Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Kontoret for voldsoffererstatning: Videreutvikling av digitale løsninger for saksbehandling og kommunikasjon

Prosjektet skal gjøre arbeidsprosessene så effektive og brukervennlige som mulig. Støtte: 2 550 000.

Kontoret for voldsoffererstatning (KFV) har siden 2012 gått over fra papirbasert arkiv og saksbehandlingssystem til i dag å foreta all saksbehandling og arkivering digitalt ved hovedkontoret.

Prosjektets mål er å i større grad legge til rette for at alle arbeidsprosesser er så effektive og brukervennlige som mulig med bruk av dagens tilgjengelige løsninger for dokumentasjonshåndtering og informasjonsutveksling. Dette er blant annet på områder som utveksling av krav med Statens innkrevingssentral, elektronisk søknad fra advokat, elektronisk klage og fullelektronisk dokumentutveksling med søker via Digital postkasse.

Effektene vil være reduserte kostnader og bedre ressursbruk, økt kvalitet og sikkerhet, samt at tjenestene vil være mer tilgjengelig for brukeren.

Prosjektet er avslutta.

Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen

Digitaliseringsprosjektet som ble støttet med medfinansieringsmidler har sammen med innføring av elektronisk sak og arkivsystem vært en omfattende prosess som har berørt store deler av organisasjonen. Prosessen har derfor også vært en omfattende endringsprosess som også har påvirket de organisatoriske og arbeidsmiljømessige forhold i virksomheten.

Korte beslutningsveier, tilstrekkelige personellmessige og økonomiske ressurser, samt involvering av hele organisasjonen har vært viktige suksessfaktorer.

Viktige læringspunkter fra prosjektet

Som offentlig virksomhet har digitalisering to viktige målsettinger; det skal gi mulighet for bedre tjenester, og det skal gi en mer effektiv bruk av de rammene vi har til rådighet. En slik prosess gjør det også nødvendig å gjøre endringer i forhold til hvordan oppgaver skal løses, hvem som skal gjøre de ulike oppgavene og hvordan oppgavene skal utføres.

Digitaliseringsprosjektet har hatt fokus på å ta i bruk nye tekniske løsninger, noen av disse utviklet i prosjektet og noen av dem ved å ta i bruk eksisterende løsninger og fellesløsninger blant annet utviklet av DIFI (nå Digdir). Det har vært stilt store krav om effektivisering og gevinstrealisering i digitaliseringsarbeidet. Vi erfarer at digitalisering medfører en omfattende organisatorisk endringsprosess som følge av de teknologiske endringene. Slik krever teknologiske endringer ressurser både for utvikling av systemer, den tekniske implementeringen, og sist men ikke minst den organisatoriske tilpasningen som 8 kommer som et resultat av dette. Dette krever mye både av brukere, ansatte og ledere. Utfordringen blir da å sikre at digitaliseringsprosessen ikke «blir stående alene» men brukes aktivt for å støtte opp om øvrige prosesser i organisasjonen. . I en offentlig virksomhet underlagt politisk styring og med mange andre utfordringer er dette utfordrende.

Digitaliseringsprosessen ved kontoret er undersøkt nærmere gjennom en masterstudie uført i 2018. Gjennom blant annet intervjuer med ansatte og dokumentstudier viser denne at kontoret gjennom digitaliseringsprosessen har oppnådd en mer effektiv saksbehandling, brukerne og deres representanter gir tilbakemeldinger om bedre service, og arbeidssituasjonen for de ansatte er blitt bedre i perioden 2012 til 2018. Den viser også at det var stor motstand mot digitalisering innad i organisasjonen tidligere. Denne er redusert, og en finner i dag liten motstand mot teknologiske endringer i virksomheten. Dette tyder på at de nye tekniske løsningene, og de organisasjonsmessige endringene som følger av dette, etter hvert er blitt en del av organisasjonens formelle og uformelle strukturer. Studien viser også at prosessen i stor grad har vært påvirket av krav fra overordnede myndigheter og eksterne leverandører, noe som gjør at disse har hatt en stor påvirkning på digitaliseringsprosessen ved kontoret.

  • Digitaliseringsprosessen har medført økte IKT kostnader for virksomheten av flere årsaker; Nye og utvidede avtaler og lisensavtaler
  • Økt sårbarhet for teknisk feil medfører økt behov for teknisk support både internt og eksternt fra leverandører.