Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Universitetet i Stavanger: UiS digitale campus

Prosjektet skal digitalisere prosesser og rutiner. Støtte: 7 500 000.

Studentene forventer i dag en bedre tilrettelagt funksjonalitet i sin kommunikasjon med Universitetet. Herunder er det en sterk forventning om ett sted for informasjon om studie /administrative saker. De ulike fakultetene har ulike rutiner og ulike saksganger for studentene. Dette betyr merforbruk av tid og en krevende håndtering av saksflyt, informasjon og underlag for beslutninger. Effekten skal hentes ut ved å digitalisere prosesser og rutiner.

UiS har i dag mange manuelle prosesser, noe som krever stor administrasjon. Effekten av implementerte digitaliserte arbeidsprosesser, rutiner og samhandling gjør at effekten av innsatsen blir vesentlig forbedret. Universitetet vil utvikle en bedre digital dialog med sine eksterne aktører. Dette er spesielt viktig der universitetet skal framstå med relevant samhandling med næringsliv, offentlige etater og internasjonalt.

Suksessfaktorer i prosjektet

Bruk av tverrfaglige prosjektteam satt sammen av universitetets administrativt ansatte og personell med prosess- og IT-faglig bakgrunn har vært med på å sikre at produktene støtter forretningsprosessene.

Viktige læringspunkter i prosjektet

Tidlig bevissthet og fokus på kvalitet innen dokumentasjon, standardisering av prosesser og tjenester kan ikke undervurderes. Vi kunne nok ha fokusert enda tidligere på denne delen av arbeidet slik at alle avklaringer og beslutninger var på plass når utvikling skulle settes i gang.

Gevinstrealisering basert på framtidig inntjening er vanskelig å estimere og etterprøve på kort sikt. Det er stor usikkerhet knytet til realiseringen av disse.

Det som har blitt realisert i prosjektet er en betydelig kvalitetsheving på de tjenestene som er digitalisert.