved hjelpemiddelsentralene. Hyppig innhenting av innsikt og brukertesting bidro til å sikre at løsningene møtte brukernes behov og gjorde det mulig å identifisere og gjennomføre forbedringer tidlig i utviklingsløpet.
Tett dialog med ledelsen i NAV Hjelpemidler og tilrettelegging var viktig for å skape eierskap til prosjektet. Dette bidro til å etablere en varig organisering for videre utvikling etter prosjektets avslutning og til å koble digitaliseringsarbeidet tett mot organisasjonens strategiske utvikling.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Prosjektet erfarte at det er viktig å komme tidlig i gang med å vurdere handlingsrommet i eksisterende regelverk og om regelverket er tilstrekkelig tilrettelagt for digitalisering. Dersom regelverksutvikling er nødvendig, bør dette prioriteres tidlig for å unngå forsinkelser og redusert effektivitet i produktutviklingen.
Valg av metodikk og konsekvensene av denne bør diskuteres tidlig mellom partene. Prosjektet erfarte at det er viktig å skape en felles forståelse av arbeidsformen, avstemme forventninger og finne løsninger som ivaretar ulike behov hos involverte aktører.
Når flere team arbeider i samme tjenestekjede, er det viktig å sikre felles forståelse av ambisjoner, prioriteringer og avhengigheter. Prosjektet erfarte at det må legges til rette for samhandling og treffpunkter på flere nivåer, fra ledelse til utviklere, for å utnytte potensialet for sambruk og sikre god koordinering.