Roller og ansvar

Ryggrada i ein velfungerende prosjektorganisasjon er eit sett av definerte roller, og at desse er bemanna med riktig kompetanse og styresmakt. Her finn du beskriving av nokre sentrale roller i prosjektorganisasjonen for verksemda, med tilhøyrande ansvar og oppgåver.

Roller Ansvar Oppgåver

Porteføljestyre

Vedta kriterium for innhald og prioritering av porteføljen

Sikre at porteføljen er balansert i forhold til det strategiske målet for verksemda

Godkjenne porteføljeplanen og jamlege revisjonar av denne

Godkjenne og sette i verk tiltak for å handtere vesentlege avvik

Porteføljeansvarlig

Levere eit best mogleg underlag for ei avgjerd til porteføljestyretyret, slik at porteføljestyringa for verksemda blir optimal

Foreslå oppdateringar i porteføljeplanen knytte til nye og endra prosjekt og program

Leie den fortløpande gjennomgangen og planlegginga av porteføljen

Sørge for regelmessig rapportering av porteføljen til porteføljestyret, og foreslå nødvendige tiltak for å handtere avvik

Legge fram forslag til oppdaterte porteføljeplanar for porteføljestyret

Porteføljekontor

Støtte den porteføljeansvarlige i utøvelsen av sitt ansvar og gjennomføringen av sine oppgaver

Hente inn informasjon om prosjekt og program i porteføljen, og oppdatere porteføljeoversikten

Identifisere konfliktar i porteføljeplanen, foreslå endringar og halde planen ved like

Prosjektkontor

Støtte og legge til rette for god prosjektstyring i organisasjonen

Foreslå og gjennomføre tiltak som vil auke modnaden i prosjektorganisasjonen

Rettleie, støtte og følge opp prosjekta i styringa og rapporteringa av dei

Gi opplæring i bruk av prosessar, metodar og verktøy

Prosjekteier

Er øvste leiar og avgjerdstakar for prosjektet

Skal sjå til at prosjektet blir planlagt og gjennomført i samsvar med rammene og forventningane som verksemdsleiinga har lagt til grunn, evt. foreslå nødvendige endringar og tiltak for leiinga

Har det overordna ansvaret for at gevinstane for prosjektet blir realiserte. Dersom ikkje prosjekteigar oppnemner ein gevinstansvarleg, er han/ho åleine om å ta vare på dette

Godkjenne prosjektplanen og eventuelle seinare revisjonar av den

Vedta prosjektet sine faseovergangar

Støtte prosjektleiaren i leiinga av prosjektet, og ta avgjerder i saker som ligg utanfor prosjektleiaren si myndigheit

Prosjektstyre (styringsgruppe)

Prosjektstyret er støtteorgan for prosjekteigaren, som er leiar av prosjektstyret

Prosjektstyret skal bidra til å belyse og balansere ulike interesser i prosjektet

Medlemmene i prosjektstyret skal vera ambassadørar for prosjektet i sine respektive delar av linjeorganisasjonen

Ansvar og oppgåver i prosjektstyret er generelt knytt til dei tre interessentgruppene

Forretning – verksemda sine forventningar til prosjektet når det gjeld forretningar

Brukar - dei som er mottakarar av prosjektprodukta

Leverandør - dei som skal bidra med nødvendige ressursar for å fremskaffe leveransane

Jamleg gjennomgang av statusen for prosjektet

Finne gode tiltak for å handtere avvik i prosjektet, og følge opp gjennomføring av dei tiltaka som er knytte til sin eigen del av linjeorganisasjonen

For at eit prosjektstyre skal fungere godt må alle desse interessentgruppene vere godt representerte, evt. med éin representant som tar vare på kvar av desse gruppene, ofte kalla seniorbrukar og seniorleverandør

Prosjektleder

Planlegge og gjennomføre prosjektet innanfor de rammene som er gitt frå prosjekteigar

Be prosjekteigar om godkjenning i saker som går ut over eigen myndigheit gitt av prosjekteigar

Ta initiativ til å greie ut og foreslå eventuelle endringar i prosjektet, for å bidra til styrking av verdien for prosjektet sett i verksemda sitt perspektiv

Utarbeide og vedlikehalde planane for prosjektet, og sørge for prosjekteigar si tilslutning og godkjenning av desse

Styre gjennomføringa av prosjekta i samsvar med plan, evt rapportere avvik og komme med forslag til tiltak

Bygge opp og leie ei prosjektgruppe med riktig kompetanse

Sørge for god kommunikasjon eksternt og internt i prosjektet

Programeier

Ta vare på målet og gjennomføringa av programmet på vegner av verksemdsleiinga, inkludert at gevinstane til programmet blir realiserte

Rapportere status for programmet til verksemdsleiinga

Programleder

Styre planlegginga og gjennomføringa av programmet

Leiar av programkontoret som støttar programleiaren i gjennomføringa av oppgåvene

Sette i verk, koordinere og følge opp prosjekta i programmet på overordna nivå

Rapportere status for programmet til programeigar, og foreslå tiltak for å ta vare på eventuelle avvik