Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Norges forskningsråd: Digitalisering av forskningsrådet

Prosjektet skal digitalisere og så langt mulig automatisere søknads- og rapporteringsprosessen i forskningsrådet. Støtte: kr 9 033 692.

Prosjektet er et første skritt i et større digitalt løft for forskningsrådet og inngår som del av pålagt effektivisering. Forskningsrådet mottar rundt 6 000 søknader om forskningsmidler i året, i tillegg administrerer de SkatteFUNN-ordningen med 4 700 søknader i 2017. Dagens IT-løsning er dels utdatert og utnytter ikke aktuelle felleskomponenter som Altinn. Det meste av kommunikasjonen med søkerne foregår per e-post og telefon.

Prosjektet skal utvikle robotløsninger med kunstig intelligens som støtte for søknads- og rapporteringsprosessen i forskningsrådet. Det skal videre utvikles en robotløsning for søknad om og rapportering av SkatteFUNN-prosjekt og en robotløsning for prosjektoppfølging (regnskap). Løsningene skal kunne sjekke ut formelle og regelstyrte krav til søknadene, og dermed spare tid for saksbehandlerne.

Formålet er å redusere interne kostnader, bedre kvaliteten i søknadsbehandlingen og få mer likhet i behandling av søknader. Løsningen vil også forenkle arbeidet for 300 eksterne eksperter som bidrar i søknadsbehandlingen.

Prosjektet er avsluttet.

Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen

Prosjektet har levert robotiserte prosesser (RPA) og en datainfrastruktur som gir muligheter for å benytte state-of-the-art teknologi for tekstanalyse (NLP) som et metodeverk innenfor kunstig intelligens. Dette gir store besparelser som prosess- og beslutningsstøtte i arbeidet med å gjennomføre en søknadsbehandlingsprosess hvor søknad, søknadsbehandler og ekstern fagekspert allokeres på en mer effektiv måte.

Viktige suksessfaktorer i prosjektet har omhandlet prosjektgjennomføring og tiltak som sikrer en teknologisk modningsprosess i organisasjonen. Prosjektet har løftet Forskningsrådets ambisjoner rundt digitalisering og teknologi, og har blitt en viktig ressurs videre inn i Forskningsrådet satsing på digitalisering. I 2021 er Forskningsrådet i gang med arbeidet med å skifte kjernesystemer, og prosjektet har gitt viktig erfaring med bruk av teknologi som vil bli sentralt i dette arbeidet.

Prosjektet har bestått av en styringsgruppe, en kjerneprosjektgruppe og flere delprosjektmedarbeidere ute i organisasjonen.

Prosjektet er gjennomført med en agil-tilnærming og med en forretningsprobleminngang. Dette innebærer å ta utgangspunkt i brukerbehov og use case, og utarbeide løsninger knyttet til arbeidsprosessene. Dette har bidratt til at prosjektet raskt har kunnet levere løsninger som gir gevinster. Kjernegruppen har hatt ansvaret for å se delprosjektene og produktene i sammenheng.

Delprosjektene har bestått av tverrfaglige team tett på prosessene. Dette har bidratt til at saksbehandlerne har opplevde at prosjektet var avgrenset og meningsfullt å bidra inn til. Nytteverdien og mulighetsrommet ved den nye teknologien blir gjennom en agil-tilnærming også tydelig for brukerne umiddelbart. Denne organiseringen har bidratt til at saksbehandlerne har tatt økt eierskap til prosessarbeidet. Samtidig har prosjektet satt tydelige rammer for utvikling og utfordret virksomheten til å tenke nytt. Styringsgruppen har hatt en viktig rolle i denne prosessen og vært sentral i retning og utvikling av arbeidet og delprosjektene.

En viktig suksessfaktor ha også vært god kommunikasjon og kompetanseheving vedrørende teknologiske mulighetene som har bidratt til en viktig modningsprosess i organisasjonen.

Viktige læringspunkter fra prosjektet

Inngangen i dette prosjektet har vært et ønske om større produktivitet. Den viktigste verdien i prosjektet har imidlertid vist seg å være noe annet – og ikke den produktivitetsgevinsten som prosjektet har skapt. Den viktigste effekten Forskningsrådet har oppnådd er erfaringen med å bruke helt ny teknologi i kjernevirksomheten. Dette har satt oss i stand til å tenke annerledes på hvordan prosesser kan gjennomføres, og blir verdifull i arbeidet med å utvikle virksomheten videre.

Prosjektet har opplevd noen utfordringer knyttet til data og informasjonsarkitekturen i organisasjonen. Det er et stort behov for å oppdatere og etablere rammeverk for informasjonsarkitektur (master data management, datamodeller, datastrategi o.l.). Dette for å få en bedre kontroll på dataene for å bidra til økt datakvalitet, tilgjengelighet og anvendbarhet. Digitalisering krever videre utvikling og standardisering av kategorier som benyttes i organisasjonen. Andre erfaringspunkter:

  • Automatiserte prosesser fordrer gode data.
  • God data er viktig for å gi et godt beslutningsgrunnlag og god kvalitet på avgjørelser (også ved skjønnsmessige vurderinger).
  • Data må samstemmes mellom systemer internt (referanse og masterdata)
  • Data bør hentes inn/samstemmes mot eksterne registre og datakilder
  • Data og informasjon må kritisk hentes inn og lagres i strukturerte formater

Prosjektet opplevde noen utfordringer knyttet til arbeidsprosessene og forretningsreglene. Flere arbeidsprosesser må redesignes for å muliggjøre automatisering og bruk av teknologi ytterligere. Dette er særlig viktig for å nyttiggjøre seg av ny teknologi som AI. Andre erfaringspunkter:

  • Prosjektet avdekket flere muligheter for at regelstyrte prosesser/aktiviteter kan automatiseres, men det fordrer en endring av arbeidsprosessen.
  • Ved videreutvikling av RPA og liknende teknologi vil det viktig å gjennomgå og justere arbeidsprosessene slik at det ikke automatiseres eller systematiserer arbeidsprosesser som er ineffektive. I dette arbeidet er det også viktig med forenklede forretningsregler.

Prosjektet har avdekket noen behov knyttet til organisering og kompetanse. Det er et stort behov for at medarbeidere i organisasjonen tenker mer på datakvalitet og standardisering av data og arbeidsprosessene i sitt daglige arbeid for å tilrettelegge for digitalisering. Samtlige medarbeidere bør i større grad ta på de "teknologiske brillene" når de jobber med prosessarbeidet og saksbehandlingen. Andre erfaringer:

  • Prosjektet har identifisert ulike kompetansebehov i de ulike prosessene som omhandler skille mellom fagkompetanse, teknologikompetanse og prosesskompetanse.
  • Ressursorganiseringen kan optimaliseres og forenkles i henhold til teknologien
  • Digitalisering fordrer økt behov for testing av teknologien. Det er et behov for et bedre rammeverk for å gjennomføre testingen.