Sjekkliste for å involvere kommunesektoren

Her finn de 8 sjekkpunkt om korleis statlege verksemder bør involvere kommunesektoren på ein betre måte i digitaliseringstiltak, og korleis samhandlinga mellom staten og kommunesektoren kan verte betre.

Fleire undersøkingar viser at staten må verte betre til å koordinere statlege digitaliseringstiltak som påverkar kommunesektoren, og at samarbeidet mellom stat og kommune må styrkast. For å få til dette, har Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) utarbeida ei sjekkliste som kan hjelpe leiarar, prosjektleiarar og prosjektmedarbeidarar i statlege verksemder å samhandle betre med kommunesektoren.

Vi føreset at problemskildring, behov og alternative tiltak er utgreia i tråd med Utgreiingsinstruksen (DFØ) og at det er vedteke å setje i verk eit digitaliseringstiltak. Det inneber mellom anna at KS må involverast i konseptfasen, og vere med i vurderinga av alternative konsept. Det går også fram av digitaliseringsrundskrivet (Regjeringen.no) at verksemder som førebur digitaliseringstiltak som i vesentleg grad påverkar kommunesektoren, i ein tidleg fase skal drøfte tiltaket med kommunesektorens interesseorganisasjon KS. I samband med dette viser vi også til Digdirs prosjektvegvisar.

Sjekkpunkta omfattar i hovudsak involvering av kommunesektoren i å identifisere verknader av digitaliseringstiltak.

Det viktigaste rådet er å ta tidleg kontakt med kommunesektoren og å oppretthalde denne kontakten gjennom heile prosjektet.

8 sjekkpunkt for betre involvering

I tråd med Utgreiingsinstruksen (DFØ) og digitaliseringsrundskrivet (Regjeringen.no) skal kommunesektoren involverast tidleg i utgreiingsprosessen. For å opprette kontakt og involvere kommunesektoren skal de innleiingsvis i arbeidet ta kontakt med KS. KS kan kontaktast på e-post: digiprosjekter@ks.no

Avtal eit første møte mellom verksemda og KS. De bør som minimum ta stilling til følgande:

  • Kva behov er det for vidare dialog og samarbeid i utviklinga av digitaliseringstiltaket?
  • Er det behov for kontakt med einskilde kommunar eller fylkeskommunar?
  • Korleis skal de samarbeide om sjekkpunkta i denne rettleiaren?
  • Er det andre forhold enn dei som er omtalte i denne rettleiaren, de ønsker å samarbeide om?
  • Korleis skal de organisere det vidare arbeidet?

Vidare bør de vurdere å lage ein plan som definerer aktuelle aktivitetar, milepålar og samhandlingspunkt for det vidare arbeidet, inkludert sjekkpunkt 2–8. De må avklare om det er KS og/eller einskilde kommunar eller fylkeskommunar, tilråd av KS, som skal involverast i det vidare arbeidet.

Utgreiingsinstruksen (DFØ) krev at prosjekteigar skildrar kva verknader tiltaket får for kommunesektoren. Dette betyr at både dei prissette og dei ikkje-prissette verknadene av digitaliseringstiltaket i kommunesektoren skal inngå i kost/nytte-vurderingane. Orienter dykk også i rettleiar om statleg styring av kommunar og fylkeskommunar og bruk prosjektvegvisaren. Ved utvikling av digitale løysingar bør kommunesektoren sin tenesteplattform FIKS leggjast til grunn viss det er føremålstenleg. FIKS er ei plattform for digital samhandling i kommunesektoren.

Det er viktig å vurdere kva investeringskostnader tiltaket medfører i kommunesektoren. Dette omfattar innkjøp av nye IKT-system eller modular, integrasjonskostnader og kostnader knytt til implementering. Andre viktige vurderingar er om tiltaket medfører auka driftskostnader og om det oppstår endrings- eller omstillingskostnader.

Aktuelle spørsmål i denne samanheng vil vere:

Kva investeringskostnader medfører tiltak i form av

  • innkjøp av nye IKT-system eller modular?
  • integrasjonskostnader?
  • kostnader knytt til implementering?

I tillegg bør de vurdere livsløpskostnader og avskriving frå gamle system.

Kostnadene for digitaliseringstiltaket vil variere på tvers av kommunar og fylkeskommunar. Det kan vere behov for detaljerte analysar for å anslå nivået på kostnader. Vurdering av kostnadene krev innsikt i kva system kommunane bruker, kven som er leverandørane og korleis disse systema vert påverka av tiltaket.

For å sikre at både prissette og ikkje-prissette nytteverknader for kommunesektoren av digitaliseringstiltaket vert identifiserte, bør de drøfte med KS:

  • korleis tiltaket forbetrar arbeidsprosessar i kommunar eller fylkeskommunar?
  • om system i kommunane eller fylkeskommunane vert overflødige eller forbetra?
  • korleis tiltaket hjelper kommunane til å levere kvalitativt betre tenester?

Som eit utgangspunkt for arbeidet er det mogleg å bruke malane frå Medfinansieringsordninga for små og mellomstore digitaliseringsprosjekt.

Digitaliseringstiltaket kan ha ulik påverknad på ulike kommunar og fylkeskommunar. Det bør gjerast vurderingar med omsyn til dei ulike eigenskapane til kommunane/fylkeskommunane. Slike eigenskapar kan til dømes vere kommunestorleik og kor mange tenester i kommunane/fylkeskommunane tiltaket eventuelt påverkar.

I planleggingsfasen av prosjektet bør de lage ein gevinstrealiseringsplan. Denne bør også omfatte gevinstar/nytteverknader som er identifiserte i kommunesektoren. I samarbeid med KS bør de drøfte ein plan for korleis verksemda og KS kan bidra til at kommunesektoren får henta ut gevinstar som følge av digitaliseringstiltaket. De bør også lage ein plan for korleis de kan måle at gevinstane faktisk vert henta ut.

Aktuelle spørsmål er:

  • Er det laga ein gevinstrealiseringsplan?
  • Er gevinstestimata drøfta med KS?
  • Korleis skal gevinstar verte tatt ut?

Sjå Prosjektvegvisaren for døme på gevinstrealiseringsplan.

I gjennomføringsfasen bør de oppdatere og presisere estimatet på innføringskostnader og gevinstar etter kvart som føresetnadene endrar seg. Fordi det er mange ukjende faktorar i oppstarten av eit prosjekt, er det vanleg at ein del av estimata endrar seg. For å sikre gode estimat på innføringskostnader og gevinstar bør de oppdatere estimata etterkvart som det kjem ny informasjon og ytterlegare spesifikasjonar av løysing og regelverk. Det kan vere lurt å legge dette inn som ein del av prosjektplanen.

Frå kommunal side er det ønskeleg at oppdatering av innføringskostnader vert gjennomført i budsjettåret før innføringa skal skje og at dei er så presise at kommunar og fylkeskommunar kan bruke dei i samband med budsjettering.

Aktuelle spørsmål er:

  • Er oppdatering av estimat ein del av prosjektplanen?
  • Er investeringskostnadene oppdaterte innan budsjettåret før dei skal realiserast?
  • Er alle avklaringar knytt til systemløysingar og regelverk på plass?

Verksemda bør legge til rette for at kommunesektoren kan hente ut gevinstane av digitaliseringstiltaket gjennom å bidra til at flest mogleg kommunar og fylkeskommunar tar i bruk løysinga. Aktuelle spørsmål å stille seg kan vere:

  • Ligg det føre ein klar plan for korleis kommunane skal ta i bruk løysinga?
  • Er planen drøfta med KS?
  • Er føresetnadene til stades i kommunesektoren for å ta imot og drifte digitaliseringstiltaket?
  • Viss føresetnadene er mangelfulle, har de drøfta med KS alternative måtar å sikre at løysinga likevel kan implementerast?
  • Finst det ein plan for å måle om gevinstane vert henta ut i kommunesektoren?

Det er verksemda som har ansvaret for å informere kommunar og fylkeskommunar om digitaliseringstiltaket. Det bør drøftast med KS kva informasjonstiltak som er føremålstenlege å gjennomføre i det einskilde digitaliseringstiltak.

Kontakt