Difi: Barrierer mot mer offentlighet. Utvikling av tjenesten e-innsyn

Stimulab 2016: Den nye løsningen for offentlig elektronisk postjournal, eInnsyn, har utviklet en ny løsning for publisering og innsyn i offentlige saker, der ett av målene er å publisere mer av dokumentene fra forvaltningen i fulltekst. Prosjektet har sett nærmere på barrierene for dette og laget en kokebok for å gjøre implementeringen enklere.

Målet med Barriereprosjektet var å sikre at det utvikles en kultur, tillit og arbeidsprosesser for realisering av gevinstpotensialet i eInnsyn. Ved bruk av designmetodikk og involvering av brukere, identifiserte og endret prosjektet teknologiske, kulturelle og organisatoriske barrierer. Dette ble gjort gjennom å pilotere innføring av den nye tekniske løsningen i to virksomheter. 

Etter gjennomført behovskartlegging gjennomgikk virksomhetene saksbehandlingsprosesser og forventede gevinster fra eInnsyn i detalj. Det ble gjennomført møter med både arkiv og saksbehandlere tilstede, og virksomhetene avdekket hvilke områder i saksbehandlingsprosessen som ble berørt av eInnsyn, og drøftet nye arbeidsrutiner. Resultatet ble en praktisk rettet veileder for virksomhetsledere og prosjektledere som skal implementere eInnsyn i virksomheten.

Involverte aktører: Difi, Barne- og likestillingsdepartementet, Norges vassdrags- og energidirektorat.

Prosjektets mål

Saksbehandlingsprosessen i hver virksomhet måtte kartlegges mer i detalj, for å identifisere eksakte krav til nye prosesser og rutiner ved bruk av eInnsyn.

  • Gevinster ved bruk av eInnsyn burde kartlegges i mer detalj per virksomhet.
  • Ønske om pilotering av nye prosesser og rutiner ila. 2017.
  • Hver virksomhet måtte jobbe videre med holdninger og kultur før innføringen av eInnsyn.

Tiltak

Resultatet ble en praktisk rettet veileder for virksomhetsledere og prosjektledere som skal implementere eInnsyn i virksomheten. Målet er å fremme åpenhet og demokrat.

Ved å følge fremgangsmåten i kokeboken kan ledere identifisere hvilke endringer som må gjøres i roller og arbeidsprosesser, og hvordan man kan jobbe med kultur for å lykkes med innføringen av eInnsyn.