Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Norsk Filminstitutt (NFI): Digitaliseringsplan for NFI

Dere har et stort ønske om å utvikle organisasjonen ved bruk av teknologi som KI. Det er bra. Samtidig kan noen av utfordringene dere peker på, løses på flere måter. Dere har gjennomført brukerundersøkelser og intervjuer. Tilbakemeldingene viser at dere har behov for å se hele «filmreisen» fra utsiden og under ett - fra kunst (ideproduksjon) til et markedsprodukt.

En «filmreise» er et godt utgangspunkt dere kan bygge videre på. Start gjerne med å tenke bredt rundt den reisen. Bruk gjerne tjenestedesign. Hvordan kan dere gjøre det enklere for brukerne å sende inn gode søknader som er lette å behandle? Har dere de riktige ordningene og veiledningene for brukerne? Har dere en organisering som understøtter hele brukerreisen?

Vi ble godt orientert om hvordan informasjon fra søkere kan komme i ulike formater som film, tegninger og tekst. Jo bedre og tydeligere dere er på informasjonsforvaltning, jo lettere vil det være for en KI-assistent å veilede søkeren på en relevant måte. Jo mer enhetlig informasjon/data dere får inn, desto lettere vil det være for en KI-assistent å sammenstille og sortere søknadene.

Vi anbefaler at dere:

• jobber videre med brukerreiser, for eksempel «Filmreisen – fra ide til distribusjon». Bygg videre på innsikten dere har. Definer og bli enige om informasjonsbehovet, gjerne i samarbeid med brukerne.
• tar med saksbehandlerne i arbeidet slik at brukerreisen også inkluderer den interne behandlingen, fra dere mottar informasjon til sakene avsluttes på tvers av ordningene. Hvordan kan saksbehandlerne bidra til en helhetlig brukeropplevelse? Hva trenger de av verktøystøtte?

Det er stor oppmerksomhet på bruk av KI i offentlig sektor. For å lykkes med bruk av KI, trenger dere tett dialog med gode, nøytrale samarbeidspartnere og tilstrekkelig egen kompetanse. Vi anbefaler at dere setter dere godt inn i informasjon om bruk av KI, inkludert hva dere bør gjøre og hva dere bør unngå.

KI-assistenter i arbeidslivet - en praktisk guide inneholder blant annet en stegvis guide for å kunne svare på: Er hensikten med å innføre en KI-assistent klar? Er organisasjonen klar? Er de juridiske rammebetingelsene avklart? Er den tekniske riggen på plass? Guiden inneholder også informasjon om kvalitetssikring og drift og en praktisk sjekkliste for innføring av KI-assistent.

Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet har også fått utarbeidet et kunnskapsgrunnlag om Generativ KI i statlige virksomheter. Den inkluderer veiledninger og har oppmerksomhet på samspillet mellom teknologi, mennesker og organisasjon når KI tas i bruk.

Digitaliseringsdirektoratet har opprettet en egen KI-lab som tester og utforsker løsninger. De har utviklet veiledningsmateriell for blant annet bruk av KI.

Brønnøysundregistrene og helsesektoren har utarbeidet retningslinjer og krav til bruk av KI i sine egne sektorer. De har startet med egne retningslinjer og egen kompetanseutvikling før de åpnet for utvikling og utprøving.

Vi vil også anbefale dere å ta kontakt med Finanstilsynet. De var i Digitaliseringsrådet med sitt innovasjonsarbeid. Digitaliseringsrådet har også publisert noen anbefalinger i Computerworld.

Det eksisterer ikke språkmodeller i markedet i dag som bygger på norsk kultur og språk. Her gjør Nasjonalbiblioteket en formidabel innsats nå. Kan dere samarbeide med dem om videreutvikling av de KI-assistentene dere ønsker å benytte?

Vi anbefaler dere å:

• vurdere hva dere bør bruke KI til og hva dere kan løse på andre måter, for eksempel med utfyllende veiledning, automatisering eller robotisert prosessautomatisering (RPA).
• ta eierskap til det dere ønsker å benytte KI til, og ha et bevisst forhold til hvordan dere benytter KI. Dere eier både mulighetene og risikoene.
• tenke stort, men starte smått.
• bygge kompetanse i hele organisasjonen. Sikre at også de mer tilbakeholdne ansatte blir med på reisen.
• bygge den kompetansen som dere trenger, se anbefaling nummer 6.
• samarbeide med og hente erfaringer fra dem som har kommet lenger enn dere

Dere har i dag en avtale om drift og utvikling av et tilskuddssystem med en leverandør. Det er leverandøren som har testet ut hvordan KI kan benyttes i systemene deres. Når det gjelder spørsmålet om hvordan dere kan gå videre med den forsknings- og utviklingsaktiviteten, anbefaler vi dere å kontakte Leverandørutviklingsprogrammet (LUP). De vil kunne gi gode råd om kontraktstrategier og hvilken bestillerkompetanse dere vil ha behov for framover.

Uavhengig av hvilken leverandør dere har avtale med, så vil dere på et tidspunkt ha behov for å inngå nye avtaler. For å unngå at hele plattformen må skiftes ut hver gang, bør dere lage en strategi og legge til grunn en arkitektur som bidrar til at dere kan skifte ut moduler, og ikke hele systemet. Det er mer kostnadseffektivt, og dere unngår for stor avhengighet til én leverandør.

Vi anbefaler dere å:

• samarbeide med andre virksomheter som har felles behov, for eksempel andre tilskuddsforvaltere i staten eller andre små virksomheter i kultursektoren.
• samarbeide med andre virksomheter som har samme leverandør. Dere står sterkere sammen i leverandørenes brukerdialoger.
• legge til grunn en digital arkitektur som er modularisert og kan skiftes ut gradvis. Slik kan løsningene dynamisk leve videre, uten at dere trenger stadig nye, friske midler.
• ta i bruk og bidra til utvikling av offentlige fellesløsninger og -komponenter.
• oppfordre leverandørene til å trene KI-modellene på norsk språk og kultur i samsvar med Nasjonalbibliotekets og andres arbeid.

Dere har søkt om midler fra medfinansieringsordningen og lagt til grunn optimistiske gevinstberegninger for arbeidet dere skal starte. Erfaringer fra blant annet Brønnøysundregistrene viser at det er utfordrende å ta ut gevinster ved KI i en startfase. For å sikre god bruk, har de satt en ekstra saksbehandler til å kvalitetssikre KI-jobben, utover den 4 primære saksbehandleren. Det koster penger, men reduserer blant annet risikoen for at KI hallusinerer.

Dere forteller at leverandørens kostnadsestimater er under utvikling og at det derfor er usikre kostnader knyttet til videre utvikling og bruk. I tillegg må dere ta høyde for teknologisprang og for at moduler må skiftes ut etter hvert. Levetid på KI-komponenter varierer mye, men er ganske kortvarige. Dere må også regne med betydelige utgifter til kvalitetssikring. De totale drifts- og forvaltningskostnadene er derfor usikre, og det må dere synliggjøre. Utstrakt digitalisering og innføring av KI krever at organisasjonen framover vil ha behov for annen kompetanse enn det dere har i dag. Selv om dere frigjør tid for saksbehandlere er det ikke sikkert den tiden kan tas ut som effektivisering. Det bør dere ha en plan for.

Vi anbefaler dere å:

• synliggjøre usikkerhetene ved drifts- og forvaltningskostnadene.
• være tydelige på usikkerhetene ved gevinstberegningene.
• lage en plan for hvilken kompetanse dere vil ha behov for framover og legge det inn i kostnadsoverslaget på tiltaket.

Dere står framfor en digital transformasjon av virksomheten. Det vil kreve både endringer i arbeidsmåter og behov for ny kompetanse for eksempel innen KI-teknologi, sikkerhet, virksomhetsarkitektur, tjeneste- og UX-design. For en liten virksomhet er det krevende å til enhver tid ha all nødvendig kompetanse internt. Samtidig er det avgjørende at dere sitter i førersetet for den endringen dere står framfor.

Vi anbefaler at dere:

• bygger intern kompetanse.
• samarbeider med andre virksomheter om smale kompetanseområder.
• er tydelige overfor departementet om de kompetansebehovene dere har.

Gjør dere kjent med andre finansieringskilder. Dere vurderer for eksempel om det er hensiktsmessig for dere å søke om EU-midler. Det er administrativt svært krevende å inngå den type partnersamarbeid. Dere bør være sikre på at innsatsen vil være verdt nytten dere ønsker, før dere går videre på det sporet.