Råd om etablering av tverrsektorielle oppdrag

Behovene til innbyggere, næringsliv og frivillig sektor går på tvers av sektorer. Derfor er tjenestene i livshendelsene også tverrsektorielle og må løses som tverrsektorielle oppdrag.

Innhold

    Utgangspunktet er at virksomhetene og departementene som samarbeider nå har kommet godt i gang med arbeidet, og har identifisert problemene brukerne står overfor. Sammen har dere funnet ut at dere må jobbe sammen for løse brukernes behov. Det er etablert et samarbeid, dere har fått en felles forståelse av behovene og tar et felles ansvar for å skape en bedre og mer helhetlig brukeropplevelse på tvers av aktuelle sektorer og forvaltningsnivåer.

    Anbefalinger til virksomhetene

    For å sikre at oppgaven er likt forstått og får lik styring, prioritering, forankring i alle virksomhetene som må samarbeide, ønsker dere et felles tverrsektorielt oppdrag fra overordnet departement, eksempelvis gjennom tildelingsbrevene.

    For at oppdraget skal dekke behovet, og departementene skal forstå behovet for et tverrsektorielt oppdrag, har vi følgende råd til arbeidet i starte sammen-fasen og etablering av et tverrsektorielt oppdrag som dekker forme sammen-fasen.

    Ha en god dialog med departementene underveis, med utgangspunkt i brukerperspektivet

    Inviter departementene til dialog allerede fra starten, slik at de forstår problemstillingen dere ønsker å løse. Det er viktig å invitere alle departementene som har eierskap til deler av brukeropplevelsen.

    Når dere har identifisert problemet dere skal løse sammen, beskriv det slik at departementene får forståelse av hvilket behov dere ønsker å løse. Det gjør jobben til departementene enklere, og bidrar til å øke treffsikkerheten i det tverrsektorielle oppdraget departementene skal gi. 

    Utforming av sammenhengende tjenester for spesifikke hendelser i brukernes liv handler hovedsakelig om å være brukerorientert. For å forstå utfordringene med dagens tjenester, må alle involverte kjenne til brukerens opplevelse. Brukerperspektivet bør være utgangspunktet for måten budskapet formidles på og for måten det jobbes på. Prøv å vektlegge brukerens perspektiv i hvorfor dere gjør oppgaven.

    Etabler en samarbeidsavtale tidlig

    Erfaringer fra flere tverrsektorielle utviklingsløp er at det er nyttig å etablere en samarbeidsavtale tidlig.

    Velg hvilken virksomhet som har koordineringsansvar

    Samarbeid på denne måten krever at én virksomhet er i førersetet og har koordineringsansvar. Normalt sett er dette den virksomheten som har fått «lederansvaret» fra departementet som eier livshendelsen.

    Skap god lederforankring

    Det er avgjørende å sikre god lederforankring og en god styringsstruktur for samarbeidet hos alle samarbeidspartnerne.

    Dette innebærer også å avklare forventninger til arbeidet tidlig. Erfaring tilsier at dette er viktig internt i egen virksomhet, mellom virksomhetene som skal bidra og i dialog med eierdepartement. Denne typen avklaringer skal bidra til å redusere risikoen for konflikt underveis i samarbeidet.

    Anbefalinger til departementene

    Underliggende virksomhet har identifisert en problemstilling som de ønsker å løse for sluttbruker. For å få dette til må de jobbe sammen med andre virksomheter på tvers av sektorer og/eller forvaltningsnivå. Felles for virksomhetene er at de ønsker et felles tverrsektorielt oppdrag som styringsmekanisme for samarbeidet.

    Under følger noen tips til departementene for hvordan dere kan bidra til at virksomhetene i fellesskap kan få løst utfordringene.

    Bidra aktivt til samarbeidet

    For at det tverrsektorielle oppdraget skal treffe problemstillingen så godt som mulig, bør departementene være en aktiv deltaker i samarbeidet. Med det menes at dere bør jobbe for å få en felles forståelse av problemer, interessenter og muligheter.  

    Erfaring tilsier at det er viktig å avklare og ha en felles forståelse for omfanget av og ambisjonsnivået for samarbeidet. Denne felles forståelsen bør dere jobbe for å få til både internt i departementet, mellom departementene og med underliggende virksomheter. En slik felles forståelse skal bidra til å redusere risikoen for konflikt underveis i samarbeidet.

    Sett kompasskursen, men la virksomhetene selv finne veien

    I tverrsektorielle oppdrag av denne typen er det viktig at virksomhetene får frihet med hensyn til hvordan de løser oppgaven. Ikke vær detaljstyrende i oppdraget. Vær tydelig på forventninger til effektene som skal oppnås for brukerne av tjenestene, men ikke bestill konkrete løsninger. Vær tydelig på forventninger til fremdrift og viktigheten av at virksomhetene lager en felles plan for oppdraget.

    Det kan være enklere å gi virksomhetene denne friheten dersom dere blir enige om felles prinsipper og verdier som skal være styrende for arbeidet. Dette er prinsipper og verdier som skal være gjeldende både for departementene og de underliggende virksomhetene i samarbeidet.

    Bruk tid på forankring

    Tverrsektorielle oppdrag som støtter opp under livshendelser er oppdrag som vil gå over flere år. Det er da viktig med forankring på høyt nivå både politisk og administrativt i alle berørte departement. Bidra til forankringen i andre sektorer gjennom involvering og dialog på tvers i departementsfellesskapet. Det er også viktig å følge opp arbeidet med livshendelsene i styringsdialogen med underliggende virksomhet.

    Dialog om oppdraget

    Ha dialog med virksomhetene om oppdraget som skal gis – i forkant av at oppdraget gis. Det er viktig at dette gjøres i fellesskap mellom berørte departementer og virksomheter/sektorer.

    Få råd om å styre sammmen – i Difi-notat fra 2018: