Roller og ansvar

Ryggraden i en velfungerende prosjektorganisasjon er et sett av definerte roller, og at disse er bemannet med riktig kompetanse og myndighet. Her finner du beskrivelse av noen sentrale roller i virksomhetens prosjektorganisasjon, med tilhørende ansvar og oppgaver.

Roller Ansvar Oppgaver

Porteføljestyre

Beslutte kriterier for innhold og prioritering av porteføljen

Sikre at porteføljen er balansert i forhold til virksomhetens strategiske mål

Godkjenne porteføljeplanen og jevnlige revisjoner av denne

Godkjenne og iverksette tiltak for å håndtere vesentlige avvik

Porteføljeansvarlig

Levere et best mulig beslutningsunderlag til porteføljestyretyret, slik at virksomhetens porteføljestyring blir optimal

Foreslå oppdateringer i porteføljeplanen knyttet til nye og endrede prosjekter og programmer

Lede den fortløpende gjennomgangen og planleggingen av porteføljen

Sørge for regelmessig rapportering av porteføljen til porteføljestyret, og foreslå nødvendige tiltak for å håndtere avvik

Fremlegge forslag til oppdaterte porteføljeplaner for porteføljestyret

Porteføljekontor

Støtte den porteføljeansvarlige i utøvelsen av sitt ansvar og gjennomføringen av sine oppgaver

Innhente informasjon om porteføljens prosjekter og programmer, og oppdatere porteføljeoversikten

Identifisere konflikter i porteføljeplanen, foreslå endringer og vedlikeholde planen

Prosjektkontor

Støtte og legge til rette for god prosjektstyring i organisasjonen

Foreslå og gjennomføre tiltak som vil øke prosjektorganisasjonens modenhet

Veilede, støtte og følge opp prosjektene i deres styring og rapportering

Gi opplæring i bruk av prosesser, metoder og verktøy

Prosjekteier

Er prosjektets øverste leder og beslutningstaker

Skal sørge for at prosjektet blir planlagt og gjennomført i henhold til de rammene og forventningene som virksomhetsledelsen har lagt til grunn, evt foreslå nødvendige endringer og tiltak for virksomhetsledelsen

Har det overornede ansvaret for at prosjektets gevinster blir realisert. Dersom ikke prosjekteier oppnevner en gevinstansvarlig, er han/hun alene om å ivareta dette

Godkjenne prosjektplanen og eventuelle senere revisjoner av denne

Beslutte prosjektets faseoverganger

Støtte prosjektlederen i ledelsen av prosjektet, og ta beslutninger i saker som ligger utenfor prosjektlederens myndighet

Prosjektstyre (styringsgruppe)

Prosjektstyret er et støtteorgan for prosjekteieren, som er leder av prosjektstyret

Prosjektstyret skal bidra til å belyse og balansere ulike interesser i prosjektet

Prosjektstyrets medlemmer skal være prosjektets ambassadører i sine respektive deler av linjeorganisasjonen

Ansvar og oppgaver i prosjektstyret er generelt knyttet til de tre interessentgruppene

Forretning - virksomhetens forretningsmessige forventninger til prosjektet

Bruker - de som er mottakere av prosjektproduktene

Leverandør - de som skal bidra med nødvendige ressurser for å fremskaffe leveransene

 

Jevnlig gjennomgang av prosjektets status

Finne gode tiltak for å håndtere avvik i prosjektet, og følge opp gjennomføring av de tiltakene som er knyttet til sin egen del av linjeorganisasjonen


 

For at et prosjektstyre skal fungere godt må alle disse interessentgruppene være godt representert, evt med én representant som ivaretar hver av disse gruppene, ofte betegnet som seniorbruker og seniorleverandør.

Prosjektleder

Planlegge og gjennomføre prosjektet innenfor de rammene som er gitt fra prosjekteier

Be prosjekteier om godkjenning i saker som går ut over sin egen myndighet gitt av prosjekteier

Ta initiativ til å utrede og foreslå eventuelle endringer i prosjektet, som vil bidra til å styrke prosjektets verdi sett i virksomhetens perspektiv

Utarbeide og vedlikeholde prosjektets planer, og sørge for prosjekteiers tilslutning og godkjenning av disse

Styre prosjekts gjennomføring i henhold til plan, evt rapportere avvik og komme med forslag til tiltak

Bygge opp og lede en prosjektgruppe med riktig kompetanse

Sørge for god kommunikasjon eksternt og internt i prosjektet

Programeier

Ivareta programmets mål og gjennomføring på vegne av virksomhetsledelsen, herunder at programmets gevinster blir realisert

Rapportere programmets status til virksomhetsledelsen

Programleder

Styre planleggingen og gjennomføringen av programmet

Leder av programkontoret som støtter programlederen i gjennomføringen av sine oppgaver

Iverksette, koordinere og følge opp programmets prosjekter på et overordnet nivå

Rapportere programmets status til programeier, og foreslå tiltak for å ivareta eventuelle avvik