Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Norges vassdrags- og energidirektorat: KI i NVE

Dere står overfor viktige veivalg knyttet til hvordan KI skal brukes i virksomhetsprosesser, hvordan dere skal gå fra pilotering til ordinær drift, hvordan gevinstene skal realiseres, og hvordan arbeidet bør organiseres for å gi størst mulig verdi for virksomheten og samfunnet.

Vår erfaring er at virksomhetene som lykkes best ofte kjennetegnes ved at de er tydelige på hvilke problemer de ønsker å løse og hvilke effekter de ønsker å oppnå. Gjennomføringsevnen øker når utviklingen er klart knyttet til virksomhetens mål.

Vi mener at dere bør samle arbeidet rundt noen få, tydelige mål for hva dere ønsker å oppnå. Disse bør bygge på virksomhetsmålene og endringsbehov i kjernevirksomheten. Forskning viser at det er kun når man ser på hele prosessen og rollene som bruk av KI inngår i at man får organisasjonsgevinstene. Dette skyldes for eksempel at flaskehalser bare flytter seg, at frigjort tid brukes uproduktivt eller at for mye tid brukes på verifikasjon.

Digitaliseringsrådet anbefaler at dere:

• setter tydelige mål for hva dere vil oppnå og hvordan KI og annen teknologi skal understøtte det.
• sikrer at ansvaret for retning, prioriteringer og gevinstrealisering blir godt forankret i toppledergruppen.
• konkretiserer hvilke resultater som er viktigst: kortere saksbehandlingstid, høyere kvalitet, større kapasitet, bedre brukeropplevelse eller mer ensartede vurderinger. Bruk disse til å prioritere mellom de mange mulighetene KI åpner for.

Teknologi gir først verdi når nye løsninger og arbeidsmåter tas i bruk og fører til bedre tjenester, mer effektiv ressursbruk eller andre ønskede samfunnseffekter. En utfordring i mange organisasjoner er at KI-initiativer drives fram av teknologimiljøene, mens gevinstene må realiseres av fagmiljøene. Det kan føre til at løsningene blir teknisk vellykkede, men at effekten uteblir.

Virksomhetene som lykkes best med å dokumentere og realisere gevinster kjennetegnes ofte av at de styrer etter konkret og målbar nytte og forankrer ansvaret for gevinstene hos ledelsen og i linjen. Vår erfaring er at det kan være krevende å gå fra effekt på individnivå til effekt på organisasjonsnivå. Tid spart blir ofte spist opp hvis det ikke er en plan for hvordan den skal brukes.

Dere spurte hvordan NVE bør prioritere mellom teknisk modernisering, KI-satsing og videre digitalisering av arbeidsprosesser. Erfaringen vår er at disse områdene i stor grad er gjensidig avhengige. I mange tilfeller er ikke dette et valg mellom tre alternative spor, men heller et spørsmål om rekkefølge og balanse. Moderne arkitektur, tilgjengelige data og digitaliserte arbeidsprosesser er forutsetninger for at KI skal kunne gi betydelige gevinster. Samtidig vil investeringer i KI kunne synliggjøre behov for ytterligere modernisering og prosessforbedringer.

Dere får den nytten dere styrer etter, inkludert den nye nytten dere finner underveis.

Vi anbefaler at dere:

• bygger videre på målene dere satt for utviklingen og gjør de målbare, så langt som mulig. Dersom målet er kortere saksbehandlingstid, høyere kvalitet eller økt forutsigbarhet for brukerne, bør disse målene brukes som styringsgrunnlag for prioritering av tiltak.
• måler, evaluerer og rapporterer nytte på tiltakene dere setter i gang. Det vil gjøre at dere kan dokumentere gevinster av investeringene.
• styrer og prioriterer etter nytte underveis. Hvis en leveranse ikke lenger bidrar vesentlig til ønsket nytte, må dere være villige til å endre eller stoppe den.

Det kan være nyttig å gjøre KI til et fast tema i toppledergruppen, hente inn eksterne perspektiver og lære av erfaringene til andre modne virksomheter. Slik kan toppledergruppen gradvis utvikle det vi kaller digital forestillingsevne: evnen til å se hvordan teknologi kan endre arbeidsprosesser, roller, kompetansebehov og måten virksomheten løser samfunnsoppdraget på.

Toppledelsen må være nysgjerrig, se nye muligheter, utfordre etablerte arbeidsformer og forstå konsekvensene av teknologiske endringer – også før de er åpenbare. Digital forestillingsevne er derfor en lederkompetanse, ikke et ansvar som kan delegeres til IT eller andre miljøer i organisasjonen. Det er ikke nødvendig at alle ledere forstår teknologien eller de nyeste utviklingene i detalj. Det er derimot viktig at toppledergruppen utvikler en felles forståelse av hvilke muligheter, begrensninger og organisatoriske konsekvenser teknologien kan få for virksomheten.

Vi anbefaler at dere:

• regelmessig har KI som tema i toppledergruppen og gjennom det fortsetter å styrke kompetansen og refleksjonen om bruk av KI.
• inviterer inn fagmiljøer, brukere, teknologer, forskere og andre virksomheter som kan utfordre deres perspektiver. Bruk eksterne aktører til å utvikle bedre innsikt og stille bedre spørsmål, ikke for å få alle svarene. Dere er kjent med å ta i bruk hackatons som arbeidsmetode. Bruk det også innenfor arbeidet med generativ KI og inviter toppledergruppen til å delta.

Det er først når man ser på rolle- og prosessendringer at de største gevinstene oppstår. Virksomheter som lykkes med digital omstilling arbeider parallelt med teknologi, prosessutvikling og organisasjonsutvikling. De vurderer ikke bare hvordan eksisterende arbeidsprosesser kan effektiviseres, men også om arbeidsprosessene kan utformes på en helt annen måte. For å lykkes over tid anbefaler vi å styrke tverrfaglige produktteam med operativt ansvar for både utvikling, gevinstoppfølging og forbedring av arbeidsprosessene de støtter.

En sentral utfordring er overgangen fra pilotering og utprøving til produksjonssetting og faktisk bruk. Gevinster oppstår først når arbeidsprosesser, roller og ansvarsforhold endres. Når det blir en annen måte å jobbe på blir det også nye roller i organisasjonen. Denne prosessen må toppledelsen eie. Det operative ansvaret for å realisere gevinstene må imidlertid ligge i fagavdelingene.

Vi anbefaler at dere:

• gjennom idédugnader og tverrfaglige diskusjoner utfordrer etablerte arbeidsformer og identifiserer områder der KI eller annen teknologi kan bidra til nye løsninger.
• Involverer fagmiljøer, HR og ledelsen tett i arbeidet. Hvordan kan KI bidra til bedre kvalitet, bedre informasjonsgrunnlag, bedre brukeropplevelser og nye måter å løse samfunnsoppdraget på?

Dere stilte spørsmål om hvor dypt inn i konsesjonsbehandlingen dere bør ta høyde for å kunne benytte KI. Bruk av KI i myndighetsutøvelse og beslutningsprosesser reiser viktige spørsmål knyttet til ansvar, transparens, rettssikkerhet og menneskelig kontroll. NVE kan utvikle sine vurderinger og praksis på dette området i dialog med andre virksomheter som står overfor tilsvarende problemstillinger.

Flere offentlige virksomheter arbeider med å etablere prinsipper og rammer for forsvarlig bruk av KI i beslutningsprosesser. Et eksempel er Domstoladministrasjonen, som har etablert et etisk råd for bruk av KI i domstolene. Erfaringene fra slike initiativer kan gi nyttige perspektiver på hvilke oppgaver som egner seg for KI-støtte, hvilke beslutninger som bør forbeholdes mennesker, og hvordan etiske vurderinger kan integreres i styring og praksis. Dette kan bidra til mer konsistente vurderinger på tvers av offentlig sektor og styrke tilliten til NVEs bruk av KI.

Vi anbefaler at dere:

• går i dialog med relevante virksomheter og fagmiljøer for å dele erfaringer og diskutere etiske dilemmaer ved bruk av KI.
• også ser til KI Norge sine nettsider.

Hvordan kan KI bidra til bedre faglige vurderinger og mer målrettet innhenting og bearbeiding av informasjon er viktige spørsmål å stille. Det kan ligge et betydelig potensial i å se nærmere på hvordan data samles inn, struktureres og gjøres tilgjengelig tidligere i verdikjeden.

Vi anbefaler at dere:

• ser prosessene utenfra og inn. Hvordan ville konsesjonsprosessen vært utformet dersom den ble etablert i dag? Hvilken informasjon er det viktigst å samle inn? Hvordan kan data og kunnskap komme inn tidligere i prosessen? Finnes det arbeidsoppgaver som kan løses på en annen måte enn i dag? Slike spørsmål kan bidra til å synliggjøre nye muligheter innenfor de rammene virksomheten allerede opererer under.
• fortsetter arbeidet med tverrfaglige team og utforsker hvordan KI kan brukes til å utfordre etablerte beslutningsprosesser og eksisterende lovverk. Særlig innen konsesjonsbehandlingen, hvor mye av verdien kan ligge i hvordan prosessen som helhet utformes.