Arkivverket: Brukerorientert tilsyn

Stimulab 2017: Målet for prosjektet var å utvikle en mer moderne og brukerorientert tilsynsvirksomhet basert på nye metoder og tilpasset en digital hverdag.

Stadig mer arkivverdig materiale er i digital form, og arkivering skjer på nye måter. Dette gir nye muligheter og arbeidsmåter for tilsynsvirksomheten. Samtidig vil det kreve ny kompetanse hos arkivverket. Arkivverket ville derfor i dette prosjektet se på tilsynsprosessen med et brukerpersperspektiv.

Involverte aktører: Arkivverket i samarbeid med kommuner og statlige virksomheter.

Se hvordan Arkivverket jobbet i prosjektet

Slik innhentet Arkivverket innsikt

  • Observasjoner
  • Kartleggingsworkshop
  • Ansattintervjuer
  • Brukerintervjuer

Hvor lå behovet for forbedring?

Etter å ha innhentet innsikt fant Arkivverket ut at tilsynene deres opplevdes som mer positive enn de selv trodde, og at virksomhetene ønsket mer tilsyn. Da dreide prosjektet over til å se på hvordan man kunne få til mer tilsyn for de samme ressurserne, og de identifiserte tre forbedringsområder: møte brukerbehov, minimere tidsbruk og øke arkivkvaliteten. 

Gjennom en idéprosess fant de nye løsninger, og testet ut piloter. Blant annet fant man ut at de lange tilsynsrapportene ikke ble brukt, så ett av resultatene er en ny type rapport, som er korterere både å lese og skrive. 

Noen tiltak som ble testet

  • Spørreundersøkelser: 15-20 spørsmål tilpasset tilsyn innenfor fem temaer.
  • Tipsrutine: Alle tips skal registreres som egen sak.
  • Rotårsaksmøte: Møte to ganger pr år, gjerne i forkant av utvalgsmøte. 
  • Utvalgsmøte: Møte to ganger pr år innen utgangen av november og mai.
  • Læringsmøte: Møte fire ganger pr år i tillegg til kontinuerlig deling.

Identifiserte gevinster

  • Kvailiteten på landets arkiver har økt.
  • Ressursene blir bedre utnyttet.
  • Tidstyver er fjernet i saksbehandlingen.
  • Flere tilsyn pr år.

De viktigste erfaringene

  • Ikke hopp rett på løsning. Sørg for å løse riktig problem.
  • Små endringer kan gjøre stor forskjell.
  • Lag løsningene sammen.
  • Få svar på interne diskusjoner ved å spørre brukerne.