Prosjektportefølje Stimulab Direktoratet for Økonomistyring: Digital samling og deling av kunnskap i offentlig sektor (Kudos)

Stimulab 2018: Det offentlige bruker store beløp på å kjøpe inn, produsere, lagre og tilgjengeliggjøre kunnskapsdokumenter. Hvordan kan digitalisering, automatisering og andre teknologiske muligheter effektivisere de manuelle prosessene og samle alle kunnskapsdokumentene, til nytte for ansatte, media, innbyggerne og for forskningsformål?

Virksomheter: Direktoratet for økonomistyring (DFØ), sammen med Nasjonalbiblioteket og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS)

Leverandør: PwC

Behovet som skal dekkes

Det brukes store mengder med tid og ressurser på å produsere kunnskap i staten. Denne kunnskapen danner grunnlaget for en lang rekke viktige beslutninger i styring, forvaltning og politikkutvikling og er avgjørende for et velfungerende demokrati.

Grunnet utdatert teknologi og mangel på felles standarder, malverk og rutiner er ikke produksjon, lagring, deling, tilgjengeliggjøring, innhenting og bruk av kunnskap god. Resultatet er lite effektiv bruk av ressurser, og forringet kvalitet på, og tillit til, beslutningsgrunnlag.

Om prosjektet

Prosjektet har fått kallenavnet Kudos, som står for «kunnskapsdokumenter i offentlig sektor». Kunnskapsdokumenter kan være utredninger, NOUer, evalueringer, Stortingsmeldinger, styringsdokumenter og andre offentlige rapporter eller dokumenter som sammenstiller kunnskap og skal være offentlig tilgjengelig.

Prosjektet har som mål å utvikle og implementere et helhetlig digitalt økosystem for alle typer offentlige kunnskapsdokumenter, som setter brukernes behov i sentrum, og gir dem rask, enkel og intuitiv tilgang til all offentlig kunnskap.

Prosjektet har Workshop og utveksler ideer

Resultater

I diagnosefasen ble det avdekket åtte sentrale smertepunkter med stort rom for forbedring:

  1. Mye blir aldri publisert eller gjort offentlig tilgjengelig
  2. Mye kunnskap og dokumenter er umulig å finne selv om de eksisterer, f.eks i en saksliste på en kommunes nettside
  3. Det er for lite samskriving av dokumenter i offentlig sektor
  4. Det er krevende å lage et godt dokument, og mangel på gode maler og standarder
  5. Det er mye manuelt arbeid i enkelte kvalitets- sikringsprosesser, og mye skjer fortsatt på papir
  6. Det er for dårlige metadata og det er vanskelig å lage gode metadata, som fører til at dokumenter ikke finnes igjen
  7. Mye dokumenter gjemmer seg i arkivene - det er arkivert, men ingen finner de igjen internt
  8. Det lages for mye dokumenter og brukes for lite til læring

Prosjektet definerte fire problemområder:

  1. Hvordan kan vi gjøre det enklere å lage gode dokumenter?

  2. Hvordan kan vi gjøre det enklere å avlevere dokumenter for å øke andelen dokumenter som blir avlevert en gang og ett sted, gjennom hvilke insentiver?

  3. Hvordan kan vi bidra til å tilgjengeliggjøre alt som ikke blir tilgjengeliggjort i dag og gjøre det søkbart?

  4. Hvordan kan vi bidra til bedre styring og ledelse i offentlig sektor?

Prosjektet utforsket ideer og muligheter innen problemområdene, som ble grunnlaget for et langsiktig målbilde. Målbildet er en overordnet oppsummering av hva prosjektet nå tror en Kudos-tjeneste bør bestå av i løpet av de neste tre årene.

Målbildet består overordnet av:

  • En tjeneste for alle som jobber med utredninger, evalueringer og andre kunnskapsdokumenter i offentlig sektor
  • Et dokumentsystem som høster, lagrer og tilgjengeliggjør varige dokumenter
  • Et eget eksempelnettsted lages som en referanseimplementering av systemgrensesnittet. Der utvikler og demonstrerer vi funksjonaliteten som andre offentlige og private nettsteder også kan bruke.