Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Kulturtanken: Ny portal for den kulturelle skolesekken

Portalen skal effektivisere administrasjonen av den kulturelle skolesekken (DKS). Støtte: kr 9 600 000.

Den kulturelle skolesekken (DKS) er en nasjonal satsning som skal bidra til at alle skoleelever i Norge får møte profesjonell kunst og kultur av alle slag.

En rapport fra 2015 avdekket at det er økende misnøye med de administrative systemene som brukes i dag. Flere har tatt i bruk egne metoder for å løse behov som dagens system ikke ivaretar godt nok. Prosessene som ikke dekkes, er blant annet planlegging, budsjettering, programforslag og tilbakemeldinger. Løsningen dekker heller ikke rapportering fra alle landets fylker og kommuner. Kulturtanken må sikre en løsning for rapportering som gir et godt datagrunnlag til forskning i ordningen og for beslutningstaker på politisk nivå. Rapporten fra 2015 viser at det er gevinstpotensiale ved å automatisere rapporteringen.

I tillegg har det eksisterende systemet høye driftskostnader, over 3 mill. i året.

Formålet med prosjektet er å effektivisere dagens administrative håndtering av DKS. Prosjektet skal bidra til felles data i et system, automatisk genererte rapporter, enklere søknadsprosess,brukervennlig system

Prosjektet skal levere:

  • modul for programforslag
  • modul for planlegging
  • verktøy for turnelegging
  • modul for distribusjon
  • rapportering og evaluering
  • programbank

Prosjektet er avsluttet.

Dette lyktes vi med:

  • Rimelig klarhet i hva systemløsningen skal ivareta (jfr. foregående utredninger)
  • Tidlig arbeid med forankring og eierskap hos brukerne
  • Tilgang på erfaringer fra tidligere arbeid med fagsystemer i Rikskonsertene
  • Bruk av DIFIs/Digdirs prosjektmetodikk (Prosjektveiviseren)
  • Midler fra Medfinansieringsordningen har vært essensiell
  • God nytte av innleide ressurser i kritiske faser
  • Tydelig prosjektledelse
  • God leverandørkontakt med faste og strukturerte møter, samt tett kontraktsoppfølging
  • God sammensetning av prosjektgruppa med ulike, relevante fagområder representert
  • En dedikert prosjektgruppe med godt samhold
  • Oversiktlig fordeling av arbeidsoppgaver innad i prosjektgruppa
  • Fokus på behovet for “tvillingkompetanse”, organisering slik at man ikke sitter alene med informasjon
  • Fokus på behovet for “tvillingkompetanse”, arbeidet organisert slik at ingen i prosjektgruppa satt alene med informasjon
  • God kjennskap til DKS internt i prosjektgruppen. • En utpreget delingskultur mellom de ulike fagfeltene i prosjektgruppa
  • Stor grad av brukermedvirkning, tett og hyppig kontakt med brukerne med informasjon om videreutvikling og feilrettinger
  • Brukeren i fokus med vedvarende organisert dialog med kommende og aktuelle brukere
  • Høy grad av tillit blant involverte
  • Effektiv support (telefon og e-post) straks systemet ble tatt i bruk

Dette var krevende i gjennomføringen av prosjektet

  • Stort sprik i lokale rutiner, krevende å lage standardisert løsning
  • Krevende å spesifisere nødvendige detaljer til rett tid, å unngå at basisønsker ender som tilleggsleveranser
  • Detaljer krever iblant lengre modningstid enn prosjektets framdriftsplan har tillatt

Viktige læringspunkter

  • Et administrativt system som dette er aldri ferdig utviklet – behov modnes etter hvert, og omgivelsene stiller nye krav
  • En dyktig leverandør fjerner ikke behovet for at bestilleren har en kompetent prosjektgruppe som kan gjøre utredninger og gi en tilstrekkelig presis spesifikasjon til løsninger eller videre utvikling
  • Det er ikke uten dilemmaer å utvikle et fagsystem som skal tas i bruk først og fremst av eksterne brukere (utenfor Kulturtanken)
  • Vissheten om at verktøyet hovedsakelig skal tas i bruk av eksterne, har også gjort at prosjektgruppa har sett seg nødt til å prioritere kommunikasjon med de eksterne brukerne
  • Behovet for utdata kommer som regel for seint inn i prosessen
  • Organisasjoner uten vesentlig erfaring på prosjektområdet må ikke undervurdere behov for å kartlegge tidlig hvilket ressursbehov organisasjonen vil ha når prosjektet overføres til linje
  • Det har ikke alltid vært så lett å få innspill fra kolleger utenfor prosjektet (internt i organisasjonen) både på grunn av manglende tid til å prioritere internkommunikasjon, og begrenset tilgang til ressurspersoner med nødvendig kompetanse for å bestemme retning på prosjektet
  • Behov for såkalt tvillingkompetanse blant flere i prosjektgruppen
  • Digitalisering fjernes ikke forvaltningsansvaret og interne ressurser bør vurderes holdt utenfor i planleggingen av liknende prosjekter
  • Kommunikasjon med brukerne må alltid prioriteres og skje i organiserte og forutsigbare former